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高倍率を勝ち残れ!事務職へ応募で職務経歴書へ書くべき自己PRのポイント

 2018年9月13日  Posted by  編集部


多くの職種で有効求人倍率が1.0を超えている中、「0.21」という倍率を叩き出しているのが事務職です。応募者が多い高倍率の中、ライバルたちと差をつけるために職務経歴書に書くべき自己PRのポイントとは何かをご紹介します!

企業はここを見る!事務職の自己PRでのアピールポイント


事務職の有効求人倍率は0.21倍。求人倍率は1.0倍より高ければ「仕事を探している人」の数よりも「企業が求める人数」のほうが多いということなので、事務職の場合は「仕事を探している人」の数が圧倒的に求人数を上回っている状況なのです。

そんな高倍率の競争を勝ち抜くためには、どんなことをアピールすれば良いのでしょうか?「事務職を採用する際に企業はこんなところを見ている!」というポイントをご紹介します。

1.事務処理能力の高さ

企業が最も注目するのが、事務職に必要とされる事務処理能力の高さです。ただ「パソコンが使える」「書類の処理ができる」ということではなく、「正確に行うためにこんな工夫をしています」「書類処理のスピードを上げ効率化するために、こんな取り組みをしました」などプラスアルファの能力が必要です。

事務処理能力は「正確さ」「早さ」「きめ細やかさ」などが求められるため、自分が取り組んできたことや得意なことを交えてアピールできると良いでしょう。

2.パソコン操作のスキル

当然のことながら、事務職でパソコンを使わないことはほぼないと言っていいでしょう。ワード、エクセル、パワーポイント、アクセスなどのソフトについて、どのくらいの経験があってどのレベルまで活用できるのかを、自分が行った業務を交えて説明ができるようにしましょう。

また、パソコン操作スキルの指標としていくつか資格もあります。マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト(MOS)など保有している資格があれば、業務経験と合わせて説明ができるとよりわかりやすくなります。

3.人と接する能力

事務職は「人とあまりコミュニケーションを取らない職種」と思っている方も多いようです。しかし実は事務職こそ、人と接する能力が求められています。

社内外での他職種・他部署との連携や交渉が多いため、「誰とでも仕事ができそうか?」という柔軟性については特に見られています。「好感を持たれる接し方」「周囲に配慮する力」を、自分なりに磨いてきた経験やエピソードがあれば、評価されるポイントになります。

また、事務職への転職については下記の記事でも求められるスキルや転職方法について詳しくお伝えしています。ぜひこちらも参考にしてみてください!

(参考:高倍率?事務職への転職で求められるスキルと転職できる方法

【経験者向け】例文付き!自己PRのポイント


ここからは経験者・未経験者それぞれについて、事務職へ応募する際に自己PRに入れたいポイントについて例文付きで解説していきます。まずは事務職の経験者についてです。

事務職経験者が自己PRすべきポイント

1.他人と差をつけられる内容を盛り込む

他人と差をつけられる内容とは、「これは自分しかきっと経験していないだろう」という内容を盛り込むことです。たとえば取引先との請求書のやり取りで、相手先に手間がかからないようスケジューリングをしてこまめにやり取りをした結果「〇〇さんに担当してもらって、よかった。次もぜひ担当をお願いします」と言葉をもらった経験があるとします。

ただ請求書のやりとりをするだけだったら、取引先から感謝の言葉をもらうことはなかったでしょう。あなたが取引先に対して負担がかからないように行った工夫や気配りがあって、相手から感謝されたはずです。これこそが、あなたしか語ることができない貴重なエピソードだと言えます。

「経験がある」という点において、未経験者よりも語れることは多いはずです。自分が今までしてきた仕事の中で、自分にしか語れない結果やエピソードを探してみましょう。

2.経験した業務内容を具体的に書く

事務職を経験した中で行ってきた業務や、培ったスキルに関してはなるべく具体的に記載できるようにしましょう。たとえば、サポートしていた社員数や会社の規模、担当顧客数やどんな顧客を担当していたか、クレーム対応していたのであればどのようなことに気を付けて対応をしていたか、などを詳細に書きましょう。

自分は事務職として何ができるかを具体的に書くことで、応募先企業の採用担当者は「この人はうちの会社で活躍してくれそう」とイメージさせることができます。

【経験者用の例文】職務経歴書に書く自己PR

それでは事務職の経験者用の自己PR例文をご紹介します。

大学卒業後、株式会社▲▲に新卒で入社し、営業事務として5年間勤めました。主な担当業務は、自社媒体に掲載する求人広告の営業チーム(7〜10名)のサポートです。営業担当が新規契約を取った後の受注業務については、私が取引先の対応をしていました。広告商品についての知識を深めてお客様からの質問に対応したり、時には新しく出たサービスを提案することもありました。そのため営業員からは「いつも助かっている」、お客様からは「また〇〇さんに担当してもらいたい」と、双方から感謝の言葉をもらっていました。事務職は会社の売り上げを支える重要な部門に携わることへの責任感を持ち、日々工夫し続ける努力を今後も続けていきたいと思います。

【未経験者向け】例文付き!自己PRのポイント


最後に事務職未経験の人が転職をする際に、どんなことをアピールすればいいのかをご紹介します。

事務職経験者が自己PRすべきポイント

これまでの経験から事務職に活かせるスキルを書く

事務職未経験であっても、前職などの経験から事務職へ活かせるスキルは必ずあるはずです。販売職や飲食店であれば、お客様とのコミュニケーション能力や在庫管理、後輩指導、接客で心がけたことなどは、事務の仕事と通じるところがあります。

前述したとおり、事務職はただ事務をする人ではなく、企業の利益にいかに貢献できる働き方ができるかを見られています。求められるスキルの中でも、仕事の中で自分が工夫して取り組んだことや培ったコミュニケーション能力は自分の武器です。ぜひ自己PRに盛り込んでいきましょう!

【未経験者用の例文】職務経歴書に書く自己PR

それでは、事務職の未経験者用の自己PR例文をご紹介します。

アパレルでの販売職として、様々なお客様への応対スキルを磨くとともに、2年目からは副店長として他のメンバーの指導や在庫管理も責任者を任されました。とりわけ、メンバーへの指導は自分より年上のメンバーや10歳離れたメンバーまで様々な世代の人が働いていたので、言葉をかけるタイミングやどのような会話をしていけば、その人にとって良いかを常に考え行動しました。私が指導を始めて1年後に、お客様からのアンケートで選ばれるグッドストア賞に選ばれました。店のみんなのおかげだと思いましたが、メンバーからは「▲▲さんがいたから、店のみんなが働きやすくなったんだよ」と言ってもらうこともできました。事務職になっても、周囲とうまく連携をしながら仕事を進めるためには何が最適かを考えながらコミュニケーションを取り、会社が大きく発展していくために貢献したいと考えています。

 

求められることを理解し、自分がどう貢献できるかを具体的に考えよう

事務職に応募する際に職務経歴書に書くべき自己PRのポイントを、事務職経験者と未経験者別にご紹介しました。その仕事では何が求められているのかをよく理解したうえで、自分がそこにどのように貢献できるかを具体的に書いて、高倍率の競争を勝ち残りましょう!


大森由理

大森由理

ニーガタのオーモリ。既婚29歳の派遣事務とライター業。大学院まで運動生理学が専門、卒後は研究員として働く。キャリアに興味があり、人材紹介会社で1年営業をする。キャリア、教育、スポーツ、研究界隈が好き。近頃は「やってみるをやってみる」実行中。

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