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【例文つき】退職メールのポイント 同僚・上司・社外への使い分けは?

 2018年11月7日  Posted by  編集部


退職が決まり、仕事の引き継ぎも終われば、あとは退職日を迎えるだけ。と言いたいところですが、お世話になった方々に最後の挨拶をするのが社会人マナーです。しかし大きな会社の場合、全員のもとへ足を運ぶことは難しいので、メールで済ませることになるでしょう。

退職メールは、同僚、上司、取引先それぞれで送る内容も変わってきます。あなたの最後の印象を決める大切なメール、できればしっかりと準備をしておきたいものです。そこで今回は、退職メールを送るときの注意点、例文を紹介します。

退職時の挨拶メールのポイント(1)同僚に送る場合

最初は、同僚などの「社内向け」に退職メールを送る場合について解説します。この形が基本形になりますので、しっかり押さえておきましょう。

送るタイミングは最終出社日の定時1時間前が目安

退職メールを送るときは、タイミングに気を使う必要があります。一般的には退職日に送りますが、有給消化がある場合は最終出勤日に送れば問題ありません。メールを受け取る側としては、退職メールは本来の仕事と関係ないことですので、相手の業務を妨げないように、定時1時間前~定時までの間に送ることが基本となります。

ただし、会社独自の慣習がある場合はそちらに従ってください。タイミングに不安があれば、上司に確認しておくほうが確実でしょう。

今後の連絡先を伝えておく

今後も社内での関係性を維持したい方は、退職メールに私用の連絡先を添えてもOKです。その際は、「今後連絡をいただける場合は下記までお願いします」の一文を添えておきましょう。また、メールの署名欄からは会社のメールアドレスや電話番号を外しておくようにしましょう。

ちなみに退職メールは、特にお世話になった人を除いて、一斉送信で送ることは失礼に当たりません。他人のアドレスはBCCに入れ、自分のアドレスをToに入れることで、誰に送ったのか(または、誰に送っていないのか)を知られないように配慮しましょう。

退職理由は具体的に書かない

退職は一つの節目ですから、いろいろと伝えたい想いがあるかもしれません。しかし、長文は相手の時間を割いてしまいますので、退職理由は「一身上の都合」としておくことがマナーです。出産や結婚などのおめでたい理由のケースのみ、一言添えてもよいでしょう。

例文:同僚に送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部 山田太郎(1)

本文:
○○事業部の皆様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。業務を通じて壁に当たることもありましたが、その度に温かい叱咤激励の言葉をいただき感謝しております。みなさまからは、本当に多くのことを学ばせていただきました。今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。(2)

退職後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール:~~~~@~~~~
携帯:○○○-○○○-○○○

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

○○事業部 山田太郎(3)

(1)件名は、要件がすぐ分かるようにします
(2)感謝の言葉は丁寧に、長々と語らないようにします
(3)署名では会社の連絡先を外します

退職時の挨拶メールのポイント(2)先輩・上司に送る場合

続いて、特にお世話になった先輩・上司に送る退職メールのポイントをみていきましょう。

お世話になった先輩や上司には個別メールを送る

お世話になった先輩や上司には、個別で挨拶したいという気持ちが湧くものです。また年配の方の中には、「目上の人には個別で送ってくるべきだ」と考える人もいると思います。

そのような人達に対しては個別メールを送り、余裕があれば改めて直接挨拶に伺うと、より丁寧になるでしょう。なお、先輩や上司であってもBCCによる一斉送信で問題ありません。

愚痴や苦言などは書かない

最も注意するべきことは、会社への愚痴や苦言などを書かないことです。この先、どこで今の会社とビジネスに発展するか分かりませんし、退職時の共通ルールとして「立つ鳥跡を濁さず」が基本であるからです。

メールは文書としても残りますので、マイナスイメージに繋がる内容は、自分の弱みを世に出すことに等しいと肝に銘じておきましょう。

例文:先輩・上司に送る場合

件名:退職のご挨拶_○○事業部 山田太郎

本文:
○○事業部○○課 ××様(1)
お疲れ様です。□□事業部の山田です。

このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

××課長には入社当初から目をかけて育てていただき、たいへん多くのことを学ばせていただきました。在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、ありがとうございました。

また、歓迎会のときに教えてくださった、「絶えず自分なりに工夫しているかどうかが大きな差になる」という教訓は、これまでの業務で常に意識してきました。今後もこの教えを糧にし、活かしていきたいと思っております。(2)

退職後の連絡先は下記になります。何かありましたらご連絡いただけると幸いです。
メール:~~~~@~~~~
携帯:○○○-○○○-○○○

末筆ではございますが、改めて××課長の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。

○○事業部 山田太郎

(1)個人宛てのメールですので、名前を記載します
(2)個人的なエピソードを加えると、より温かみのある内容になります

退職時の挨拶メールのポイント(3)社外の取引先に送る場合

社外の取引先の場合は、後任者を連れて挨拶に伺うことが原則です。しかしタイミングが合わないときは、メールだけでも構いません。会社の信用にも関わるところですので、最新の注意を払ってメールを送りましょう。

退職日の2〜3週間前に送る

社外に退職の挨拶メールを送る場合は、退職日の2〜3週間前に送るようにしましょう。取引先に突然、「明日から担当が変わります」と伝えるのはあまりにも失礼であり、「計画性のない会社」という印象を与えてしまうからです。また、転職先などでその会社とビジネスをする可能性もありますので、あなた個人への信用を維持するためにも、早めの行動を意識することが重要になります。

退職日を明記する

メールには必ず、退職日を記載することも忘れてはいけません。明確な期日が記載されていれば、取引先もその日以降は後任者が来るとわかるため安心します。反対に、退職日を伝え忘れてしまうと、早めにメールを送っても先方を不安にさせるだけになってしまいます。

後任者や引き継ぎについて伝える

後任者の名前とともに、引き継ぎも問題ない旨の内容をメールに加えましょう。本来であれば退職前に一度、後任者を連れて挨拶へ行くのがベストです。

私用の連絡先は伝えない

社外の取引先対しては、私用の連絡先は伝えないことがマナーです。個人的なやり取りに繋げてしまうと、退職する会社に「顧客を利用している」と受け取られかねないからです。それでも私的に取引先と繋がりを持ちたい場合は、そのリスクを充分覚悟して行ってください。

例文:社外に送る場合

件名:退職のご挨拶(××株式会社 山田太郎)

本文:
株式会社○○○○ ■■様
いつも大変お世話になっております。××株式会社の山田です。

私事で誠に恐縮ですが、3月31日を持って退社することになりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。(1)

○○のプロジェクトでは、■■様にはさまざまな面でご支援をいただき、本当にありがとうございました。不慣れな私に対し、時には叱咤激励をいただきながらも、プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は同じ部署の□□が務めさせていただきます。(2)
後日改めて□□がご挨拶に伺いますので、今後とも弊社を何卒よろしくお願い申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と■■様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

××株式会社 ○○事業部 山田太郎

(1)退職日を忘れずに記載します
(2)後任者の紹介も必ず行います

最後だからこそ印象良く去ろう

退職メールの一番の目的は、お世話になった人達へ感謝を示すことです。社会人マナーであると同時に、今後のビジネスの人脈に繋がることもあるものですので、手を抜かずに丁寧に行いましょう。人の印象は最初と最後で決まりますから、ぜひ良い印象のまま会社を去るように心がけてください。


和田

和田

東京在住のフリーライター。公務員からライターに転身し、転職サービスサイト、女性向けメディアなどで記事を執筆。自己実現、女性の活躍、美容健康にも高い関心がある。

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