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仕事の「引き継ぎ」で迷惑をかけないために 準備、引き継ぎ作業のポイントをそれぞれ解説

 2018年10月11日  Posted by  編集部


引き継ぎ作業は、転勤や部署異動、退職するときに発生する重要な仕事です。仕事の評価には直接つながりませんが、引き継ぎをおざなりにすると、後任者や関係する人々からの信用を失います。場合によってはトラブルに発展することもありますので、ここでスムーズな引き継ぎのポイントを押さえておきましょう。

仕事をスムーズに引き継ぐ方法(1)準備

退職・異動をすると決まったときは、すぐに引き継ぎの準備を始めましょう。後任者に「口頭で伝えればいいや」なんて、とんでもありません。引き継ぎをスムーズにするための、3つのステップを紹介します。

引き継ぎスケジュールを作成する

まずは、引き継ぎのスケジュールを作成します。とはいっても通常業務は続いていますから、思った以上に時間が取れないはず。そこで、退職・異動までの残り日数を考慮し、「どれくらい引継ぎに時間を費やせるか」を確認しましょう。引き継ぎ直前になって慌てて準備するのは、必ず抜け漏れが出ますのでNGです。

スケジュールに組み込む内容は業務によって異なりますが、主に以下のような項目を組み込むとよいでしょう。

  • 引継ぎ内容のたな卸し
  • 引継ぎマニュアルの作成
  • 後任の担当者の選定
  • 後任の担当者へ業務の引継ぎ
  • 関係各所へのご挨拶、後任の担当者の紹介(取引先や顧客の引継ぎがある場合、相手先とのアポイントを取る時間なども考慮する)

引き継ぎ項目のたな卸しをする

続いて、引き継ぐべき項目のたな卸しを行います。ここで引き継ぐべきことが抜けていると、当然、後任者はその業務を知らないのでミスをしてしまいます。そうなると引き継いだあなたが批判されたり、同じ部署だった仲間との関係崩壊に繋がりかねません。

それを防ぐためには、必ず引き継ぎリストを作成し、いつでも確認できるようにしておきましょう。ポイントは、あなたが新人のつもりで、普段行っていた業務を順に思い出してみること。後任にも新入社員が来ると考えると、簡単なことでも引き継ぎを行うので、抜け漏れが出にくくなります。

マニュアルを作成する

重要な項目については、マニュアルを作成します。前任者から引き継いだものがあれば、それを改良してもOKです。

基本的なまとめ方は、

  • 業務の手順
  • 業務の関係者(取引先、困ったときの相談者など)
  • 注意するポイント

を意識して作成しましょう。

あとは、ほかの資料作成と変わりません。必要に応じて図やグラフなども使いながら、「分かりやすさ」を重視します。さらにそれぞれの業務で自分がつまづいたことや、対処法をポイントとして加えておくとより親切です。

また、業務のカテゴリー分けにも注意が必要です。時系列で業務の流れを説明するのではなく、

  • 定期的なタスク
  • 時折発生する単発のタスク

を区別してまとめておくと、後任者は業務の優先順位を判断しやすいでしょう。

たとえば、毎月の請求書の作成・発送のような定期的なものや、決算業務のように特定の時期のみ発生する業務もあります。それらを「毎週」「月末」「単発」などのようにサイクル別で分けておくと、後任者に説明がしやすく、引き継ぎ項目の漏れにも気付きやすいです。

仕事をスムーズに引き継ぐ方法(2)引き継ぎ作業

引き継ぎの準備ができたら、スケジュールをもとに引き継ぎ作業をしていきます。引き継ぎ作業のポイントは、3つあります。

後任者を選定する

ここが一番、重要なポイントです。他部署から後任者が来る場合は、人事の決定に委ねるしかありませんが、部署内で引き継ぐときには業務の負担量、能力的な向き不向きなどを考慮して人選を行いましょう。

後任者は、一方的に負担が増えることになります。ハズレとも言える役回りを独断で選ぶのは、やはり気が引ける…という場合は、上司や先輩に相談して、適任な人を選んでもらうほうが相手も納得しやすいでしょう。

後任者と一緒に仕事をする

後任者の決定後は、可能な限り一緒に仕事を行います。ここで、後任者が不明な点を極力なくすようにすることで、後のトラブルを減らすことができます。

ここで注意するべき点は、「大丈夫です」「分かりました」という返事を鵜呑みにしないことです。後任者が実際に一人で行ってみるとミスの連発….ということも珍しくありません。そもそも教わる側は、何が分からないのか分からない状況にある、ということを意識しておきましょう。

その対処法として、後任者に作業工程を復唱させたり、「ではこんなケースではどうしますか?」とクイズ形式で質問してあげると、理解度を深めることができます。もちろん時間には限りがありますので、特に重要な部分だけにしてください。最も良くないケースは、前半の説明が丁寧すぎて時間がなくなり、後半が雑になったまま去っていくことです。

他社との打ち合わせに後任者を同席させる

必要に応じて、担当していた顧客の引き継ぎも行いましょう。その場合は、担当者へ自分が去ることをメールで伝え、後任者に引き継ぐことまで丁寧に説明します。その後、引き継ぎと挨拶のために先方に伺うアポイントメントを取り、後任者との顔合わせの機会を作りましょう。

顧客からすると、担当が変わることで業務が滞るのは何としても避けたいところです。その不安を取り除くためには、後任者との関係を取り持っておくことが欠かせないのです。

仕事をスムーズに引き継ぐ方法(3)引き継ぎのポイント

最後に、そのほかの引き継ぎのポイントを補足します。「立つ鳥跡を濁さず」の心で、親切すぎるくらいの引継ぎを意識しましょう。次の点にも配慮できると、後任者は困ることがありません。

はじめて業務を担当したことを思い出してマニュアルをつくる

業務を引き継ぐ人は、思っている以上に何も知らないものです。詳しく説明したつもりでも、不十分な引き継ぎになっていることはよくあります。そこでマニュアルを作成するときには、自分がはじめて業務を担当したときのことを振り返りながら、内容を細かく洗いだしましょう。

アウトラインを先に示してから詳細を説明する

後任者への説明はできる限り丁寧に行いたいところですが、残念ながら一から十まで伝える時間はありません。そこで説明の際は、全体像を先に伝えてから詳細を伝えるようにしましょう。

たとえば、年間のスケジュールを大まかに説明→毎日・毎月行う定期的業務の説明→時折発生する業務の説明というように、メイン業務を中心に説明し、めったに起こらない業務は補足資料を残しておくなどして、引き継ぎ時間の短縮を図るとよいでしょう。

なお、それぞれの作業が「そもそも何のための作業なのか」を説明することも大切です。業務の目的を理解しておけば、仮に工程を忘れても大きなミスにはつながりにくいものです。

困ったときにどうするかも教えておく

どれだけ丁寧な引き継ぎをしても、想定外のトラブルは起こるもの。それを現場にいないあなたが解決するのは大変ですから、「困ったときは誰に聞くべきか」などの対処法についても資料に残しておきましょう。

その際、関係者にもサポートをお願いしておくことを忘れずに。後任者だけでなく周りの社員にも、あなたが「やっつけ仕事で去っていった」と思われないように配慮することが、最終的には自分のためになります。

引き継ぎは準備と思いやり

丁寧な引き継ぎはを行うことは、退職や転勤後も良好な人間関係を保つことに繋がります。ただ説明して終わりではなく、後任者がそれなりに業務を回るせるようになるまでが引き継ぎです。

特に、後任者の業務が本格的にスタートしたときは、「順調ですか?」と気遣うメールを送るなど、アフターフォローを忘れないようにしましょう。あなたが引き継ぎを行うときには、ぜひそこまでの思いやりを持つようにしてください。


wada

wada

東京在住のアラサーです。大学を卒業して公務員になったものの、自分の言葉で世に表現していきたい衝動に駆られてフリーライターに転身。働き方、自己実現、スポーツ、美容健康などの分野に強い関心を持っています。

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