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総務課って何?企業に不可欠な部署、総務課の役割と向いている人の3つの資質

 2018年11月6日  Posted by  編集部


名前は違えど、「総務課」はどの会社にもある部署の1つです。総務課はなんでもやる雑用係、ではありません。今回は会社における総務課の役割や、日々どんな業務をしているか、また総務に向いている人にある3つの資質についてご紹介します!

総務課は雑用係ではない!総務課が担っている役割

すべての社員をサポートする

総務の仕事でもっともわかりやすいのが、社員が働きやすい環境をつくるサポートをすることです。この仕事のイメージから「雑用をする部署」と思われてしまうところがあるようです。

主に、社員の福利厚生を整える、仕事で必要となる物品を購入・管理する、就業規則や社内規定の制定や改定を行う、部署間でのトラブルを調整・解決することなども仕事にあたります。

また最近では、社員の健康状態の把握のほか、メンタルヘルスやストレスチェックなど社員の心の状態のチェックをして、よりよい職場づくりを行うことも重要な役割となってきています。

経営の参謀を担っている

大手の企業になると、経営陣のサポート役としての役割も担っています。

会社が大きくなればなるほど、経営陣の意図や想いが社員に浸透しづらくなります。そこで、総務課が経営陣の社員の間で潤滑油となり、経営陣の考えや想いを噛み砕いて社員に伝えたり、反対に社員の要望・不満などを経営陣に伝えてくれます。いわば、社員と経営陣を繋ぐ要となるのが総務課なのです。

企業運営を実施する

総務課は、企業を運営していくうえでの実務部隊としての役割も持っています。たとえば、内定式や入社式などの会社の行事運営は総務課の役割です。

また契約書管理や事務所の環境整備、セキュリティ管理といった企業における「安全」を守っているのも総務課なのです。

企業の大きさで異なる総務課の仕事

大企業の総務課:専門エリート集団

大企業の総務課は全社員のサポートのみならず、経営陣の参謀役、企業運営の実施などを行う専門のエリート集団です。これらの業務は会社が大きくなるのに比例して、仕事量が多くなるため、数をさばくことと質を担保することが求められます。

たとえば株主総会などの準備も総務課の仕事ですが、大企業になるほどきちんとした大会場を押さえて、数多いる株主が来場するのに対応しなければなりません。総務課として仕事のクオリティを高めていくには、専門性が求められるのです。

中小企業の総務課:オールラウンダー

中小企業の総務課の場合、どこの部署の仕事か曖昧になりがちな業務はほぼ総務課に集約されてしまうことが多く、オールラウンダーとしての活躍が求められます。

掃除やゴミ出しをしたり、社長からの依頼全般、時には人事・広報と兼務したり、社内でわからないことすべての相談窓口などなど、幅広く業務をしなくてはなりません。大企業であれば広報や人事など別部署が担当するような業務までも、まとめて行わなければならない可能性があります。

こんな人は総務向き!総務に求められる3つの資質

資質(1) 周囲を見渡し気づく力

前述したとおり、総務課の業務内容は非常に多岐に渡ります。中小企業の総務課であれば、人事や広報の仕事を兼務する場合もあるため、さまざまな能力が求められます。そこで必要なのが、周囲を見渡して気がつく力です。

1つの業務に対して、どこまで配慮できるか、どこまで事前に準備をして対応できるかが大事です。細かいことによく気がつける人は、総務課に向きであると言えるでしょう。

資質(2) 大枠を考えられる公正な視点

総務課は経営陣から社員まで、会社全体のことを考えて業務にあたらなくてはなりません。そのため、会社全体のことを把握し、会社の業務を最適化することが求められます。

会社全体を最適化しなければならないのに、上長の声が大きな部署のことばかり融通を効かせたり調整していては、総務課として合格とはいえません。社内のさまざまな部署から来る情報を客観的に分析し、常に「会社にとって何が大切か」という視点から公正に業務ができる人が求められます。

資質(3) 経営陣と社員を繋ぐ意識

これが最も難しい業務と資質だと言えますが、経営陣と社員を繋ぎ、企業運営をスムーズにする潤滑油としての意識を持てるかどうかは重要な問題です。

大きな企業になるほど、社長や幹部は「遠い存在」として、一般社員ではなかなかコミュニケーションを取る機会が得られません。「なんだか偉そうだ」と受け取られてしまったり「ワンマンっぽいから意見しても無駄かも」と、社員の不満がたまる可能性もあります。

経営陣と社員がコミュニケーションを取る場を設けたり、意見を集約して伝えられるような仕組みを作るのも、会社の目標を達成するために必要な総務課の仕事です。

総務課なくして、企業の成功はない!

総務課の役割や、日々どんな業務をしているか、また総務に向いている人にある3つの資質をご紹介しました。総務課がいるからこそ私たちの日々の仕事がスムーズになり、企業が目標を達成できるような仕事ができるのです。総務課のみなさんに感謝ですね。


大森由理

大森由理

ニーガタのオーモリ。既婚29歳の派遣事務とライター業。大学院まで運動生理学が専門、卒後は研究員として働く。キャリアに興味があり、人材紹介会社で1年営業をする。キャリア、教育、スポーツ、研究界隈が好き。近頃は「やってみるをやってみる」実行中。

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