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【例文・テンプレートあり】転職でのメールのやり取りのマナー

 2018年2月14日  Posted by  編集部


メールは対面と違って相手の顔が見えないからこそ、敬語や謙譲語の使い分け、一文に「(〜させて)いただきます」を何度も使わないなど、最低限のビジネスマナーはわきまえておきたいところです。

転職活動でのメールの基本マナー

選考フローの際に必ず生じるのが、転職先とのメールのやりとり。面接の日程を決める面接日程メールや入社日の日程調整など、オンライン上でのコミュニケーションが増えるものです。そこでまずは、基本的なメールのマナーをおさらいしておきましょう。

返信は24時間以内

メールは必ず24時間以内に返信しましょう。もし返信が夜0時をまわってしまった場合は、「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるだけで印象は良くなるものです。

ちなみに、社会人1年目の新卒が、会社の先輩から教わるビジネスメールマナーのひとつに『即レス』というものが挙げられます。やりとりを長引かせずに済むので、ほかの応募者との日程調整もスムーズになるのです。

署名を忘れない

署名とは、電子メールの末尾に記される、送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたものを言います。ビジネスメールを送る際は、必ずこの署名が入っているかどうかを確認しましょう。

また、本文との区切りがひと目でわかるように「ー」「=」などのシンプルな記号を使うと、読み手への配慮が感じられ好印象です。

「Re:」は残して返信する

転職先との件名についている「Re:」は、消さずにそのまま返信しましょう。「Re:」を消してしまう人もいるかもしれませんが、残して返信するとメールを受け取った相手は用件をひと目で判断できます。

企業では、1日に何百件ものメールを受信するので埋もれてしまう可能性があるほか、過去の履歴を遡らなくてはならず手間がかかるのです。

ケース別・メール返信の例文

面接日程が提示された日程でOKの場合

件名:Re:面接のご案内

◯◯◯◯株式会社
人事部長 ◯◯◯◯様

お世話になっております。◯◯◯◯と申します。
このたびは、面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

それでは、ご指示いただきました、

・日時:◯月◯日 16:00〜
・場所:◯◯◯◯株式会社△△△△ビル◯階

上記の日時と時間に貴社に伺わせていただきます。
お忙しい中、日程調整していただきまして誠にありがとうございます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

=======================

◯◯◯◯(氏名)

携帯番号:@@@-@@@@-@@@

メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com

=======================

提示された日程がNGの場合

件名:Re:面接のご案内

◯◯◯◯株式会社
人事部長 ◯◯◯◯様

お世話になっております。◯◯◯◯と申します。
このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり誠にありがとうございます。

ご連絡頂きました面接日程につきまして、あいにく在籍中の会社の研修と日程が重なってしまったため、下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。

・10月17日(火)15:00以降
・10月18日(水)10:00~12:00
・10月19日(木)終日
・10月20日(金)14:00~18:00

大変恐縮ですが、上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。

もしご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでご教示いただけますと幸いです。ご多用のことと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

=======================

◯◯◯◯(氏名)

携帯番号:@@@-@@@@-@@@

メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com

=======================

書類を提出する場合

件名:応募書類の送付

◯◯◯◯株式会社
人事部長 ◯◯◯◯様

はじめまして。◯◯◯◯と申します。
△△△△で御社の求人情報を拝見し、これまでの営業経験を新商品の販促に活かせるのではと思い、◯◯◯職に応募したくご連絡を差し上げました。

・履歴書
・職務経歴書

上記2点をPDFファイルにて添付しておりますので、ご査収の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。

応募書類には念のため(@@@@)でパスワードを設定しております。お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

転職活動のメールのNGポイント

会社アドレス、フリーメール、キラキラアドレスを使う

この中でも特にNGなのが、会社アドレスを使うことです。会社によって管理されているので、転職活動をしていることが上司にバレてしまう可能性があります。私的に使うことにより転職先から「会社の規則を守れない人」と思われてしまうことも。

改行や段落分けが適切でなく読みづらい

2〜3行で改行すると読みやすくなります。文章がダラダラ続いていると、それだけで読む気が失せてしまうでしょう。業務の合間を縫ってメールを読んでくれている相手への配慮を忘れず、「いかに相手にストレスを与えずに済むか」「どうすれば無駄な労力を使わせずに済むか」を考えましょう。

相手を思いやる気持ちが大切

電話と違ってメールは、自分のタイミングで自由に送ることができる便利なツールです。だからこそ、相手の都合や状況を考えたりきめ細やかな心配りが大切なのではないでしょうか。


watanabe

会社員を辞めてフリーランスとして記事を書いたり写真を撮ったりしています。美容、農業、インバウンド、取材記事などさまざまなジャンルの記事を書いています。

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