会社全体を支える「総務」の仕事。社員が円滑に業務を進めるためには、総務は欠かせない存在です。ここでは総務とはどのような仕事なのか、仕事内容や求められるスキル、キャリアパスなどを解説していきます。

総務の仕事内容・やりがいとは？

総務とは、会社全体の事務処理を行う部署のことです。組織全体で見ると、「バックオフィス」と呼ばれる部門に当てはまります。総務の主な仕事内容は、次のとおりです。

• 文書作成、ファイリング
• 電話応対
• 来客対応
• 備品管理、固定資産管理
• 慶弔や冠婚葬祭
• 取締役会の運営、株主総会の準備　など

総務の仕事は、会社によって「どこまでやるか」が変わってきます。たとえば、人事部がない会社では総務が勤怠管理や採用業務も行いますし、経理のサポートで給与計算を行うこともあります。会社の規模でも仕事内容は変わり、大企業であれば特定の業務を担当するスペシャリストとして、中小企業であれば一人の総務が何役もこなすゼネラリストとして組織全体を支えています。

総務の仕事のやりがいは、社員みんなに感謝されることです。直接「ありがとう」と言ってもらえることもあれば、何かあった時に頼りにしてもらえる、お母さん的な役割といったところ。自分の仕事の範疇でなくても、気づいたことがあれば先回りして対処し、トラブルを未然に防ぐ役割も期待されています。ベンチャー企業のようにまだ社員数が少ない会社では、総務であっても会社経営に近い仕事に携われる可能性があります。

総務に求められるスキル、向いている性格は？

必要なスキルは「PCスキル」「電話応対スキル」「コミュニケーション力」

仕事を行う上で、まず必要になるのはPCスキルです。WordやExcelを使った書類作成、データ集計ができるように、基本的な操作や図表の作成はできるとよいでしょう。プリンター類の備品管理を行う場合もあるため、プリンターが動かなくなったときに対処できるレベルの、ネットワークの知識を持っていると活かせます。

電話応対や来客対応も、大事な仕事のひとつです。社内外の方と適切な電話の応対ができるスキル、コミュニケーションスキルが求められます。新卒入社の時に行ったビジネスマナー研修の内容で、基本はOK。あとは、営業や事務で電話応対をした経験があれば、一定の応用力も身についているはずです。総務が給与計算や経理事務も担当している職場では、簿記や電卓関連の知識も使えます。

どんな仕事でも意欲的に取り組める人が向いている

総務の仕事は幅広いゆえに、ときには「書類のコピーを取る」「お客様にお茶出しをする」といった雑務を任されることもあります。このような仕事にも抵抗感のない方、明るく社内をサポートできる面倒見のよい性格の方に向いています。

未経験から総務の仕事に就く方法

総務には未経験者歓迎の求人もある

実際の求人情報を見てみると、総務にも未経験から応募できる仕事はあります。応募条件については、会社によっては「PCスキル（Word、Excel）が必要」「事務経験が必要」と条件つきのケースもありますが、実務未経験でもよいとしている企業も見つかります。実務経験がない場合は、総務の仕事に関連した資格を持っていると自己アピールに使えるでしょう。例を挙げると、MOS検定や秘書検定、ビジネス能力検定、簿記3級以上などです。このほかにも、接客やサービス業、電話経験のある仕事を経験しているのであれば、職務経歴書に「1日に◯件対応」など具体的に書いてアピールする方法もあります。

事前研修のある会社もチェック

総務未経験の方は、「初めての仕事が上手くできるかかどうか」を不安に思うかもしれません。総務の仕事は会社によって担当業務が変わってくるため、実際にその会社で働いてみないとわからない部分もあります。

そこでチェックしておくといいのが、事前研修があるかどうかについてです。マニュアルに沿って業務を体系的に学ぶことができれば、仕事にも取り組みやすくなります。正社員にこだわらなくてもよければ、派遣や契約社員として働いて「総務アシスタント」からキャリアアップする道も検討してみましょう。

総務のキャリアパスについて知っておこう

総務としてキャリアアップを目指す場合、いくつか方法があります。まずは、就業先の会社で総務部の管理職を目指す道です。総務の仕事を経験し、マネジメント業務もこなせるようになれば、総務部全体を担う立場として責任のある仕事ができます。

また、スキルを磨いて総務のスペシャリストを目指し、大企業に転職するという方法もあります。大企業では総務の仕事を区分けしているため、特定の業務に強い人材が重宝されます。一方で、複数の業務を器用にこなせるゼネラリストになれば、中堅企業やベンチャー企業でも活躍できます。

ほかにも、人事や経理、広報にキャリアチェンジする方法もあります。会社によっては総務が人材採用や経理事務、広報活動を行うところもありますので、経験を活かせば他の職種への道も開けます。

まとめ

総務は会社全体を支える仕事で、第二新卒の方も未経験からチャレンジできます。企業側は「行動力のある人」を求めていますので、応募する際には「総務の仕事をやりたい」という熱意をしっかりと伝えることが大事です。「誰かの役に立つ仕事がしてみたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。