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【ビジネスマナーの基礎】メールの書き方を3つのポイントでマスター

 2018年2月9日  Posted by  編集部

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ビジネスシーンで使用頻度の高いメール。
新卒・若手社員の場合、普段の友人とのコミュニケーションでも使用しているからと安心してしまいがちです。しかし、社会人には社会人のマナーがあるため、理解していないと恥ずかしい思いをしてしまうかもしれません。

そこで、今回はビジネスマナーとして押さえておきたいメールの書き方をご紹介します。

書き方のポイント(1)件名は本文の要約

メールは、件名・宛名・本文の3点で構成されています。
それぞれに注意するべきポイントがあるので、順番に確認していきましょう。

件名だけで内容がわかるようにする

メールの件名は、本文の要約となるように工夫して付けます。「お世話になっております」や「かしこまりました」などを件名としてしまう場合、内容がわからずに開封されにくくなってしまうためです。

件名である程度は内容を把握できるようにしておくと、受け取った側もすぐに確認ができます。また、件名に送信主の名前や社名などを添えておくと、後からの検索にも対応できるので親切です。

強調する場合には、【】や《》を利用する

確認を急いでいる・緊急性の高いメールなどには、【】《》などで強調する記号を添えます。

・【ご連絡】2月14日 打ち合わせ場所変更のご共有(株式会社〇〇 五十嵐)
・《ご確認》週次報告のご連絡をお願いいたします(経理部 佐々木)

など、強調する言葉と共に、内容や送信主がわかるような件名を付けると良いでしょう。

相手に命令や催促をする書き方はNG

緊急を要する場合、つい相手に催促をするような書き方をしてしまいがちです。しかし、書き方によっては失礼な印象を与えてしまうため、柔らかくなるように工夫をする必要があります。

緊急性の高いメールに対しては「大変お手数ですが」「お忙しいところ恐縮ですが」など、包み込むような表現を使って丁寧さを心がけるようにしましょう。

書き方のポイント(2)宛名は敬称に注意

次に、メールの冒頭にあたる宛名の書き方を解説します。役職の表記・複数名への送信など、意外と迷いやすいポイントに絞って見ていきましょう。

役職がある場合は、氏名の前に記載する

宛名は、本文の1行目に相手の社名・2行目に部署名・3行目に肩書きや氏名を書きます。役職がある場合は、氏名の前に記載します。

例)
〇〇株式会社
◇◇部
部長 鈴木様

複数名に送る場合は「各位」を表記

複数名に同様のメールを送信する際は、皆様方を意味する「各位」を付けます。

例)
〇〇株式会社
◇◇部 各位

また、個人名がわからず団体宛に送信する場合には、「御中」を付けます。

例)
〇〇株式会社
◇◇部 御中

間違いやすい敬称の使い方を確認

メールの宛名を記載する際、多くの場合は「様」を記載します。しかし、場合によっては「御中」や「各位」などと記載する場合もあります。間違えやすいこれらの違いを整理しておきましょう。

■「様」は一般的なビジネスメールに使用

もっとも使用頻度の高い敬称は「様」です。個人に対してメールを送信する際には、基本的に「様」を記載します。ただし、役職が付いている場合には、二重敬語にあたるため「様」は付けません。

「御中」は組織宛にメールを送信する場合のみ

会社や団体・組織・部署宛にメールを送信する際には「御中」を付けます。社内の担当者がわからない場合には「〇〇株式会社 御中」と記載すれば良いでしょう。

「各位」は複数の人に送信する場合の敬称

「各位」を使用するのは、複数名に対してメールを送信したい場合です。「各位」のみで使用する場合もありますが、「〇〇部 各位」「関係者各位」といったように使用するのが一般的です。

書き方のポイント(3)本文は簡潔にまとめる

最後に、もっとも重要である本文の書き方についてご紹介します。読みやすく丁寧なメールをつくることができるよう、ポイントを確認していきましょう。

文章の構成は5W2Hを意識する

ビジネスメールのポイントは、簡潔に要点をまとめることです。だらだらと長く用件を書いてしまっては、要点がわかりづらくなってしまいます。

そこで、メールを書くときには5W2H(いつ・どこで・誰が・なぜ・なにを・どのように・いくらで)を意識します。背景や理由を詳細に書く場合には、前後で肉付けするようにしましょう。

また、本文の冒頭と末尾には簡単な挨拶も添えておくと良いでしょう。

メールの最後には署名を付ける

ビジネスメールの際には、最後に署名を付けます。署名には、会社名・部署名・住所・名前・電話番号・メールアドレスなどを入れましょう。署名はメールの設定から簡単に作成できるので、必ず設定しておきます。

資料の添付方法と注意点

メールに資料を添付する際には、あらかじめ資料を添付した旨を本文に記載します。内容やファイル形式をお知らせすることで、ダウンロードできない・ファイルが見れないなどのトラブルを防ぐことが目的です。

JPEGファイル(画像)やWord・Excelといったファイルは多くの環境で閲覧できますが、フォトショップ・イラストレーターなどのファイルは開けないという場合もあります。ファイル形式が合わない場合には、見られるファイルに変換して添付します。

また、データが重すぎると相手のメールサーバーに負担をかけてしまいます。3MBを超えるファイルを送信する場合には、圧縮して添付するよう心がけましょう。

 

社会人として「知らない」とは言いにくいビジネスメールのマナーをご紹介しました。細かいルールが多くわかりにくいポイントもありますが、必要なのは相手のことを思いやる心です。

自分が伝えたいことを伝えるだけでなく、円滑にコミュニケーションをとるのがメールの役目。ぜひマスターして、同世代の一歩先を歩くスマートな社会人を目指して頑張りましょう。


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