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プレゼン資料を作る前に「目的・メッセージ・ストーリー」を設定しよう!

 2018年8月29日  Posted by  編集部

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「会議に向けたプレゼン資料作成が終わらない…」と悩んでいるあなたへ。とりあえずPowerPointを開いて、なんとなく着手してしまってはいませんか? プレゼン資料を作る時には、フレームとなる手順があります。まったく手が進まないときには、まず基準となる作り方を知ることから始めてみましょう。

プレゼンテーションの目的(ゴール)を考える

プレゼンを作る時に最も重要と言えるのが、最終目的を考えること。そのプレゼンを通して聞き手にどうして(どうなって)ほしいのかを決めておき、逆算して資料を作っていきます。なお、以下3つの目標はそれぞれ独立するものではなく、重複することもあります。

相手に理解してもらう

何らかの伝えたい事象があり、そのことについて理解してもらいたい……という目的でプレゼンするとします。その場合は「理解」が最終目的なので、簡単に言えば「わかってもらえれば良い」わけですね。自身の作品や活動を紹介したり、会社が行っている事業を先方に説明したりするときは、こちらの目的になるのではないでしょうか。

相手に納得してもらう

こちらから何かをお願いするようなプレゼンでは、その要求に納得してもらう必要があります。「プロジェクトに追加予算が必要な理由」とか、「なぜ先方がウチのサービスを使うべきなのか」といったテーマでプレゼンを行ない、理由をしっかり説明することで、次の目的である「行動」を促すことに繋ぎます。

相手に行動してもらう

「予算が欲しい」「ウチのサービスを使ってほしい」などの「お願い系のプレゼン」の場合、最終目的は理解・納得をしてもらうだけでなく「行動してもらうこと」ですよね。予算が欲しいのであれば、「いくらの追加予算を」「どうやって手に入れて」「どのように使ってほしいのか」を具体的に伝え、プレゼンを聞いた相手が行動しやすいようにしてあげる必要が出てきます。

目的達成のために伝えるべきメッセージを考える

目的が決まったら、次にプレゼン資料に記載するメッセージを調整していきます。目的により、提示すべきメッセージとそうでないメッセージがあるため、聞き手の立場になって考えることが重要です。

相手が行動したくなるメリットを考える

たとえば社内で「新規プロジェクトを企画しているので予算をくれ」というプレゼンをする際、自分側のメリットだけを伝えるのでは不十分です。そのプロジェクトが実行されると、会社全体にはどのようなメリットがあるのでしょうか? また、聞き手である上司として嬉しいポイントはありますか? プレゼンに対して想定しうる指摘は、挙げればキリがないくらい出てきます。

これを先回りして潰していくために、ちょっと意地悪な聞き手になったつもりで客観的に考えてみましょう。

情報を整理する

聞き手が行動したくなるようなメリットを思いついたら、それを伝えるために必要となる情報を集めます。

プロジェクトが確実に効果をもたらす根拠となるデータ、無事に完遂できることを伝えるための計画表、実際に予算がどう使われるのか分かる資料。これらを用いて説得力を上げるのは基本ですね。

またそれに加えて、プロジェクトの実践が強く望まれていることがわかるアンケート、「新規プロジェクトに予算を入れている会社ほど成長している」というデータなどを示せば、聞き手の心を動かすことができるかもしれません。

ストーリー(構成)を組み立てる

プレゼン資料を作るときに、情報をバラバラに配置してしまってはいませんか? 自分がプレゼンしたいことに対してまとまった発表時間を貰えるタイミングは少ないので、聞き手の頭にスッと入るようなストーリーを仕立てて作り上げましょう。

課題の提起と解決策の提案を意識する

プレゼンの目的、伝えるべきメッセージが確定したら、アウトラインを作ります。最後は行動を促す文言で締めるとして、そこまでの流れが必要ですよね。物語の代表的な構成例に「起承転結」がありますが、プレゼンでは「起承結」を心がけます。

起…課題の提起

まずは「起」、課題の提起です。そもそもこのプレゼンをすることになったきっかけや、現状の状況説明を行ないます。「それは君個人の意見じゃないか」と言われないように、最初は事実だけに絞って伝えることが大事です。

例:「競合であるA社のサービスを利用している企業に訪問する機会があり、聞いてみるとサービスの仕組みをあまり理解していないようだった。気になって別の企業にも問い合わせたら、そちらもA社サービスの仕組みがよく分からないと答えた」

承…事実に対する解釈

続いて「承」。事実に対する解釈として「ここに疑問を感じる」などと付け加えましょう。必要なデータを参照しながら、目的となる行動が必然的に生み出されるような流れを作っていきます。

例:「A社のサービス自体に問題があるのかと思って調査を進めたところ、担当者がサービスを説明するためのマニュアルの完成度が低いことが分かった。仕組みが不透明で不安を覚えている企業もあり、サービスの解約も検討されていた」

結…行動の提案

起承の流れをくみ、必然的に導き出される行動を提案します。ここでは、自分側のメリットだけでなく、聞き手側や会社全体に対してどのように貢献できるかも伝えるようにしましょう。

例:「我が社のサービスをこれまで以上に丁寧に説明するフォーマットを作り、より顧客に寄り添うことを押し出しながら新パッケージとして売りをかけるプロジェクトを実行したい。A社からの乗り換えで新規顧客が獲得できるうえに、既存の顧客の満足度もアップできるのではないか」

 

プレゼンを作るときには個性が出ます。「手を動かして作りながら考える」という人もいるし、「すべて文字に起こしてから資料を作る」という人もいます。もし毎回の資料作りで手が止まってしまうのであれば、以上のことに気をつけながら「大きな枠」を作ってから資料作りという流れに変えてみるのもひとつの方法です。


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