みなさんの会社では、採用活動の進捗管理をどのように行なっていますか？エクセルやスプレッドシートで管理している会社が多いと思います。

運用している中で、

• 入力に時間がかかる
• 担当者によってデータ入力のルールや情報の質・量に差がある
• 対応漏れが起きやすい
• 状況がひと目でわからない
• ファイルが壊れてしまう

…といった課題を抱えている方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

こうした「作業」を減らし、本来の採用活動に注力するためには、採用管理システムが有効です。

今回は、採用管理システムを導入するメリットと、おすすめの採用管理システムをご紹介したいと思います。

採用管理システムとは？

英語ではATS（Applicant Tracking System）、直訳すると「応募者追跡システム」となります。応募から採用までのプロセスをひとつのシステム上で管理できるツールで、採用業務の効率化に繋げることができます。

採用管理システムの必要性

少子高齢化がこのまま進めば、労働力人口の減少は免れません。では、この少ないパイの中から、自社に合う優秀な人材を確保するにはどうしたらいいのでしょうか？

一つ目は、優秀な人材を見極めること。そしてもう一つが、採用活動を迅速に行うことです。

優秀な人材を見極めるには、適性検査や複数回の面接など、「人の目」をきちんと介し、人が判断することが必要です。

一方で、説明会の案内を送ったり日程調整をすることは重要な業務ではあるものの、人間の判断は必要ありません。こうした「作業」を採用管理システムに任せることで、採用活動を効率化できるのです。

新卒採用管理システムの必要性については、すでに半数以上の企業が認識しており、応募者への連絡手段としてはLINEに期待をしている企業が増えています。

※詳しくは、株式会社リアライブが実施したアンケート調査をご覧ください

5割の企業が「新卒採用管理システム」の必要性を認識。応募者との連絡ツールではLINEへの期待が高く、8割以上が連携した新卒採用管理システムに感心を示す

効率化すべきノンコア業務

まずは、採用管理システムで代替可能な作業を見ていきましょう。

面接の日程調整

学生と面接官の双方が都合のいい日時を確認して、面接日を決定します。返信がない場合にはリマインドが必要です。

候補者のステータス管理

一次面接合格、内定承諾待ちなど、候補者がどんな状況なのかを管理します。日々進捗が変わるため入力作業が煩雑で、ミスが起こりやすい作業です。

面接結果のログ管理

人事や面接担当者の情報共有の工数を減らすため、履歴書の内容や面接での発言を入力、管理します。

社内関係者の調整・リマインド業務

選考や面接が滞りなく進むよう、社内関係者へタスクを依頼したり、リマインドを行います。

時間をかけて注力すべきコア業務

単に候補者をリスト化し、面接や筆記試験の進捗を管理するだけでは、優秀な人材を採用することはできません。人材の見極めたり、入社意向を高めることが、本来、採用活動で注力すべきコア業務です。

学生との面接

自社に必要な人材かどうか、カルチャーフィットしているかどうかなどを見極めます。適性検査や筆記試験のほか、主に面接により判断する必要があるため、時間や工数がもっともかかる部分です。

企業情報・求人情報の作成

自社に興味を持ってもらい、応募してもらうためには、まずは自社の魅力を知ってもらう必要があります。母数を集めるために必要不可欠な業務です。

人材採用のプランニング

採用計画に合わせてKPI・KGI、スケジュールをつくることから、どの面接官がどの候補者の面接を担当するのかといった細かいところまでをプランニングします。

内定者のフォロー

内定後の辞退が出ないよう、ランチ会や懇親会などを催して入社意欲を高めます。また、内定者研修で入社前に下地をつくっておくことも求められます。

採用管理システムを導入する5つのメリット

採用管理システムを導入することによって、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。システムにより違いはありますが、主に以下のようなことが可能になります。

1.採用のミスマッチを減らせる

候補者のデータ、ステータス、やり取りをすべて一元管理できることで、辞退しやすい学生などの傾向を掴めます。また、どの施策がどんなタイプの学生に合うのかといった分析ができるため、より確度の高いコミュニケーションや施策ができるようになります。

2.スピーディーな選考

ビジネスの世界では、スピードが命。それは学生が相手の採用活動でも同じです。選考から内定までには、日程調整など膨大なやり取りが発生しますが、その一部を採用管理システムで行うことで、学生にストレスを感じさせないスピーディーなコミュニケーションが可能になります。

3.採用コストの削減

社内での情報共有やデータ入力、分析、学生とのやり取り、日程調整など、採用活動にはたくさんの人的コストがかかっています。

採用管理システムの導入にはもちろん費用がかかりますが、人件費に比べればはるかに低いコストで済むはずです。コア業務に注力してもらうことで、結果的に採用できる人材の質が上がるといった効果も見込めます。

4.候補者一人ひとりに合わせた柔軟な対応ができる

学生のタイプ、状況、志望度の高さ、仕事に対する考え方などのデータを分析することで、担当する面接官や質問内容、コミュニケーション方法を変えて、柔軟に対応することができます。

相性のいい面接官に自社の魅力を語ってもらえば入社意向がぐっと上がりますし、LINEでのコミュニケーションの方が好きと分かれば、やり取りがスムーズになります。

5.自社ホームページ経由の応募者を増やす

自社のホームページ内に採用ページを作ることは、誰にでもできます。しかし、応募者を集めるとなると、そう上手くはいきません。たくさんの学生に見てもらうホームページにするには、検索で上位表示させるためのSEO対策を行う必要があります。

採用管理システムを活用すれば、SEO対策まで考えられたサイト作成をサポートしてもらうことができます。

Excelで採用管理はできない？

結論から言えば、できないわけではありません。応募者が少なければ、Excelでも採用管理をすることは十分に可能です。問題は、数十名、数百名以上の応募者がいる場合です。

ExcelやGoogleスプレッドシートでの採用管理のメリットとデメリットについて整理してみましょう。

Excelで採用管理をするメリット

Microsoftオフィスを利用している企業であればExcelは無料で使えますし、Googleスプレッドシートも同様に、追加のコストをかけることなく使用できます。

また、基本のソフトとして使い慣れている人が多く、導入にあたっての心理的ハードルや抵抗感が少ないこともメリットに挙げられます。

Excelで採用管理をするデメリット

1行ごとに氏名、大学名、選考状況、面接日程を入力していくスタイルになるため、入力漏れや間違った行に入力してしまうなどミスが発生しやすいことが、一番のデメリットです。加えて、ひと目で状況がわかりにくく、対応の抜け漏れも発生しがちです。

また、複数人でデータを共有すると、処理スピードが遅くなったり、最悪の場合、ファイルが壊れてしまうこともあります。

新卒向け採用管理システムの選び方のポイント

ここまでは採用管理システムを導入する必要性やメリットについて、ご紹介してきました。次はいよいよ、「どの」採用管理システムを選んだらいいのか、具体的なポイントを4つ解説いたします。

検討する際の大前提として、新卒採用と中途採用は分けて考えるようにしましょう。新卒採用では特定の時期に大量の応募に対応しなくてはならず、これを想定したシステムが必要だからです。

1.自社に合ったフローにカスタマイズできる

ほとんどの会社の新卒採用では採用計画がプランニングされており、それに沿って採用活動が進められています。各社の状況はもちろん、採用活動の方法も、時期も、まさに千差万別。そのため、自社の採用フローに合わせて、自由にカスタマイズできることが何よりも重要です。

どのくらい柔軟にカスタマイズできるのか、いくつまで登録できるのかなどを、ポイントに比較してみるといいでしょう。

2.社内・候補者とのやり取りを一元管理できる

大量のエントリーや面接への対応、内定後のフォローを、各担当者がそれぞれメール・電話で行ってしまうと、抜け漏れが発生しても誰も気づくことができず、放置されたままになってしまいます。

採用管理システムで候補者とのやり取りもすべて一元管理して可視化することで、対応の漏れを防ぐことができますし、担当者が不在または変更になった場合でも、システム上ですべて確認することができます。

3.レイアウトがわかりやすく、使い勝手がいい

マニュアルがなくても直感的に操作できるシステムを選ぶようにしましょう。

ですが、レイアウトは、すべての人にとって使いやすい「正解」はありません。現場のメンバーにしっかりとヒアリングして、可能であればトライアルで導入してみてから、最終的にどのシステムにするのかを決めましょう。

4.日程調整やカレンダー連携機能がある

社内で使っているカレンダーと連携できる機能があると、日程調整の際に便利です。調整した面接日を追加できるシンプルな機能から、複数の担当者の希望日と簡単に選べるものまで、さまざまなタイプがありますので、自社の状況に合わせて選ぶようにしてください。

新卒採用に特化した採用管理システム13選

最後に、新卒採用に特化した採用管理システムをご紹介いたします。比較・検討の際に、ぜひお役立てください。

ReWorks

■特徴

• 学生側、企業側、双方に支援を行ってきた企業だからこそ得られた、新卒採用のノウハウを凝縮したシステム。
• LINEのメッセージとメールを一元管理することで、開封率や返信率の向上につなげる。
• 採用フローを自由に設計・カスタマイズ（個数制限なし）、進捗数・率もひと目で把握可能。
• 学校、学部、文系／理系、性別、エントリー経路、採用段階（説明会、面接、内定など）など、項目を自由にカテゴライズして分析。
• カレンダーでスケジュールを一括管理、予約者・予約人数も同時に確認。

■料金：30,000円／月、初期導入費用0円

■提供会社：株式会社リアライブ

■HP：

ネクストリクルーティング・システム

■特徴

• 中小企業の自立した採用を支援するために生まれたシステム。
• 母集団形成をストック型に導く大学訪問支援機能で、毎年、学生が集まる仕組みづくりをサポート。
• 面接担当者ごとの評価の比較から、志望度アップや辞退に繋がる傾向を分析。

■料金：15,000円／月、初期導入費用0円〜

■提供会社：クリックエンターテイメント株式会社

■HP：https://nrs.clickent.co.jp/

i-web 新卒採用モデル

■特徴

• リクナビ・キャリタスに加えて、新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス「OfferBox」ともリアルタイムで連動できる、唯一の採用管理システム。
• 文系／理系などの属性や志向性に合わせた情報提供で、One to Oneマーケティングを実践。
• SPI3などの適性検査と連動させることで、求める人物に合致した人材の見極めが可能。
• 選考フローの変更や個別対応など、複雑な採用フローにも柔軟に対応。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社ヒューマネージ

■HP：https://www.humanage.co.jp/service/i-web/about_iweb/

LePMOS

■特徴

• 説明会を動画で配信することで、他社説明会とのバッティングを防いだり、遠方の学生との接点を増やすことができる。
• 学生アカウントの登録上限なし。定額ですべての学生がWebセミナーに参加可能。
• アカウント管理機能で、いつ、どこの大学の学生がセミナーを視聴したか把握できる。

■料金：400,000円／3ヶ月（初期設定費用込み）

■提供会社：株式会社ヒューマンセントリックス

■HP：https://www.humancentrix.com/platform/lepmos

SONAR

■特徴

• 採用担当者はもちろん、候補者、人材エージェントなど採用に関わるすべてにとって使いやすい機能を搭載。
• 自社ホームページ、就職ナビサイト、ダイレクトリクルーティングツールなど、さまざまなチャネルからの応募を一元管理。
• 説明会や面接の予約受付や候補者へのメールを、あらかじめ決めたルールに沿って自動で配信。

■料金：非公開

■提供会社：イグナイトアイ株式会社

■HP：https://www.igniteeye.com/sonar/

jinjer

■特徴

• インターン、本採用、内定者フォローまで一気通貫で管理・分析することで、採用業務のパフォーマンスを高める。
• 蓄積されたデータは、ワンクリックまたはツークリックでグラフや表を作成可能。資料作成の負担が軽減されます。
• 業種に合わせたKPIの設定、過去との比較により、戦略的な採用・人事が実践できます。

■料金：2020年度の新卒採用に向けリニューアル中のため非公開

■提供会社：株式会社ネオキャリア

■HP：https://hcm-jinjer.com/

ACCESS ON LINE

■特徴

• 就職・転職サイトを運営する「マイナビ」が開発した採用管理システム。
• 就職情報サイトマイナビとのシームレス連携を実現、そのほか就職ナビサイトのデータの取り込みも可能。
• スマホ、タブレットにも最適化。面接時や外出時も快適に使える。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社マイナビ

■HP：https://saponet.mynavi.jp/service/service08/database/

dotManager

■特徴

• 自社ホームページと就職ナビサイトからのエントリーを一元管理。
• 最新のスクリーニングシステムにより、自社に合ったターゲットをすばやく抽出できる。
• 過去の候補者の傾向、内定者と自社の社員との適合性を数値化することにより、年々、採用の精度を上げていける。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社文化放送キャリアパートナーズ

■HP：https://www.careerpartners.co.jp/corporate/dotmanager.html

e2R

■特徴

• 説明会などのイベント開催や採用フローに合わせた、オンリーワンの設計が可能。
• 大学、専攻、イベントの参加状況など、学生の属性・状況に合わせた情報を提供。
• グレードアップした「e2RNEO」では、書類の自動作成機能も追加。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社ワークス・ジャパン

■HP：http://www.worksjapan.co.jp/service/applicant.html

GJコミュニケータ

■特徴

• 企業と学生とのOne to Oneコミュニケーションを実現できるオリジナル採用管理システム。
• 複数の就職ナビサイトのデータを一元管理。
• 候補者データの中から、セミナーや特別コンテンツへ誘導したい学生を抽出し、ピンポイントで発信。
• 動画コンテンツの掲載、適性テストなど、フレキシブルなカスタマイズが可能（別途費用が発生）。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社学情

■HP：https://service.gakujo.ne.jp/newgraduate/gjc

Peace!

■特徴

• 新卒採用に特化したコンサルティング会社が開発した候補者管理システム。
• エントリーから説明会予約、アンケート機能、候補者へのメーッル配信機能など、候補者管理に必要な機能を完備。
• 会社概要、採用情報のほか、ブログも作成可能。候補者とのコミュニケーションツールとしても活用できる。

■料金：560,000円、初期設定費用100,000円

■提供会社：株式会社パフ

■HP：https://www.puff.co.jp/service/service03.html

ReBOT

■特徴

• ルールエンジン、機械学習を活用した採用支援ツール。
• 自社ホームページや就職ナビサイトの候補者データから自動で選考を行い、採用・不採用フラグを付与。
• 同社のReTAS、ReTaRA、Rectと連携することで、低コストで効率のいい採用活動を実現。

■料金：非公開

■提供会社：日本データビジョン株式会社

■HP：http://www.jdv.co.jp/sinsotsu/rincs_a/

Smart Shuttle

■特徴

• 採用進捗フラグを使って、イベントの出欠状況、評価、合否などのステータスを細かく記録。個々の学生の進捗状況に合わせて、必要な情報をタイムリーに発信。
• 試験の告知やメッセージを自動で配信。
• 利用者からの声を集めて毎年バージョンアップを実施。

■料金：非公開

■提供会社：株式会社ハーテック

■HP：https://www.hartech.co.jp/jinji/shuttle-management01

採用活動の効率化・コスト削減には、採用管理システムの導入が有効

企業間の採用活動が激化する中、これまでのようなマンパワーに頼った採用活動では、優秀な学生を採用することはできません。

採用管理システムを導入することで、説明会の案内や面接日の調整といった「作業」を減らし、面接や候補者・内定者のフォローなど、採用のコア業務に注力することができます。

もちろん、システムを導入するのにはコストがかかりますが、作業にかかる時間や工数、人件費を考えたら、大幅なコスト削減に繋がります。

なお、以下の選び方のポイントを社内できちんと話し合い・整理してから検討していただくとスムーズです。ご検討の際には、ぜひお役立ていただければと思います。

1. 自社に合ったフローにカスタマイズできる
2. 社内・候補者とのやり取りを一元管理できる
3. レイアウトがわかりやすく、使い勝手がいい
4. 日程調整やカレンダー連携機能がある

※詳細は、前述した「新卒向け採用管理システムの選び方のポイント」をご覧ください