会社で働いていると、書類の中に「社外秘」と印刷されたりスタンプが押されている書類を見かけることはないでしょうか？　今回は「社外秘」とはどのような意味なのか、またどんな情報が該当するのか。そして社外秘の文書が流出してしまうとどうなってしまうのかを解説します。

社外秘って何？　会社で守らなければならない情報の種類

まずは、会社で守らなければならない情報にはどのような種類があるのかを、解説していきます。

極秘

極秘はその名のとおり、外部に漏れてしまうと会社にとって極めて重大な損失や不利益を被ると思われる情報などが該当します。そのため、社内でも特定の担当者や一握りの役職者しかアクセスすることができない場合が多いです。

会社の決算情報や、新商品の開発に関する研究やノウハウ、財務情報や新規サービスの情報などが該当します。

秘

極秘ほどではないものの、会社にとって重大な損失や不利益を被る可能性が大きい情報と言えます。

秘の情報にアクセスできるのはそれを取り扱っている部門や部署のみで、全社的にアクセスできることは少ないでしょう。会社内の人員配置や、社内システムの設計図などが該当します。

社外秘

社外には公表したり情報を流すことはできないけれど、社内では周知されることが徹底される、あるいは許されている情報のことを「社外秘」と呼びます。

極秘や秘のカテゴリにはないけれど、社外に出すことができない情報全般のことを「社外秘」と呼称している場合もあるようです。

社内秘

社外秘と似たような言葉で「社内秘」という言葉も存在します。社内秘は「社内でも秘密」という情報であり、社外秘よりも重要度の高い情報が該当します。

社員に対して影響を与えてしまう可能性のある情報や、外部に漏れることで会社が受ける損害が大きい情報などが多く、関係者以外は触れられないようになっています。極秘や秘と同等程度の重要性があると言えるでしょう。

どれが「社外秘」？　社外秘に該当する情報の3つの条件

では一体どの情報が、「社外秘」と呼ばれるような情報に該当するのでしょうか？　情報を「社外秘」とするには3つの条件があります。

条件（1）　秘密管理性がある

社外秘の会社の情報は、その名のとおり社外に漏らすことができない情報です。したがって、外部に漏れることがないよう管理をされなければなりません。

社外秘の情報に該当する書類やデータなどは、鍵のかかるロッカーや、パスワードのかかる媒体などに保管して、常に管理を担当している人がいてその人の許可があって初めて閲覧ができるのです。

条件（2）　有用性がある

有用性というのは、社会にとって役に立ったり価値がある情報のことです。新しいサービスや新商品、あるいはそれらに付随する独自の技術や研究結果などが該当します。経営上での戦略に関わってくる情報なので、情報資産とも言えるでしょう。資産である情報を、産業スパイによって盗み出されてしまっては会社にとって大きな損害です。

ただ、前述した秘密性と違い、時間の経過によっては社外秘の情報ではなくなることもあります。新しいサービスや技術だから情報としての価値があるのであって、50年後にもこの情報が同じくらいの価値があるかと言われると、価値が下がっている可能性もあるでしょう。価値が下がったら「社外秘」としては取り扱われなくなるかもしれません。

条件（3）　非公知性・非公然性がある

公然と知られていないという意味の「非公知性」があることが、社外秘の情報であるという条件の中でも重要なポイントになります。前述したような「秘密性」や「有用性」を満たしてたとしても、すでに公然と知られていて社会一般の人が認知しているようなことは、機密情報とは言えないでしょう。

会社の経営戦略、営業や販売ノウハウ、社員の給与体系や人事評価制度などが機密事項に当たるでしょう。

社外秘の情報が流出したらどうなる？

不正競争防止法に抵触する可能性

「不正競争防止法」とは、企業が持つ「営業秘密」情報が不正に持ち出されるなどの被害にあった場合に、民事上・刑事上の措置をとることができる決まりのことを指しています。「営業秘密」とは下記の通り定義されています。

秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう。

前述した「秘密管理性」「有用性」「非公知性」の3つにあてはまる情報はこの「営業秘密」に該当しており、競合他社などにこれらの情報が流れてしまうと、不正競争防止法に抵触してしまうかもしれないのです。

技術や戦略が流出してしまう

せっかく自社で研究・開発を進めた新商品や新サービスの情報が外部に漏れてしまったらどうなるでしょうか？　新しい技術や製品で利益を上げようとしていたのに、他社にそれらの技術や製品を真似されてしまう可能性もあり、損害を被ることになります。

新商品やサービスの開発・研究には会社の費用が先行投資というかたちで使われているわけですから、自社で得た技術や研究結果の取り扱いには慎重にならなければなりません。

会社としての信用がなくなる

「あそこは自社の情報をきちんと管理できていない会社だ」と判断されてしまい、ビジネスチャンスを失ってしまう可能性もあります。特に企業間での取引においては、さまざまな情報が交換されています。自社の不注意で取引情報が漏洩されてしまうと、取引先からの信用がなくなり、取引を継続することが難しくなるでしょう。

当然のことかもしれませんが、会社を守るために、機密情報は慎重に扱わなければならないのです。

仕事に関わる情報はしっかり管理して、自社も取引先も発展させていく

「社外秘」とはどのような意味なのか、またどんな情報が該当するのか。そして社外秘の文書が流出してしまうとどうなってしまうのか解説しました。仕事に関わる情報をきちんと管理することで、自社や取引先を発展させていきましょう！