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選考辞退の連絡はメールでOK?そのメリットやデメリットなど、ポイントなどをまとめました。

 2018年1月16日  Posted by  編集部

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実は、労働契約は入社時点ではなく内定通知書をもらった時点で発生しています。では、労働契約を一方的に解約することはできるのでしょうか? 民法627条によると、応募者からの内定・選考辞退は基本的に自由であり、かつ、内定・選考辞退の方法についても特に限定されていません。

また、選考辞退は採用活動において、そう珍しいことではないため、企業の人事担当者なども、その方法に特段こだわりのある人は多くないようです。

しかし、そうは言っても、一回約束した選考を辞退するのは失礼ではありますから、お断りする場合は、きちんとマナーを守りましょう。

ここでは、メールで選考辞退をする場合の、メリット・デメリットや、そのポイント、注意事項などを書いていきます。

メールで選考辞退をするメリット・デメリット

メリット

・選考辞退をした証拠が残る

仮に電話や口頭で選考辞退を通告した場合、下手をすると後々、言った言わないの水掛け論になってしまう危険性があります。

ところが選考辞退をメールで行えば、選考辞退をした記録が電子データとして残りますので、そのような水掛け論を防止する効果が期待できます。そういう意味では、採用担当者にとっても安心なのがメールによる選考辞退といえるでしょう。

・忙しい人事担当者を電話や口頭での説明で拘束しないですむ

採用が活発になる時期は、採用担当者は面接や選考に忙殺されている企業も多いと思われます。そんな中、電話や直接訪問をしてしまうと、ただでさえ少ない時間を奪ってしまうことになりかねません。

上にも書いたように、内定辞退や選考辞退はこのご時世において、そう珍しいことではありません。変な遠慮はせずに、採用担当者を拘束しない、メールで辞退というやり方はお互いのためにも良い方法と言えるでしょう。

デメリット

中には、選考の辞退のような重要な話をメールでするのは礼を失している、と、捉える企業の人事担当者などもいるかもしれません。上にも書いてきたように、メールで選考辞退する方が、合理的なようにも思えますが、大事なことだからこそ、直接あるいは、電話という方法が望ましいという考え方です。

このように、マナーの形は企業ごと、あるいは個人ごとに存在していますから、相手に応じて臨機応変に選考辞退の方法を使い分けることなども必要になってくるかもしれません。辞退する企業に、禍根を残してもいいことはありませんから。

メールで選考辞退をする際のポイント

送信する時間帯

メールですから、基本的には深夜でも早朝でもどんな時間帯に送っても問題はありません。時間帯よりも、気にすべきなのは、辞退の意思が固まったら、可及的速やかにメールを送る、ということです。

意思が決まっているのに、モタモタと連絡をしない方が、企業の採用担当者としては次のスケジュールの関係から迷惑になってしまいます。

選考辞退は面接の何日前までにするのが適当か

上にも書いた通り、選考辞退する気持ちが固まったのならば、すぐにその旨を採用担当者宛てに連絡しましょう。選考辞退はそう珍しいことでもないので、採用担当者は慣れています。しかしさすがに、前日や当日のキャンセルになりますと、かなり迷惑ですし、担当者の気分を大いに害するでしょう。担当者はその時間を空けて待ってくれているわけですから。

ですから、もし可能ならば、スケジュール調整などの関係から、面接の3日前くらいには辞退の連絡を入れたいものです。

ここで注意すべきなのが、時間帯です。上ではメールなのでどの時間帯に送っても構わないと書いていますが、夜中や深夜など、既に終業している時間帯に送ったメールを1日としてカウントしてはいけません。採用担当者がそのメールを見るのは翌朝になるからです。

日中営業時間帯に送ったメールならば、そこを1日とカウントしても差し支えないと思いますので、なるべく昼間に送った方がいいでしょう。

何度も言いますが、選考辞退の旨を連絡するなら早い方が採用担当者は助かります。とにかく選考を続ける気がないと確定したのなら可及的速やかに辞退の連絡をする、ということは肝に銘じておいてください。

メールで選考辞退する場合のケース別対処法

そもそもメールで連絡してもいい?

上述したように、メールで連絡することは何の問題もありません。むしろメールの方が選考辞退したことの証跡が残り、かつ採用担当者の時間を奪うこともないので、望ましいと考えるフシもあります。

ですから昨今は、メールの選考辞退の方がありがたい、と考える採用担当も多くなってきたのではないでしょうか。

面接の選考辞退メールを送ったのに当日まで返信がない

可能性は低いですが、何かのトラブルでメールが届いていないということは考えられます。また、先方のメールソフトなどの設定次第では、あなたのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性なども否定できません。そして、単に、採用担当者が返信をしていないケースなども考えられます。

ということで、返信がないことの原因を特定するのはその状態ではできかねます。一両日待っても、メールの返信が来ないなどの事態になったら、そういう場合はもういっそ、電話で確認してみるのをオススメします。

メールで連絡するというのは何も、電話を使ってはいけないということではないので、それぞれの利点を用いて補完し合いましょう。

選考辞退メールの返信への対処法は?

あなたの送った選考辞退のメールに対して、返信が来た場合の対処法です。

普通に、「ご連絡ありがとうございます。今後のご活躍を祈念いたします」というテイストの返信ならば、特にそれ以上の返信は先方も望んではいませんので、返信しなくてもよいでしょう。これに返信すると少し先方にくどいと思われてしまうかもしれませんから、むしろメールはここで終わるべきとも考えられます。

しかし採用担当者が、「選考辞退の理由」を聞いてきた場合の対処法が肝心です。先方としては、採用担当として、なぜ辞退したのか、その理由は当然に知りたいでしょうから、ここは正直に教えてあげればいいと思います。

より魅力的な企業に志向が移ってしまったのか。あるいは、何かその企業を辞退する、ネガティブな理由などある場合は言いづらいでしょうが、敢えて教えてあげるのは親切でしょう。採用担当としてはその点を改善できるからです。ぜひ教えてあげて欲しいと思います。

メールでの選考辞退は真摯に、誠実に、行おう

メールにおける選考辞退についてそのメリット・デメリットや辞退のポイント、ケース別の対処法などについてまとめてきました。

これらに通底するテーマとしては「企業の採用担当に真摯に誠実に、社会人らしく接する」ということに他なりません。一度約束した選考を反故にするわけですから、先方に対して失礼であることに変わりはありません。

ですから、そんな迷惑をかけた相手に対してはきちんと誠実に対応し、先の失礼を少しでもリカバリーする努力をしましょう。

そのように礼を失しない行動を取るように気を付ければ、自然と、速やかに連絡をすることですとか、先方から返信がない場合は電話で確認することですとか、あるいは、選考辞退の理由を正直に告白することですとかの対応ができてくるはずだと思います。

自分がされて嬉しいことをする、あるいはされたら嫌なことはしないことを徹底したいものです。


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