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営業事務ってどんな仕事?未経験でもできる?身につくスキルは?

 2018年1月9日  Posted by  編集部

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求人広告でよく見る営業事務とはどんな仕事なのでしょうか? 一般事務と営業事務の違いから、やりがい、仕事の魅力などを調べてみました。また、仕事に必要な能力やスキルを挙げていますので、自分に当てはまるかどうか、考えながら読んでみていただければと思います。

営業事務とは?営業事務の仕事内容

営業事務という仕事に、縁の下の力持ちというイメージを持たれている方は多いと思います。このイメージはその通りで、決して目立つ存在ではありませんが、チームに欠かせない大切な存在です。また、安定して長く働くことができる、残業時間が短いと人気の職業でもあります。まずは、営業事務の仕事内容や必要なスキルについて見ていきましょう。

営業事務とは

その名の通り、営業をサポートするお仕事です。具体的には、商品の受発注や管理、在庫や納期管理、請求書や資料の作成を行ないます。他には、会議の資料や顧客へのプレゼンテーション資料の作成の手伝い、電話応対なども行ないます。

一般事務との違い

似たような仕事に「一般事務」という職種があります。同じ「事務」ではありますが、一般事務が社員や社内にまつわる業務をするのに対して、営業事務は、営業活動に関する業務がメインで、対顧客への業務も多くなります。営業のように成績やノルマはありませんが、営業が行うさまざまな活動をサポートする仕事だとイメージするとわかりやすいかと思います。

具体的な業務内容の例

例1 繊維メーカー(従業員数95名、資本金1億円)

・受発注、納期確認、在庫管理業務
・伝票入力、請求書発送
・電話応対
・営業担当者の見積書や資料作成のサポート

例2 不動産会社(従業員数119名、資本金6,000万円)

・賃貸に関する入送金などの明細作成、管理
・帳票作成(PC入力業務)
・損害保険業務(有資格者のみにお任せします)
・オーナーとの支払、送金などのやり取り
・電話応対、接客応対など

例3 商用車リース会社(従業員数非公開、資本金52億円)

・リース料計算
・小口審査
・契約、検収
・リース料請求
・契約管理
・期中管理体制構築満了手続構築
・その他営業アシスタント業務全般

このように、営業に関わる書類管理や書類作成の業務を中心とし、電話応対などのサブタスクが発生するパターンが多くなります。

未経験でもできる?営業事務に必要な能力、スキル


営業事務では、どのようなスキルが求められるのでしょうか? 基本のスキルを2つ、あると役立つスキルを2つ、ご紹介します。

1.PCスキル(Word、Excel、PowerPoint、Access)

請求書や資料の作成のためにWord、Excel、PowerPointを頻繁に使うため、スキルアップができます。ただし、第二新卒以外の経験者採用の場合には、これらのスキルが応募の必須条件として求められることが多いので、注意が必要です。顧客情報などをデータベースで管理している場合は、Access(マイクロソフト社のデータベース管理専用ソフト)のスキルも身につけることができます。

募集に記述されている例

・「PCの基本スキル(Word/Excel)」/メディア運営、従業員390名、資本金500万円
・「Word・Excelが得意な方」/リクルーティング、従業員240名(パート・バイト含む)、資本金5,000万円
・「PC操作が苦手でなければ、スムーズに活躍できます」/BtoB業務効率化サービス提供、従業員数非公開、資本金9,450万円

2.コミュニケーション能力

PCスキル以外ですと、営業担当者や顧客のことを十分に理解し、臨機応変に対応したり、先回りして準備しておく力も必要になります。もともとホスピタリティ精神の高い方であれば難しいことではないですし、サポートの役割に徹することで、さらに磨きをかけることができます。

募集に記述されている例

・「コミュニケーション力がある方歓迎!」/生活用品販売、従業員194名、資本金4億9,173万円
・「人とコミュニケーションを取ることが好きな方」/自動車販売、従業員数非公開、資本金4億9280万円
・「お客さまとのやり取りも含まれるため、コミュニケーション能力が活かせる環境です。」/金融、従業員426名、資本金60億円

3.英語力

商社や貿易会社、メーカー、などでは、翻訳業務や英文メールの作成する場面も多く、英語ができることはアピールポイントになります。最近は中小企業でも海外に進出していたり、海外と取引を行っているところもあるので、英語ができる人材は重宝されます。

募集に記述されている例

・「日常英会話ができる方」/IT・教育サービス、グループ総従業員数1,380名、資本金5,600万円
・「英語を使って働きたい!とお考えの方」/労働者派遣、グループ総従業員数30,000名、資本金5,000万円
・「英語の読み書きに抵抗がない方」/製造メーカー、従業員数非公開、資本金1,929万円

4.営業経験

営業担当に代わって顧客対応などの業務を行なうことも多いため、顧客対応能力、商品知識、売上に対する分析力なども役に立ちます。また、営業の気持ちを汲み取れることで頼りにされたり、同じ業界での営業経験があれば、そのときに得た営業スキルも生かすことができます。

募集に記述されている例

・「IT業界でのカスタマーサポートor営業経験者」/IT関連複合サービス、従業員数101名、資本金3億円
・「営業経験・広告制作経験者優遇」/人材採用、従業員数250名、資本金1,000万円
・「事務経験や営業経験を活かせる仕事です!」/エコシステム提供、従業員数99名、資本金9,000万円

それぞれの企業で求められるスキルがより詳細に書かれているので、細かくチェックしてみましょう。

営業事務のやりがいと身につくスキル

あまり表舞台に出ることのない仕事ですが、営業事務ならではのやりがいがあります。

会社の売上に貢献しているという実感を持てる

優秀な営業事務がいると営業の仕事がスムーズに進み、営業は商談や提案など自分のやるべき仕事に注力することができます。そうなれば自然と売上が増え、自分の働きでチームも会社も成長しているというやりがいを感じることができます。

チームで働ける、人をサポートする仕事ができる

事務というと淡々と作業をこなしていくイメージが強いかもしれませんが、営業事務の場合は、いかに営業と連携して目標を達成できるかが勝負になります。一緒に同じ目標を追う仲間として頼りにされることは、ホスピタリティ精神の高い人にとっては、大きな喜びとなるはずです。

未経験から営業事務になる方法


新卒の就職活動では、職種を指定して応募することはほとんどできませんし、営業事務に配属されることも多くはありません。そこで「本当にやりたい仕事に就く」ために、第二新卒で営業事務を目指して転職活動をする人も多いようです。

未経験OKの求人は、本当に未経験でもいいの?

高卒以上の学歴があれば、未経験で応募できる求人がほとんどですが、企業の本音としては、やはり経験者がいい・・・ということも多々あります。見分けるポイントとしては、「なぜ未経験者を欲しがっているのか」または「未経験者へのサポート体制が整っていること」が明確に書かれていることです。

たとえば、社内にひとりしかいない営業事務の担当者が出産で退職することになり、引き継ぎをじっくりしつつ後継者を育てたい、という内容であれば、まっさらな未経験者を採用する意図がわかりますよね。単に「未経験歓迎」とだけ書かれているものは、応募者を増やすためだけということもあり得るので、注意が必要です。

面接や書類選考では、何をアピールすればいいか

面接では、以下の5つが必ず聞かれます。

  1. 退職理由
  2. PCスキル(Word、Excel、PowerPoint)
  3. 長所・短所
  4. 前職での実績、身についたスキルなど
  5. 成功談 or 体験談

この話をする中で、まずアピールすべきなのは、コミュニケーション能力です。忙しい営業担当をサポートするには、「一を聞いて十を知る」レベルの高度な情報処理能力や、情報伝達能力が必要になります。ふだんの何気ない会話でも、「どんな結論(おち)なのか」「どんな意図でこの質問をしているのか(何かしてほしいのか?)」といったことを常に考えながら聞くことで、コミュニケーション能力を高めることができます。

―参考記事―

まとめ

営業事務は、働きやすくやりがいのある仕事だと思います。誰かのサポートをしたいという方にはぴったりのお仕事だと言えるでしょう。しかし、営業事務は、事務職の中ではかなり変化に富んでいるお仕事だと言えるので、臨機応変さが必要になります。顧客のニーズはさまざまで、仕事の進め方もまったく同じようにはいきません。相手によって臨機応変に対応することが求められます。そこもクリアしてこそのやりがいだと思います。


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