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嫌な思いを相手にさせないで仕事を断る方法は?簡単ステップと例文を紹介

 2018年9月28日  Posted by  編集部

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仕事を断るのが苦手で、ついすべての仕事を引き受けてしまいませんか?仕事を断ることはあなたの仕事を効率よく進めるために必要なことです。そこで、相手に嫌な思いをさせず、次に仕事をつなげられる断り方を身につけておきましょう。仕事を断るテクニックをステップに分けて解説するとともに、断り方の例文もご紹介します。

仕事を断るときに大切な理由選び

仕事を断るときに重要なのは、断る理由です。「その理由ならば仕方がない」と思わせる理由を言うことで、角を立てずに仕事を断ることができます。

タイミングが悪いからできないと断る

もっとも多い理由は「タイミングが悪い」です。忙しくて手が回らない、その時間にすでに予定があるなど、仕事の内容に応じて臨機応変に詳細な理由を付け加えましょう。特に理由がなく断ると、「やる気がない」と判断されてしまう可能性があります。

タイミングが悪いと断った仕事は、再度受けやすいという利点もあります。自分にとって将来的にはメリットがあると考えられるものは、あえてタイミングをずらすことでより効果的な仕事にすることができるでしょう。

すべて引き受けることは難しいと伝える

完全に断ってしまうのではなく、「一部ができないので、引き受けられない」という言い方をします。この場合、相手を全否定することにはならないため、印象が柔らかくなります。

ただし、指摘した点がなければ引き受けることができると解釈されるので、その場合に対応が可能かどうかも考えておきましょう。絶対に断りたいときは、言い逃れができなくなる可能性があるため注意が必要です。

社内の事情を理由に使う

自分の意志では引き受けたかったが、自分ではどうにもできない要因があって仕事を断らなければならない。この状況であれば、多くの場合相手は納得するでしょう。たとえば、上司が反対したので断る、会社のルールに反したので断るなどの例があります。

嘘ではないことが望ましいので、事前に上司が「NO」と言うようなプレゼンをしておくことや、会社のルールを把握しておくことなどが必要です。

断ってもそこで終わりにしないための4STEP

仕事を断ると、関わる人やプロジェクトとの縁が切れてしまうリスクがあります。今後につなげたいけれど、今は断りたい。そんな時に効果的な4つのステップをご紹介します。

STEP1:依頼への感謝の気持ちを伝える

はじめに、仕事を依頼してくれたことに対して感謝の気持ちを述べます。断ることは前提であっても、感謝があるだけでポジティブな印象を与えることができます。

「貴重な話をいただき」や「事前調査やプレゼンの時間を割いていただき」など、相手が依頼に対して重きをおいている部分に対して感謝をすると、一方的に断るのではなく相手を思いやっていることが伝わるため、より効果的でしょう。

STEP2:断る理由を伝える

仕事を断るときには、誠意が伝わることが必要です。つまり、理由が何であるかが重要です。自分では何とかしたかったけれど、どうしても断らなければならなかったということを、説得力のある理由を説明することで表しましょう。

ポイントは言い訳がましくならないことです。結論の見えない遠回しな表現をすると、嘘ではない理由も嘘っぽく聞こえてしまいます。断ることを決めているならば、わかりやすく簡潔に理由を述べましょう。

STEP3:謝罪する

仕事を断ることが必ずしも悪いこととは限りませんが、一言謝罪を述べることで、相手に対する心遣いが伝わります。特に、次につなげたいならば謝罪をしっかりと伝えるべきです。

このとき、心から謝ることが大切です。少し話はそれますが、ひとつの仕事から次の仕事へ広がる可能性は意外とあるもの。断ることで失うチャンスは自分が思うより多いものです。その重みをしっかりと認識し、相手が仕事を依頼した気持ちも汲むことができていれば、誠意は伝わるでしょう。

STEP4:代替案を提示する

断っただけでは、次の仕事につながるかどうかわかりません。可能であれば、断る代わりにどうしたいか、何ができるのかという提案をしましょう。仕事の内容の変更があれば引き受けられるならば、それを伝えましょう。あるいは、タイミングが悪いことが理由ならば、いつなら受けられるのか言っておきます。

代替案が通るかどうかは条件次第ですが、代替案を提示するだけで相手は「条件さえ変われば仕事を受ける可能性があった」と認識することができます。今回の仕事の条件が合わなくても、次に改めて仕事を依頼してくれるでしょう。

仕事の依頼の断り方~相手との関係性で分けるメール例文~

仕事を断るとき、相手によって言葉や表現を変えるメールの例文をご紹介します。

同僚の場合

お疲れ様です、〇〇です。先日は××にお誘いいただきありがとうございました。とても興味があったのですが、当日あいにく会議が入っていて参加できません。せっかくお声がけいただいたのに、申し訳ございません。次回は予定を調整して参加したいと思いますので、ぜひお声がけください。よろしくお願いいたします。

上司の場合

お疲れ様です、〇〇です。先日お声がけいただいた××につきまして、自身のチャンスにつながると思い嬉しく感じております。ありがとうございます。ぜひ挑戦させていただきたいと思っていたのですが、ちょうど社内の新入社員向けの研修の準備期間とタイミングが重なってしまい、社でも優先順位が高い取り組みと伺っておりますので、そちらに力を注ぎたいと思います。もしもよろしければ、ぜひ来月再挑戦したいです。ご検討よろしくお願いいたします。

取引先の場合

いつも大変お世話になっております。〇〇です。先日のお打合せでは、大変興味深いご提案をいただき、誠にありがとうございました。弊社でもぜひご提案内容をふまえたブラッシュアップをしていきたいと考えております。ただ、1点、上司との議論の上で、▲▲の点のみ弊社のサービス内ではご対応できないという結論に達しました。この点のみ再度すり合わせができればと思いますので、よろしければ打合せのお時間をいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

 

仕事をうまく断って、次につながるチャンスをつかもう

仕事を断ることは、自分が効率よく仕事を進めるための第一歩です。人の仕事を引き受けることで評価が上がる側面もあるかもしれませんが、あなた自身が仕事をコントロールできなくては本末転倒です。

相手への思いやりや想像力を忘れず、言葉を尽くして仕事を断る方法を学べば、仕事を断ることは決してあなたの低評価にはつながりません。仕事の断り方をマスターし、気持ちよく仕事ができる人間関係やタイミングを作りましょう。

 


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