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意外と知られていないGmailの便利機能!作業のスピードアップ、効率化に役立ちます

 2018年9月13日  Posted by  編集部

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Gmailにはビジネスで役立つさまざまな機能があるのですが、多くの人はデフォルト設定のまま使っているのではないでしょうか。仕事で使っているならば、ぜひGmailで使える便利な機能を駆使して、メール作業のストレスを減らすことをオススメします。

Gmailの便利機能(1)使い勝手をよくする

プレビューパネル

Gmailのプレビューパネルは、受信したメールを画面を移さずに確認できる機能です。

受信トレイ右上、歯車のマークから「設定」をクリックし、「詳細設定」タブからプレビューパネルを有効にしましょう。

最後に、ページ下部「変更を保存」することで設定が反映されます。

受信トレイに戻ると、右上にウィンドウ分割モードを変更できるボタンが出現します。これをクリックすることで、プレビューパネルを表示することができます。

送信取り消し

「やばい、先方の名前を間違えてしまった!」「誤った送信先に送ってしまった!」と思ったとき、送信した直後であれば取り消すことができます。

受信トレイ右上の歯車マークから「設定」を開き、「全般」タブから「送信取り消し」を探しましょう。

こちらの時間はデフォルトで5秒となっていますが、最大30秒まで設定することができます。任意の時間を選択したら、ページ下部「変更を保存」ボタンをクリックすることで設定を反映できます。

そしてメールを送信したあとは、左下に表示されるウィンドウから「取り消し」をクリックすることで送信を取りやめることができます。

ラベル表示をスッキリさせる

また、現在のGmailではそれぞれのラベルを表示するか・しないかを設定できる機能があります。

受信トレイ右上の歯車マークから「設定」を開き、「ラベル」タブをクリックします。

ここではスター付き、重要、下書きなどの分類を、それぞれラベルリストに表示するかどうかを選択できます。大量のメールに対応しなければならないとき、必要なラベルだけを表示し、スッキリさせておくと混乱せずに済みます。

Gmailの便利機能(2)仕事をスピードアップ

返信定型文

仕事上のメールで「請求書をお送りします」や「3営業日以内に資料をお送りします」等、よく使う文面があると思います。これらをスムーズに送信するために、本文を保存して利用するための機能が「返信定型文」です。

受信トレイ右上の歯車マークから「設定」→「詳細設定」タブを開き、返信定型文(テンプレート)を有効にします。

メール作成および返信ウィンドウ右下の「・・・」から、返信定型文の作成ができるようになりました。

あらかじめ本文に作成したい定型文を入力しておいて、「返信定型文を作成」をクリックしたときに定型文が保存されます。作成したら、定型文を使いたいタイミングで「挿入」すればOKです。

検索コマンドを使いこなす

Gmail上部にはメールの検索が行える検索窓がありますが、実はここで使える便利なコマンドがあります。

コマンド一覧はGmailヘルプで確認することができますが、その中からかいつまんで3つご紹介します。

is:unread

未読のメールのみを検索する。

after: before:

特定の期間に送信されたメールを検索する。
例:after:2018/08/11

lager: smaller:

指定したサイズより大きい、または小さいメールを検索する。単位はバイトです。
例:lager:10000

この他にもたくさんのコマンドがありますので、メールを絞って検索したい際に活用してみてください。

参考:Gmailヘルプ Gmailで使用できる検索演算子

Gmailの便利機能(3)これができれば上級者!

googleカレンダーガジェット

GmailとGoogleカレンダーを両方使っている方におすすめなのが、カレンダーガジェットです。受信トレイ右上、「カレンダー」のボタンを押すだけで紐付いているGoogleカレンダーのガジェットが開き、予定を確認することができます。

ひとつひとつをクリックすれば詳細も確認できるので、わざわざGmailとGoogleカレンダーを行き来する必要がなくなり非常に便利です。

メールアカウントの複数登録

最後に、複数のメールアカウントを登録する方法を解説します。

受信トレイ右上の歯車マークから「設定」を開き、「アカウントとインポート」タブをクリックします。

「他のアカウントでメールを確認」の、「メールアカウントを追加する」をクリックすると、メールアドレスを入力するウィンドウが開きます。ここに受信したい別のアドレスとサーバー情報等を入力することにより、ひとつのGmailアカウントで複数のメールアドレスを管理することができるようになるのです。

 

Gmailを使っている方は多いと思いますが、便利な機能をきちんと有効活用している人は少ない印象があります。自分好みにカスタマイズしたりコマンドを活用したりすることで、仕事のスピードを上げていきましょう。


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市根井

1994年生まれ群馬県在住、新卒でいきなりフリーライターになりました。 群馬メディア「gooma」、観光メディア「SPOT」などで記事を書いています。得意分野は地方・フリーランス・WEBなど。 http://gooma.jp

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