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仕事をさっさと終わらせるためには「シングルタスク」を心がけよう。集中するためのコツも紹介!

 2018年8月24日  Posted by  編集部

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マルチタスクで仕事をこなす場合、それぞれに100%集中することができれば問題ないのですが、「ちょっと息抜き」のつもりで何十分もYouTubeを見てしまったような経験はないでしょうか。今回は、そのような状況を避けるためにシングルタスクで作業をこなすためのコツをご紹介します。

急がば回れ!ひとつずつこなすことが成功への近道

シングルタスクvsマルチタスク

「シングルタスク」は1つの物事だけに集中し、それが終わるまでは他の物事に手を付けないことを指します。対する概念は「マルチタスク」で、複数のタスクを同時並行で行なうことです。

マルチタスクはマルチタスクで「気分転換になる」「無駄な時間を削減できる」などのメリットがありますが、人間はそこまで理論通りに動くことはできず、複数のことに同時に100%集中することはとても困難です。

これでは余計に時間がかかってしまうこともあるため、むしろひとつずつ集中してこなす「シングルタスク」があらためて注目されています。

時間、労力、注意力を集中させる対象を決めておく

シングルタスクに必要なのは、まず対象の「選択と集中」です。作業をするときは時間・労力・注意力などのエネルギーをかけることになるわけですが、「どこに力を入れて何を達成すべきなのか」を明確にしておかないとシングルタスクになりません。

複数の仕事を同時に抱えている場合は優先順位をつけ、優先度の高いものから1つずつ潰していきましょう。

シングルタスクはフロー状態をつくりやすい

受験勉強や読書、掃除、データ入力作業などにおいて、「気づいたら無我夢中で取り組んでいて、すごいスピードで完遂してしまった」という経験はありませんでしょうか。このように「物事に完全にのめり込んでいる状態」のことを、心理学の用語で「フロー」と呼びます。「ゾーン」という呼び方もありますね。

マルチタスクは同時並行するため気が散りやすいというデメリットがあるのですが、シングルタスクで実行することによってこのフロー状態に入りやすくなります。

シングルタスクにするための仕事術(1)デジタル機器との上手な付き合い方

シングルタスクを身につけ、フロー状態に入るためには「気が散る要因」をなるべく排除する必要があります。ここでは、特に現代人の誘惑となりやすい「デジタル機器」との付き合い方を考えてみましょう。

「連絡を無視」できるように、通知はオフ

仕事道具でもあり、プライベートの連絡を取る手段でもあり、ゲームや動画も楽しめるスマートフォンという箱。これこそ「マルチタスクの権化」のようなもので、複数タスクを分断しづらい原因になります。

そこで、仕事を一気に進めてしまいたいときには、思い切って通知の音やバイブレーションをオフにしてしまいましょう。

……あ、いま「上司から大事な連絡が来たらどうしよう……」などと考えていませんか?シングルタスクにおいては、それ自体が邪念です。他のことは一切忘れて、目の前の作業に集中しましょう。

ブラウザのタブは「必要なものだけ」に絞る

はい!今あなたが開いているブラウザのタブはいくつですか?4つや5つ、もしくはそれ以上の方もいるかと思いますが、そのうち「目の前の作業」に必要なのはいくつでしょうか。

はっきり申し上げると、本当に必要なのは多くて2つです。3つ目以降は、おそらく「次の仕事のため」だったり「心配だから一応開いている」だったりする……いわゆる「バッファのタブ」ではないでしょうか? シングルタスクをするためには、そんなものは閉じてしまいましょう。何かあったら開けばよいのです。

それと、現在タスクがある人は今すぐこの記事から離脱して作業に取り掛かってください。今始めないと、いつまで経っても始められませんよ!

なるべくオフラインで仕事をする

オンライン上には、SNS、オンラインゲーム、WEBメディア、YouTubeなど現代人が誘惑と感じるものが大量に存在します。

ですから、1つのタスクに集中するためにはできるだけ作業をオフライン上で行なうほうが望ましいことになります。資料を参考にしながら文書を作る際などは、ローカルに保存して「資料」と「文書」だけが目に入る環境に身を置きましょう。

シングルタスクにするための仕事術(2)効率的な作業のために

「誘惑を遮断してもどうしても集中できない」という時には、あえて「作業のための準備」を行なうことで集中できる場合もあります。

作業時間を計測する

自分が普段、仕事にどれくらいの時間をかけているか計測したことはあるでしょうか? もし試したことがなければ、一度は測ってみることをオススメします。これが意外とプレッシャーとなり、「早く済ませてしまおう」と思えるようになるのです。

また、「1つの資料作成に何分かかるのか」が判明すると、この後に解説する「時間割の作成」に役立つことになります。

ちなみにタイマーはスマートフォンのものではなく、「タイマー機能しかない商品」を100円均一ショップなどで購入すると、よりシングルタスクの助けになりますよ。

ToDoリスト 、時間割を作る

シングルタスクを実践するとき、タスクを細分化してToDoリストを作ることは必須です。「今実行している作業」のほかに「次以降にこなす作業」が分かっていれば、いちいち「次は何をすればいいんだっけ?」と考える必要がなくなります。

そしてタスク1つあたりの時間配分が分かっている場合は、時間割を作ってみてもよいでしょう。1日の流れを完璧に構築しておけば、あとはひたすら作業に没頭するだけで良くなります。

前日のうちにブレストまたはイメージトレーニングをする

作業日の前日に、「明日作る資料はこのような構成で、こういう順番で書いていこう」といったようにイメージしておくと格段にスピードがアップします。ぶっつけ本番で挑むより、ある程度トラブルに対応できるようになりますし、それこそ当日は「リスト通りに行動すればよいだけ」になります。

「考える作業」というのは割と雑多な思考になりがちなので、作業中に気が散りがちです。そういったものは、なるべく前日に済ませてしまいましょう。

 

急に頼まれたり納期が迫っていたりする仕事は、早くこなそうとマルチタスクで遂行してしまいがちです。そんなときは一旦落ち着いて、シングルタスクでひとつひとつ集中してこなしてみることを考えてみてはいかがでしょうか。


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