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「選考辞退の理由」って書いた方がいいの?聞かれた場合の伝え方も伝授!

 2021年7月22日  Posted by  編集部

ジョブ
						トラ20s

選考の辞退をしたいと考えた時、「理由はどう伝えよう?」と悩んでしまう事があると思います。メールや電話での選考辞退において、そもそも「辞退理由」は伝えるべきなのでしょうか?

1.選考辞退のメール、理由は書くべき?

「メールで選考を辞退したいが、理由をどう表記すればいいか分からない」という方は少なくないでしょう。しかしそもそも、辞退の理由は書いたほうがいいものなのでしょうか?

辞退の理由は書かなくてもOK

実は、選考辞退メールにおいて辞退の理由を書く必要は、全くと言っていいほどありません。どんな理由であれ「選考を辞退する」ことには変わりありませんし、そのあとの選考の調整に影響することはないからです。

選考を辞退するという意思が伝わればそれでよいので、選考辞退メールには詳細な理由は書かず「諸事情により」や「一身上の都合により」などと記載するだけで全く問題ありません。内定を辞退するわけではなく次の選考を辞退するだけですので、引き止められることもほとんどないと言ってよいでしょう。

また、メールにおいては辞退の理由を「諸事情」などとした際であっても「諸事情とは何か?」を聞かれることはほとんどありません。

電話の場合は聞かれることがある

ただし、電話で選考辞退を申し出た場合は口頭で簡単に「何かありましたか?」と聞かれることがあります。その場合であっても理由を詳細に伝える必要はなく、「お伝えできません」などと答えるだけで問題はありません。

2.電話で選考辞退の理由を聞かれた場合の伝え方

内定辞退ではなく選考を辞退するだけとは言っても、企業によっては具体的な理由を聞くところがあるかもしれません。また、あなたが電話で辞退を申し出た際はメールの場合よりも聞かれる可能性が高くなることが考えられます。そんな時、どんな内容をどのように伝えれば良いのでしょうか。

選考辞退理由の例

・他社で内定が出た
実際にもっとも可能性が高い辞退理由は、「他社で内定が出た」というものかと思います。採用側からすると「よくある事」ですし、辞退の理由として正当なので失礼にあたるものではありません。

・条件が合わない
休暇や待遇について、希望の条件と合わないという理由で選考辞退を考えることもあるでしょう。求人情報からは分からなかった詳細の条件が面談などによって発覚し、それが自分に合わないという理由であれば問題ありません。今後の採用において役立つ情報でもあるので、正直に伝えても問題ないかと思われます。

・応募先企業で良くない話を聞き、辞退したい
知人などから、応募先企業についての良くない話を聞いたので辞退したいと考えている方もいるかもしれません。しかし人事担当者もその企業で働いているわけなので、この理由を正直に伝えると不快に思われる恐れがあります。この場合は、「他社で内定が出た」などの穏便な理由で辞退するとしておくと無難です。

・転職をするのをやめた
転職活動をしているうちに、「転職しなくても良いかもしれない」と思う場合もありますよね。この場合は正当な理由ですので、正直に伝えても失礼に当たることはありません。「改めて考えた結果、現在の企業での勤務を続けるという決心をいたしました」などと伝えるとよいでしょう。

3.メールで選考辞退の理由を伝える場合のポイントと例文

選考辞退のメールは「選考辞退」の旨を伝えることが目的ですが、あくまでビジネスメールのひとつです。辞退の旨・辞退の理由だけでなく、選考のお礼とお詫びも同時に伝えるようにしましょう。

選考にはコストがかかっていることを忘れずに

書類選考や面接は、企業の将来のために人事担当者・採用担当者が多大な時間や労力などのコストをかけたものです。売り手市場ではありますが、自分のために次の選考のお知らせをしてくれたことには感謝をしなければなりません。選考辞退のメールには「次回選考についてのお知らせをいただき、誠にありがとうございました」などの文面を添え、選考のお礼を伝えるようにしましょう。

「先方の好意に反した」ことへのお詫び

本文の書き始めは、改めて辞退する旨を一言記載したあとに「先方の好意に反した」ことについての謝罪文を書きましょう。次回選考のお知らせをするということは、企業は応募者に期待していたということです。その好意に反してしまったわけですので、謝罪の文章は添えた方がよいでしょう。

選考を辞退する、という必要最低限の連絡だけでなく、「貴重なお時間をいただき選考していただいたにも関わらず、このようなお返事になってしまい大変申し訳ございません」や「選考に際してお手間をおかけいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません」などといったお詫びをしっかり添えることにより、選考辞退メールの印象は格段に良くなります。

コピペで使える「選考辞退メール」の例文

【新卒就活/書類選考段階での選考辞退の場合】

件名:書類選考辞退のお願い

◯◯会社

人事部 ◯◯様

○○○○(氏名)と申します。
いつもお世話になっております。

書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
諸般の事情により、大変心苦しいのですが
今後の選考を辞退させて頂きたいと思います。

貴重なお時間を選考のために頂いたにもかかわらず、
辞退させていただくことを、大変申し訳なく思っております。
何卒ご容赦いただきたく、お願い申しあげます。

最後になりますが、貴社のさらなるご発展と、
社員皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名(大学名/学部/氏名)

【転職/内定辞退の場合】

件名:貴社内定辞退のお詫び

◯◯会社

人事部 ◯◯様

この度内定を頂きました○○○○(氏名)と申します。
先日は、内定のご連絡を頂き心より御礼申し上げます。

大変光栄なことなのですが、一身上の都合により内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

採用担当の○○様をはじめ、貴社の皆様にお世話になったにもかかわらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。

末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名(氏名)

 

ポイントは選考段階に応じて時間をかけていただいた採用担当者に対しての気持ちを丁寧に伝えることです。

基本的に選考の辞退において理由をしっかり伝える必要はありませんが、「お礼とお詫び」を一緒に伝えることを忘れないようにしましょう。ビジネス上、「何かを辞退する」という事はよくあります。社会人経験の一環だと考え、失礼のない伝え方を心がけましょう。


ジョブトラ20s

Rebe career 編集部

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