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【事務職へ転職】職務経歴書でアピールすべき内容と見本ー事務職向きの人に備わる能力とは

 2018年8月22日  Posted by  編集部

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事務職は、会社内のサポート業務の中枢ともいえる職種。地味で楽な仕事とも思われがちですが、実は向き不向きがあり、気配りや広い視野がないと務まらない仕事でもあります。

では、どんな人が事務職に向いているのでしょうか。また、事務職へ転職するにはどのように自己PRするべきなのでしょうか。職務経歴書に盛り込むべき内容と例文も一緒に紹介します。

事務職に求められる3つの能力

事務職といっても総務や人事、営業、企画など、さまざまな種類の事務があります。ですが、事務職に共通して求められる能力というのはある程度決まっています。

先回りして行動できる

事務職というと言われた仕事、決まった仕事を黙々とこなすイメージがあるかもしれません。しかし、周りをサポートするという意味で事務職もスペシャリストですから、活躍するには自分で考え、先回りして行動する必要があります。

DODAの調査によると、求人掲載している74%の企業が「積極性」を求めており、事務職も例外ではないことがわかります。ちなみに、先回りする=勝手に行動することではなく、相手が行ってほしいことをこちらから提案するような積極性を持つことです。「言われたことしかやらない」では、事務職として高い評価を得ることは難しいでしょう。

参考:DODA「企業が求める人物像は?」

木も森も見て仕事ができる

事務職の主な仕事は、資料作りや顧客対応、社員の手続き関係が中心になります。言い換えれば、その他の職種の人が自分の仕事に集中できるようにサポートし、雑多な業務をすべて引き受けるポジションともいえます。

ときには「この資料今日中にまとめといて」と、突然言われることも。すると目の前の仕事で手一杯になることもあるでしょう。だからこそ、全体の流れを見て先回りできたり、細かな部分に気づける能力が求められます。木だけではなく森も見ながら、主体的に進められる人が活躍できる仕事なのです。

周囲とうまく協調して仕事ができる

事務職では、1人で完結する仕事というのはほとんどありません。多くは社内の連絡係になったり、さまざまな人から雑多な仕事を頼まれるポジションです。よって、自分から周りに溶け込めるような協調性は、欠かせない資質の一つ。自分の世界に入り込み、黙々と作業したい職人タイプの方はあまり向かない仕事です。

では、事務職を目指すにあたり、具体的にどんなことをアピールするべきでしょうか。

事務職へ転職するとき職務経歴書に盛り込むべきポイント

事務職は専門的なスキルよりも、ビジネスパーソンとしての基礎的な能力が問われる仕事といえます。ですから、職務経歴書には以下にポイントを盛り込むとよいでしょう。

PCスキル

事務職として、最低限のPCスキルは必須となります。なぜなら、実際の業務スピードと質に大きく関わる部分だからです。とくに資料作成が多くなるため、ワード、エクセル、パワーポイントなどのオフィス系ソフトに関して、どのレベルまで使いこなせるかによって人事の期待は大きく変わるでしょう。

ですから、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)ITパスポートなどの資格があったり、前職の経験でPCスキルを活かして業務効率を向上させた経験などがあれば、ぜひその点もアピールしてください。

担当業務+工夫したこと

事務職は、コツコツと同じ作業を繰り返す仕事が多いです。だからこそ、工夫して取り組めるかどうかが問われています。この点を前職の経験から示すことができると、「どんな仕事も楽しんでできる人」という印象を与えます。

一方で、工夫をあまり考えない方にとって、事務職はただの単純作業に感じるかもしれません。売上のような分かりやすい目標がないので、数字で結果を出したいとか強い達成感を求める人には向かない職種といえます。

主体的に仕事を進める姿勢

工夫した経験と同時に、仕事に対する主体的な姿勢があることもアピールしましょう。人のサポートが中心の仕事とはいえ、いわゆる「指示待ち」はNGです。

依頼された仕事は迅速な対応を心がけつつ、自分から周囲とコミュニケーションを取って仕事を進める積極性も大切です。日頃から期待を一歩上回るような姿勢を伝えると、採用する側も今後の活躍をイメージしやすいはずです。

事務職の転職に使える職務経歴書の見本

ここまでのポイントを踏まえて、事務職の職務経歴書を書いてみましょう。以下に例文を紹介します。

設定:営業から一般事務職を希望する場合

【仕事内容】
前職では会計ツールの営業を担当していました。従業員の少ない会社でしたので部署専任の総務担当はおらず、備品管理や外部研修の手配と運営も担当しておりました。

【取り組み】
営業では常に顧客の満足度を意識し、期待を上回る価値を提供できるように心がけていました。その取り組みとして、一つは迅速で正確な対応、もう一つは顧客のニーズに対して追加の提案をすることを実践していました。提案が不要であってもその姿勢を評価していただくことが多く、何事も一歩踏み込んで工夫する癖がついたと考えております。(1)

【自己PR】
納期と正確性は何よりも最優先に考えました。業務の効率アップのために、とくに資料作成の技術を意識的に磨いたことが有利に働いたと思います。オフィス系のPCソフトは問題なく使用でき、データ管理などはエクセルのマクロを組んで効率化を図るようにしています。(2)

また、目標達成には仲間の協力が不可欠と考え、休憩時間にコミュニケーションを取ることを大切にしております。その意識も功を奏して、月間売上で3度トップをとることができました。(3)

業務範囲は前職より広がると思いますので、積極的に仕事をいただくつもりで努めてまいります。

(1)主体性、工夫する意識をアピールします
(2)PCスキル、工夫する意識について記載します
(3)協調性と主体性、具体的な実績についてアピールします

事務職こそ積極性や主体性をアピールしよう

事務職は言われた業務を正確にこなせばOKと思われがちですが、実は積極的に自ら動ける人が必要とされています。職務経歴書においても、その点を具体的にアピールできると良いでしょう。地道な作業が多く受け身になりがちな事務職において、それがワンランク上の人材と思わせるコツです。


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和田

東京在住のフリーライター。公務員からライターに転身し、転職サービスサイト、女性向けメディアなどで記事を執筆。自己実現、女性の活躍、美容健康にも高い関心がある。

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