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準備と効率化で上司も納得!分かりやすい議事録の書き方をマスターしよう

 2018年11月19日  Posted by  編集部

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会議や打ち合わせにおいて、議事録の作成は欠かせません。主に若手社員の仕事であり、専門用語が難しかったり、議論についていけなかったりなど、慣れるまでは苦労する人も多いです。

誰が見ても分かりやすい議事録を作成するには、事前準備と効率化が大切。今回は議事録はなぜ必要なのか、作成に欠かせない項目、書き方のポイントを解説します。

会議の議事録はなぜ必要?意味のある議事録を作成しよう

分かりやすい議事録を作るためには、議事録の目的を理解しておくとスムーズです。その目的は主に3つあります。

会議の情報共有のため

議事録は、会議参加者の備忘録になることはもちろんですが、最も大切な目的は不参加のメンバーにも情報を共有することです。会議では何かしらの決定事項や、次回の会議までに処理すべき課題が生まれるはずですので、不参加メンバー含め、すべての関係者に情報を共有しておく必要があります。

ですから、会議に出ていない人が読んで、内容が理解できるような議事録を作成しなければいけません。

次のアクションを明確にする

会議では議論が白熱し、予定より長引くこともあります。参加者さえ、内容をすべて記憶しているとは限りません。そこで、「誰が」、「何を」、「いつまでに行うのか」などを記録しておくことで、メンバーそれぞれが次のアクションを正確に把握することができます。そのため、議事録で特に重要となるのは決定事項であり、正確性と具体性が求められます。

責任の所在を明確にする

また、責任の所在をはっきりさせる意味もあります。人の記憶に頼ると、どうしても「言った、言わない」などのトラブルが起こってしまいます。議事録を残しておけば、そのような認識のズレを防ぐことができます。そこで議事録では、流れをただ網羅的にメモするのではなく、意見が分かれた部分は特に詳細に記載するなどを意識して書く必要があります。

実際の会議では議論がどんどん進むため、書き方などを迷っている暇はありません。わかりやすく正確な議事録を作るためには、書くべき項目を事前に把握しておきましょう。

議事録の分かりやすさは事前準備で決まる!議事録に必要な項目とは

議事録の型を決めておけば、安心して会議の内容に集中することができます。会社によってはフォーマットが決まっているこもありますが、次の項目が欠けていないか必ずチェックしておきましょう。

議事録に必要な8つの項目

会議名

まずは何の会議なのかを記載しましょう。

「営業定例会議」や「〇月リリース商品の宣伝プロモーション会議」など、内容が想像できればどんな名前でも問題ありません。

開始日時・終了日時

開始日時と終了日時は必ず記載します。

「日時:〇月〇日(月)15:00~16:00」のように表記は統一しておくほうが、今後の議事録担当者も分かりやすいです。

開催場所

場所も忘れずに。建物、会議室の名前まで正確に記載しましょう。

出席者

出席者全員の名前を記載しましょう。部署や役職のほか、以下の点が分かるように人物をわけておくと、どんな人がどのように参加したのか、ひと目で分かります。

・他社と合同のときは社名も記載(記号で分けるか、会社ごとにまとめる)
・議事録担当者には(記)のようにマークをつけておく
・オンラインでの参加の場合はそれもわかるように記載する

会議の趣旨・目的

ここでは議題を記載します。議題がはっきり決まっていない場合は、会議が始まる前に確認しておくのが望ましいです。

決定事項

決定事項は最重要項目です。「商品名〇〇の宣伝媒体は△△にする」など決定事項だけを簡潔に記載しましょう。メモをするときは口語体でいいですが、後に清書するときは文語体で分かりやすくまとめましょう。

討議事項

討議事項とは、会議の概要のことです。そのため、途中で議論が右往左往する様子などは必要なく、話し合ったテーマを中心にまとめるようにしましょう。流れがだいたい分かるように5~6行程度の記述、または箇条書きでもOkです。

ネクストアクションまたは懸案事項

「誰が、何を、いつまでにやるか」を明確に記載します。

例:来週までにA社に○○の交渉をする(担当:鈴木)

のように簡潔な記述を心がけましょう。言った言わないのトラブルを避けるためにも必要ですし、次回の議題にもなる大切な部分です。参加者に再確認を行いながら、曖昧な部分を残さないようにしてください。

では議事録の項目を把握したところで、実際に議事録を書くときのポイントもみていきましょう。

5W1Hや図を駆使して効率的に!議事録の書き方のポイント

議事録の見栄えについては後から清書で整えられますが、会議中はいかにスピーディに内容を整理しながらメモを取れるかが大切です。そのためのポイントを解説します。

5W1Hを意識して書く

議事録を書くときは、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」という5W1Hを意識しましょう。それだけで読みづらさがなくなり、自然にポイントを押さえた議事録になります。あとで清書するときにも、流れを思い出しやすくなるでしょう。

図式化しながら書く

会話をすべて書きとることは不可能です。特に手書きの場合は、図式化しながらメモをすることでスピードアップを図ることができます。5W1Hと組み合わせて、相関図を作成するようなイメージで取り組むと良いでしょう。

また、会議で使われたホワイトボードは必ず撮影しておき、あとで図や文章で分かりやすくまとめましょう。撮影した写真を議事録に貼り付けるのは、手抜きに思われるのでNGです。

不明点はその場で確認する

会議の途中で不明な点が出たときは、その場で確認しておくのが基本です。遠慮をして不明点が重なってしまうと、流れを追うことができなくなってしまいます。どうしても確認できなかったところについては色分けしておき、後ほど参加者に聞けば問題ありません。

さらに可能であれば、許可を取ったうえでボイスレコーダーなどに録音しておけば万全ですが、あくまで補助ツールとして用いてください。議事録の提出は、会議から24時間以内が目安です。会社によっては2時間以内などの厳しいところも。こうなると、音声を書き起こしている時間はないですよね。

議事録は進んで引き受け、アピールにつなげよう

議事録の作成は若手社員に任せることが多いですが、役員なども見る可能性があるため、重要な仕事だといえます。経験を重ねるほど上達しますし、若手がアピールするには、貴重なチャンスになります。数をこなせば誰でもできるからこそ、言われてやるより、進んで引き受けるほうが好印象に繋がるでしょう。

 


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