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個人でもできる!簡単で身近な働き方改革とその方法

 2017年12月21日  Posted by  編集部

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ひとくちに働き方改革とは言っても、多くの会社員にはそこまで裁量権があるわけではないので、できることは限られているのは事実です。

また、多くのビジネスパーソンが日常業務に忙殺されており、それで手一杯になってしまっているため、業務改善まで手が回らないというのが本音でしょう。 しかしボトムアップで、少しずつかもしれませんが、働き方を改善していくことは、個人でも可能です。

ここではその、働き方改革について、いくつか方法を提示したいと思いますので参考にしていただければ幸いです。

①こだわりはほどほどに(過剰品質を避け、時間内に作業を終える)

アサインされた仕事に、最初から完璧を求めると、実はキリがありません。
着手が遅くなったり、細部にこだわり過ぎて、それが間違いを引き起こしたりします。また、仕事を割り振ったマネージャーも、最初は質よりも、スピードを求めている可能性は高いです。

ですから、いきなり100点満点のアウトプットを出すのは効率が悪いのです。
最初は60~70点くらいのクオリティでも良いので、スピーディに仕上げましょう。

そしてその仕事の方向性・ベクトルが、マネージャーやチームの意思と合っていることを確認できたら、そこから徐々に、100点満点を目指すのか、あるいはそこそこのクオリティで納品するのかを決めていけばよいのです。

そうすることにより、手戻りも減らせますし、マネージャーやチームメンバーも中間報告を得られて、安心して仕事を任せることができるという好循環が生まれます。

最初から、100点満点のアウトプットをしようとして、細部にこだわり過ぎてしまうのは、働き方の改善を妨げる危険性があることは知っておいた方が良いでしょう。

②業務を標準化する(属人化している仕事を分担する)

どこのオフィスでも、毎日、あるいは毎週、毎月、同じことをしている仕事はたくさんあることと思われます。言い方を変えると、最近話題の、自動化や機械化と相性の良い仕事と言えば、皆さん思い当るフシもあるでしょう。

このような、無機的・機械的に処理できる仕事を、たとえば、ワードで簡単なマニュアルを作るのでも良いので、標準化して、誰でもできる仕事にしてしまうのも、ひとつの大きな働き方改善と言えるでしょう。

そしてマニュアルを作ったら、それを後輩や次の担当者に託しましょう。
後輩や次の担当者がどんどん、それに手を加え、より精緻化していくとより効果的な働き方改善が可能になります。

そのマニュアルを見さえすれば、誰に聞くともなく、仕事がこなせるところまで精緻化できればベスト。かなりの省力化に繋がるはずです。
もっと言うならば、これをシステム化する猛者も現れるかもしれません。そこまで行くと、いよいよ本格的な「働き方改革」を感じます。

日頃のルーティーンワークに忙殺されがちで、マニュアルなど作っていられないと感じている忙しいビジネスパーソンは多いかとは思いますが、仕事を標準化することで、その仕事が自分の手から離れます。それは巡り巡って、働き方の改善につながり、自分が楽になるのです。
業務の標準化はやらない手はないでしょう。

③無駄なことを無駄ときちんと言う

管理職は往々にして、現場を十分に理解していないことが多いです。これは現場の意見を連絡や相談していないことから生じるコミュニケーションギャップが大きな要因。

わからないならば、マネージャーは部下に色々質問すべきですし、部下の側からも、上長に色々報告や相談をすべきなのですが、なかなか人間関係とは複雑なモノで、すぐにそこのコミュニケーションを改善できるかというと、難しいモノがあるのも事実でしょう。

しかし、仕事は仕事として割り切ってやらねばなりません。
無駄だと分かりきっている、あるいは生産性を下げる仕事があるならば、それをマネージャーにきちんと報告し、改善策を練らなくてはなりません。

とりわけ、「前からやっていた仕事だから」という理由だけで、とりあえずなんとなくやっている仕事などは、不必要と判断したならばどんどん切り捨てて、最適化を図っていくべきでしょう。

そういう風に最適化をしていく中で、マネージャーが指示する仕事を名指しで非難する格好になるケースもあるかと思います。
ここで人間関係に波風立てるのを嫌がる気持ちはよく理解できますが、無駄な仕事をするよりは、マネージャーと精神的に対峙する方が、会社全体のため、何より将来の自分のためになりますので、避けて通るべきではないでしょう。

無駄な仕事は無駄だと割り切り、働き方改善をするためにも、マネージャーや周囲の人間と密にコミュニケーションを取れるような環境を整備することは必須です。
日頃から何でも言い合える人間関係を構築しておけば、上申もしやすいのでメリットが多いです。

④業務と身の回りを整理する

上にも書きましたが、不必要、無駄な仕事はどんどん最適化しましょう。

特に「前からやっているから」とか「すること自体が目的になっている」仕事は思い切って断捨離して、そこに使っていた時間的・人的リソースを、もっと生産性の高い仕事に配分しないといけません。仕事は目的のためにするのであって、仕事が目的化してしまっては本末転倒というものです。

また、身の回りの整理整頓も大事な働き方改善となります。

紙の資料や書籍などをデスクや身の回りに平積みにしたままにしておくと、大事な資料を紛失したり、それらがデッドストック化して、また更に、探し出すのに膨大な時間がかかったりとかなり不経済です。

デスク回りの整頓と侮ることなかれ。かなり効果的な働き方改善となるのです。

デスクの周りの整理整頓ならば、誰でもいつでも始められるので、お手軽な、かつ効果的な働き方改善ができるのでオススメです。
できることなら、紙の資料は電子化して保管すると、場所も取らないので、失くしてしまうリスクをかなり低減できるでしょう。
整理整頓が終わった後は、モノを決められた場所に置くことを厳密にルール化し、以降、遵守しましょう。また、いらない資料は潔く捨てる癖をつけましょう。

小さな働き方改善からコツコツ始めましょう

働き方改革、と大上段に構えてしまうと、システム投資やリストラなど、何か革新的・革命的・抜本的なことをしなければならないと思い込んでしまう人がいるかもしれませんが、そんなことはありません。

身近な小さなことからでも十分ですので、地道にコツコツと改善を続けていけば、ひとつひとつは小さな成果でも、いずれは大きな働き方改善となって花開くことと思います。

日常業務に忙殺されて、そんな少しの時間を捻出することも難しいという多忙なビジネスパーソンの声も聞こえてきそうですが、「忙しいからこそやる」という気概を持って取り組んでいただければと思います。

他ならぬ自分のためになることです。


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