就職活動が進んでくると、複数の企業と選考の約束をします。その途中で、第一志望の企業から内定が出ることや、選考中に違和感を覚えることもあり、選考を辞退することになるケースもあるでしょう。もし選考を辞退する意思が固まったら、その旨を採用担当者に連絡して選考をキャンセルしなければなりません。

その連絡を電話でする際のメリット・デメリット、注意点などについてご紹介します。

選考辞退は電話とメール、どちらがいい？

スピードを重視する点では電話が効果的

選考辞退は電話でもメールでもどちらでも構いませんが、ポイントは選考辞退する決意が固まったら、それをできるかぎり早く先方に連絡しなければいけないということです。

電話ならばすぐに先方にその旨を伝え、伝わったことも確認できます。また、声音などで申し訳ないという感情を込めて選考辞退の意思を告げられるのも、電話の利点でしょう。

エビデンスを残すためにはメールが効果的

ただし電話はあくまで口頭での約束ですから、選考辞退をした証拠が残りません。後々、選考辞退をしたかどうかあやふやになってしまう危険性もあります。

そうした意味では、電話で伝えたあとにメールを送っておくと、確実に辞退を伝えることができ、リスクヘッジにもつながります。

どちらを選ぶかは採用担当者も見て判断しよう

また、電話は採用担当者の時間を拘束してしまいます。採用活動が本格化している忙しい時期に、たとえ数分の電話でも好ましく思わない採用担当者がいるかもしれません。

選考辞退は珍しいことではないので、採用担当者としては「メールで連絡してくれれば構わない」と考えている場合もあります。

採用担当者のパーソナリティや忙しさなどの要件にあわせて臨機応変に対応するのがもっともよいでしょう。

したがって、採用担当者や自身のスケジュールをあわせ、そのときに応じた方法で辞退を伝えてください。

面接前日・当日の連絡はメールと電話

選考面接の前日や当日など、緊急を要する際は両方で連絡しましょう。

電話だと忙しい採用担当者がつかまらず連絡ができないことがありますし、メールだと確認されていないとき結局伝えないことと同様の結果になってしまいます。

ただし、前日や当日のキャンセルは大変に失礼な行為なので極力しないように努力することはいうまでもありません。

電話で選考辞退をする際のポイント

選考辞退の連絡を電話でする時のポイントと注意点についてまとめます。

 

電話をかける時間帯に留意する

電話のデメリットは採用担当者の時間を拘束してしまうことです。忙しい時間帯に電話で時間を拘束されると、ストレスを感じさせてしまうことを覚えておきましょう。

言うまでもありませんが、勤務時間ではない早朝や深夜は控えましょう。また、前日のタスクを確認している午前中や、昼ご飯を食べている休み時間なども避けるべきです。比較的落ち着いてデスクワークができる時間帯や、面接対応がない時間帯など、その会社のスケジュールを想像できる範囲内で失礼のない時間帯に連絡しましょう。

周囲の環境に注意する

電話をする際には、周囲の環境に注意しましょう。あなたの周囲がざわついている場合、あなたの声が採用担当者に聞き取りづらいかもしれません。

そして相手側の周囲の環境にも留意したいものです。電話に出た採用担当者から忙しそうな様子を感じたなら、要件だけ手短に伝えて、メールで補足するべきでしょう。

相手が電話に出た際に、「今お電話、よろしいですか？」と一声かけると相手の状況を教えてもらえますから、このフレーズは使うように心掛けてください。相手もあなたからの気遣いを感じるはずです。

電話で選考辞退を連絡する際の流れ

STEP1:電話をかける

電話は採用担当部門宛ての電話番号にかけましょう。企業によっては人事部や総務部、採用担当などさまざまな部門名があります。

選考途中にもらったレジュメや名刺などを確認し、当該部門にかけましょう。

STEP2:電話を取り次いでもらう

先方が電話に出たら、採用担当者の名前を告げ、電話を取り次いでもらってください。この際に、採用担当者の名前を間違えたりしないように、読みが分からない名前は、名刺やレジュメなど見て、読み方を確認しておくのを忘れないようにしてください。

STEP3:先方が電話をできる状態かどうか確認する

採用担当者が電話に出たら「御社に選考のお約束を頂戴しています、○○と申します。今、お電話、大丈夫でしょうか？」と一言気遣いの言葉を添えましょう。

これは選考辞退連絡だけではなく、電話をかける際のマナーとしてあらゆるシチュエーションに応用可能です。

ここで「今忙しくて電話していられない」と言われたら、「それではこの後、メールでご連絡させていただきますので、ご確認をよろしくお願いいたします」と言って電話を切ってください。

STEP4:選考を辞退させていただく旨を伝える

電話をしていても大丈夫という返答ならば、「選考のお約束を頂戴していながら大変恐縮ではありますが、辞退させていただきたくお電話させていただいております」と、端的に伝えましょう。

採用担当者は残念には思うかもしれませんが、選考辞退は珍しいことではないので、それほど驚くことはないでしょう。

ここで採用担当者から、「差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか？」と聞かれることもあるかもしれません。答える義務はないですが、差し支えなければ理由を伝えると良いでしょう。

辞退するとしても、あなたが一時は入社したいと考えた会社であり、そこまで時間を割いてくださった採用担当者に対して今後の採用につながる情報を提供するのはある種の配慮と言えます。

STEP5:電話を切る際にも謝罪する

話が終わりましたら電話を切ります。その際に、「お忙しい中、お時間割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事で大変申し訳ございません。それでは失礼いたします」と再度謝罪を伝えるとよいでしょう。
また、先方が電話を切るまではこちらからは切らないで待つのが電話のマナーです。

採用担当者に失礼のない辞退を心がけましょう

電話で選考辞退する場合の注意点や留意点などをまとめました。連絡手法も大切ですが、選考辞退する意思が固まったらすぐに採用担当者に連絡することを心がけてください。

採用担当者はあなたと社内の関係者全員のスケジュールを確認し、調整をしています。そのことに対する感謝の気持ちを忘れず、担当者が今までかけた時間が結果につながらないことに対してお詫びをしましょう。

選考を辞退する会社でも迷惑をかけず、礼を尽くす。こういった心がけを忘れないことで、あなたの今後のキャリアはより良いものとなっていくはずです。選考辞退も気を抜かず、丁寧に対応しましょう。