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社会人に必須のビジネスマナー|メールの使い方を3ステップで解説

 2018年2月9日  Posted by  編集部

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社会人としてまず必須のビジネスマナーといえば、メールを思い浮かべる方は多いのではないでしょうか。とくに社会人になりたての方であれば、慣れないメールに苦戦している方もいるかもしれません。

そこで今回は、迷いやすいメールの使い方を解説します。迅速で円滑なコミュニケーションを取れるよう、本記事でしっかりとマスターしていきましょう。

ビジネスメールのマナー(1)電話とメールを使い分ける

ビジネスの場において、コミュニケーションの多くは電話やメールで行われます。つまり、メールのみのマナーを知っておくだけでは、不十分だということ。電話とメールの使いどころをしっかりと理解しておく必要があります。

急ぎの用件は電話で連絡する

メールは出先でも送ることのできる便利なツールです。しかし、送り先の相手がすぐに開封しているとは限りません。開封までに時間がかかり、急ぎの用件が滞ってしまう可能性もあります。

そのため、緊急を要する内容なのであれば、メールではなく必ず電話で連絡するようにしましょう。メールはあくまで緊急性の低い場合の連絡手段です。

重要・複雑な要件はメールと電話を併用する

メール・電話を併用する必要があるのは、連絡内容が「重要」「複雑」な場合です。これは、送信したつもりがエラーを起こしてしまっている・送信したものの内容がうまく伝わっていないなどといったトラブルを未然に防ぐためです。

メールがしっかりと届いたかどうか、または、メールの内容を電話で補足するなど、メールを送信する場合には、電話を上手に活用しましょう。

メールのみでの連絡はNG

メールは、文章のみですべてのやりとりが完結する便利なツールです。そのため、多くのコミュニケーションをメールのみで行なう方も少なくないのではないでしょうか。

しかし、電話・チャット・口頭など、メール以外にも連絡手段は数多くあります。すべてをメールに頼るのではなく、必要に応じて使い分けを行なうようにしましょう。

ビジネスメールのマナー(2)返信・転送のルール

次に、届いたメールに返信する際や関係者にメールを転送する際のルールについてご紹介します。

件名のみで内容が伝わるようにする

メールの件名は、本文の全体を要約するような内容にしましょう。件名で内容がわからないメールを送信してしまうと、返信が遅れる・漏れるなどの事態を引き起こしてしまう可能性があるためです。

・《ご連絡》1月14日の打ち合わせ場所のご相談(株式会社〇〇 鈴木)
・【ご共有】〇〇様 取材日時のご確認をお願いいたします(広報部 佐藤)

上記のように、件名のみで内容が理解できれば開封されやすくなります。また、【】《》などの強調できる記号を用いて、効果的な件名を付けるのも良いでしょう。

なるべく早く返信する

届いたメールには、できる限り早く返信をしましょう。送り主が、メールが届いているのかどうかわからず不安を募らせる場合があるためです。日中は3時間以内、夜間を挟む場合には24時間以内に返信ができればベストです。

すぐには返信のできない内容だとしても、まずは御礼と「後ほど改めてご連絡いたします」という一文を添えて返信しておくようにしましょう。

引用を効果的に使用する

送られてきたメールの文章をそのままコピーすることを「引用」と呼びます。メール内容が多い場合には、引用を上手に活用するのが好ましいです。

メールを引用する際には、「>」や「>>」などの引用を表すマークを付けて、引用部と本文の違いをわかりやすくします。また、メール全体ではなく、必要な一部分のみを引用し、必要以上に本文が長くならないようにするといった配慮も必要です。

転送時にチェックするべき4つの注意点

届いたメールを社外・社内問わず第三者に送信することを「転送」といいます。転送の場合はの注意点は以下の4点です。

・転送理由や目的をメール本文に記載する
・転送の際、件名の冒頭に付く「Fw:」は原則そのままにする
・元のメール本文は変更しない
・送信者のメールアドレスや氏名を伏せる際にはあらかじめ削除する

とくに、最後の個人情報についてははデリケートなポイントでもあります。迷った場合には、必ず確認をとってから転送するようにしましょう。

ビジネスメールのマナー(3)絶対に覚えておくべきNGルール

最後は、必ず押さえておきたいビジネスメールのタブーについてご紹介します。

社外の人へ重要度機能を使う

重要度機能は、受け取った方のメールに感嘆符(ビックリマーク)が付いて強調される機能です。一見便利な機能のようにも思えますが、「一方的で自己中心的」といった印象を与えてしまいやすいため、使用するのはおすすめしません。

メールの重要度は、人それぞれ異なります。自分にとっては重要でも、相手にとっては優先順位が高くないメールである可能性もあります。メールを送信する際には、受けとる側の立場を考えて丁寧なやりとりを心がけるようにしましょう。

顔文字や(笑)などを使う

最近はビジネスシーンでもチャットツールが普及し、顔文字・記号などにも抵抗感が少なくなっています。しかし、まだまだビジネスメールを送信する際の顔文字や不必要な記号の使用は好まれない傾向にあります。失礼な印象を与えかねないため、感嘆符・疑問符程度の使用にとどめておきましょう。

報・連・相をメールだけで行う

緊急度の高い連絡以外にも、メールを送信する手間を省ける場合は口頭で伝えるのが好ましいです。電話・チャット・メール・口頭、それぞれのメリットやデメリットを理解し、適切なコミュニケーションを意識しましょう。

 

ビジネスマナーであるメールのルールをご紹介しました。
返信のみならず、転送・引用などの慣れない使い方もありますが、一つずつ確認してスマートな連絡を取れるよう頑張りましょう。

それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。


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