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選考辞退メールはどう書けばいい?件名・署名・本文それぞれの例文も紹介!

 2018年1月16日  Posted by  編集部


選考辞退はメールで行う場合が多いかと思われますが、書き方に悩んでしまうという方もいるのではないでしょうか。今回は選考辞退メールの書き方のポイントや、失礼にならない例文をご紹介します。

1.選考辞退メールの書き方3つのポイント

ポイント1:件名で辞退がわかるようにする

まず考えなければならない「メールの件名」は、一般的なビジネスメールのマナーに沿います。

「面接辞退のお願い」といったように、件名を見ただけで「選考辞退」であることが分かるようなものにしましょう。また、一目見ただけで伝わるように簡潔なものにすることも重要です。さらにその後に続いて、氏名を記載したほうがよい場合もあります。

ポイント2:好意に反したことへの謝罪をする

本文の書き始めは、辞退する旨を一言記載したあとに「先方の好意に反した」ことについての謝罪文を書きましょう。企業は、あなたを選考するために面接の日程を調整するなどのコストをかけています。それだけ期待されていたということなので、謝罪の意がきちんと伝わるような文面にしましょう。

ポイント3:辞退の許諾をお願いする

メールの最後は、選考辞退の許諾をお願いする文面にしましょう。とにかく「選考を辞退する」ということを伝えることが重要ですので、辞退の「理由」を詳細に書く必要はありません。理由については、「諸事情」や「一身上の都合」などとしておくだけで良いでしょう。

また、選考辞退の方法や対応に関してはこちらの記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください!
(参考:「選考辞退の理由」って書いた方がいいの?聞かれた場合の伝え方も伝授!
(参考:選考辞退は電話でするべき?電話での選考辞退の注意点とマナーなどについてまとめました。

2.選考辞退メールの件名・宛名・署名の書き方

件名と宛名、署名はビジネスメールのマナーに沿って記載

先に述べた通り、件名は簡潔に目的が伝わるようなものにする必要があります。また宛名・署名についてもビジネスマナーを守ったものにしましょう。

【件名の例】
・選考辞退のお願い(田中健志)
・選考辞退のお詫び

メールの本文では、まず宛名を記載します。宛名は「先方の組織名」「所属部署(多くは「人事部」)」「名前」という順番で、それぞれ改行して書くと分かりやすいでしょう。

【宛名の例】
B株式会社
人事部
山田 太郎様

宛名の後にも氏名を述べますが、一般的なビジネスメールでは本文の後にも「署名」を記載します。署名には、自分がどこの誰であるかが分かるような情報を記載するようにしましょう。なお、転職活動における自分の署名には、現在の会社名や部署、役職などは記載しないことが一般的です。

【署名の例】
**************************
田中 健志
〒xxx-xxxx
xx県xx市xx
電話:123-4567-8901
Eメール:xxxx@xxxx
**************************

また基本的なビジネスメールの書き方については、別記事でも例をご紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。
(参考:【例文・テンプレートあり】転職でのメールのやり取りのマナー
(参考:【ビジネスマナーの基礎】メールの書き方を3つのポイントでマスター

 

3.選考辞退メールの本文例

ここまで選考辞退メールの部分ごとの書き方を確認してきました。では、件名・本文・署名など全てを含めた具体例はどのようになるのでしょうか。

【件名】
選考辞退のお願い(A大学・田中健志)

【本文】
B株式会社
人事部
山田 太郎様
いつもお世話になっております。
田中健志と申します。次回選考についてのお知らせをいただき、誠にありがとうございました。

大変心苦しいのですが、一身上の都合により次回の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただき選考していただいたにも関わらず、
このようなお返事になってしまい大変申し訳ございません。
まことに身勝手ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

**************************
A大学
X学部 Y学科
田中 健志
〒xxx-xxxx
xx県xx市xx
電話:123-4567-8901
Eメール:xxxx@xxxx
**************************

こちらの文例は、新卒の就職活動における例文となります。大学名、学部の記載を忘れずに行いましょう。

【件名】
選考辞退のお詫び

【本文】
B株式会社
人事部
山田 太郎様お世話になっております。
X月X日X時より面接のお時間をいただいております、田中健志と申します。

標記の件ですが、諸事情により面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
選考に際してお手間をおかけいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、メールでの連絡となりましたことをご容赦ください。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

**************************
田中 健志
〒xxx-xxxx
xx県xx市xx
電話:123-4567-8901
Eメール:xxxx@xxxx
**************************

こちらは、中途採用で他社への内定が決まった場合を想定した例文です。このような場合であっても、辞退することに変わりはないので必ずしも理由を正確に書く必要はありません。

 

今回は「選考結果が出た後の辞退メール」をご紹介しましたが、企業としては辞退の連絡はなるべく早い方が助かります。合否連絡の有無に関わらず、辞退の意思が固まった時点で連絡をするとより良いでしょう。


Rebe career 編集部

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