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20代必見!上司への相談をスムーズに進める方法

 2018年1月7日  Posted by  編集部

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仕事上、悩み事や問題が発生することは少なくありません。1人では解決できず、上司に相談しなければならない場合もあるでしょう。

今回は、そんな「上司への相談」をスムーズに進める方法をご紹介します。

①相談しやすい環境や関係性をつくっておく

上司へ相談する際は、まず「環境の整備」から始めなければいけません。どんな些細な事であっても、上司との関係が良くないと「そもそも相談に乗ってくれないのでは…」と考えてしまいますよね。

上司の意見にしっかりと耳を傾ける

会社という組織における人間関係は、「上司が仕事を依頼→部下が引き受ける」、「上司が説明する→部下が聞く」といったように、基本的に「上司が渡す→部下が受ける」という形になっています。上司との関係を円滑にするためには、そのやりとりの中で出来るだけ「素直」である必要があります。上司からのアドバイスが仮に説教のように感じられても、自分のことを思ってくれているのだと考えてしっかりと耳を傾け、積極的に信頼関係を築くようにしましょう。

また、普段から仕事以外の話題で会話をすることにより、上司から「話しやすい部下」と思われることも重要です。そうすることで「上司から良い印象を持たれている」という実感を持つことができ、相談したいときにコミュニケーションが取りやすくなります。

先輩から上司の情報を集める

上司にも様々なタイプがいます。人によっておせっかいだったり、逆にあまり部下のことに興味がないこともあるでしょう。それらの情報は、自分より少しでも会社にいる時間が長い先輩が知っていることが多いのではないでしょうか。「相談に乗ってくれそうな上司は誰か」、「どんな時なら相談しても大丈夫なのか」などの情報を先輩から集めておくと、スムーズに相談に繋ぐことができるでしょう。

②伝える内容と順番を整理しておく

まずは相談であることを明確に

上司に相談をする際は、まず「何の要件なのか」を伝えることが重要です。そのために、伝える内容と順番を事前に整理しておきましょう。報告なのか、連絡なのか、相談なのかが分からないと話しかけられた上司も困惑してしまいますから、「自分は悩み・問題を抱えており、それをあなたに解決してほしい」という意思を最優先で伝えることが重要です。

「どうなればゴールなのか」を伝える

「話し始めたのはいいけど、途中で自分でも相談内容がよく分からなくなってしまった」…ということが起こらないように、事前に「どうなればゴールなのか」を考えておきましょう。どんな問題が発生して、どういう状態になれば解決なのかをきちんと伝えることができれば、上司も解決方法が提案しやすくなります。

例えば、あなたが「気難しいクライアントがいて、コミュニケーションが上手くいかない」という悩みを持っているとします。最終的にコミュニケーションを上手くいかせることがゴールなのであれば、上司の社会人としての経験を聞き、役立たせることができるかもしれません。しかし「できるならこのクライアントと関わりたくない」というのが理想なのであれば、担当の変更やクライアントとの関係を見直す方向に話を進めたほうが良いでしょう。

③タイミングを考える

あなたが上司に相談する時、上司はあなたのために時間を費やしているということを忘れてはいけません。上司も自分の仕事があるので、対面や電話で相談する際にはタイミングを考える必要があります。

テキストでの相談を視野に入れる

「どのようなタイミングが良いのか」を考える前に、まずはタイミングに依存しない相談方法があることを思い出してください。それはメールやLINEなどの「テキストでの相談」です。電話や対面では上司と自分の時間が同時に進行することになるのでタイミングを伺う必要がありますが、テキストであれば双方の都合が良い時に会話を進める事ができます。つまり、自動的に「お手すきの時に」相談することができるのです。

ただし、「解決しないと業務が進まないので、すぐに対処してほしい」という場合は遠慮なく最速の方法で相談しましょう。部下のミスは上司にとってもデメリットですから、放置して問題が発生してしまうような場合はリスクを取ってまでテキストにこだわる必要はありません。

確実なのは対面での相談、ただしアポイントメントを

テキストでの相談は上司の時間を半強制的に奪う事はありませんが、「確実な状況が伝わりづらい」「時間がかかる」などのデメリットがあります。ですから、自分の感情や重要度なども含めて短時間で伝えたい場合は「対面での相談」をしたほうが良いことになります。

しかし、上司に「今は忙しいんだよな…」や「大きな商談の前で、それどころじゃないんだよな…」などと思われないように、上司のスケジュールを把握しておく必要があります。そのためには事前にアポイントメントを取ることが理想的です。アポイントメントを取る際はメールなどのテキストで、相談したい時間・場所、そして簡単な相談内容を提示しましょう。

 

いかがでしたでしょうか。上司であれ先輩であれ、目上の人に相談することは勇気が必要ですよね。しかし、1人で抱え込んだり独断で行動したりすることは精神的に良いとは言えませんし、ミスの原因にもなります。少しでも悩みごとがあれば、上記を参考にして、まずは相談することを考えてください。


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