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体調不良で休んだのに、上司から褒められる人が送っているメールとは?

 2021年11月20日  Posted by  編集部

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会社を休むときに、LINEで先輩に連絡するだけ、というのはNG。上司はもちろん、クライアントへもしっかりと不在の連絡をしておくべきです。今回の記事では、体調不良時の連絡のマナーとメールの例文をご紹介いたします。

体調不良で会社を休むときのメールの送り方は?

「自己管理も仕事のうち」とはいいますが、急な吐き気や高熱など、予期せぬ体調不良に見舞われることは誰にでも起こりうるもの。まわりの人に迷惑をかけないためにも、体調不良を感じたら速やかに上司に連絡を入れましょう。

上司にメールを送る場合に伝えるべき内容は?

直属の上司に、体調不良のメールを送るときのポイントは下記の3つです。

・会社に電話連絡する場合には、遅くとも始業の1時間前までには連絡を済ませておく
・自分の体調不良によって迷惑をかけて申し訳ない、という気持ちを盛り込む
・現在の症状と病院での診察結果の報告について

件名:【勤怠連絡】発熱のため本日お休みさせていただけますでしょうか。◯◯課 ◯◯

おはようございます。朝早くに大変申し訳ありません。

昨夜から38度台の熱があり朝になっても下がらないため、 本日はお休みをいただけないでしょうか。

普通の風邪なのかインフルエンザなのかどちらかわからないため、病院で受診してまいります。 本日、抱えている急ぎの仕事案件はございません。

また、◯◯の件につきましては、これから◯◯さんにフォローをお願いするつもりです。 返信が遅れてしまうことがあるかもしれませんが、メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたら電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

症状については、病院が終わり次第改めてご報告させていただきます。ご迷惑をおかけしてしまい本当に申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)
=======================
◯◯◯◯(氏名)
携帯番号:@@@-@@@@-@@@
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
=======================

 

同僚に体調不良メールを送りたい

現在抱えている業務のなかに急ぎの案件などがある場合は、同僚の誰かにお願いをして自分の代わりに進めてもらわなければなりません。

そのため、上司だけではなく同僚にも体調不良で休む旨と、業務を代行してもらえるかどうかの連絡を入れましょう。本来であれば電話で連絡を入れるのがマナーではあるものの、朝は電車のなかで出られない可能性もあります。そのため、メールで連絡を入れてから折を見て電話をかけるのがベストだと言えるでしょう。

件名:【◯◯の件でお願い】本日発熱のため代わりに発送いただけますでしょうか。◯◯係◯◯

おはようございます。朝早くに大変申し訳ありません。

昨夜から38度台の熱があり朝になっても下がらないため、 本日はお休みをいただければと考えております。

先ほど、◯◯課長にお休みさせていただきたい旨をメールさせていただきました。 まずは、普通の風邪なのかインフルエンザなのかどちらかわからないため、病院で受診してまいります。

つきましては大変恐縮ですが、◯◯の件でお願いがあります。 私のデスクの引き出し(一番上)に、先方に郵送する資料が入っています。

あとは封筒に送り先を明記して発送するだけになっているのですが、発送作業だけ代わってもらえないでしょうか。

忙しい時期に負担をかけてしまい、本当に申し訳ありません。後ほど、また改めて電話させていただきます。

なお、メールは定期的に確認しております。緊急の確認事項などございましたら、電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。ご迷惑をおかけしてしまい本当に申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)
=======================
◯◯◯◯(氏名)
携帯番号:@@@-@@@@-@@@
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
=======================

 

クライアントにメールを送る場合は代案を提示する

社員1人の言動によって、会社への信頼度を大きく揺るがすことになります。商談やプレゼンのために時間を作ってくれた相手の時間を粗末にしないよう、候補日を多めに設定するなどして必ず代案を提示しましょう。

また次回クライアントに挨拶に行く際は、菓子折りなどのお礼の品を持参することをおすすめします。

株式会社〇〇商事〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇〇〇です。

本日14:00に新商品プレゼンのため訪問させて頂く予定でしたが、本日、体調不良のため会社お休みすることになりました。

大変急で申し訳ございませんが、プレゼン日を別日に変更していただくことは可能でしょうか。貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

下記日程でご都合の良いお日にちがございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

・〇月〇日(月)10:00~16:30

・〇月〇日(水) 9:00~17:00

後ほどお電話させて頂きます。ご迷惑をお掛けし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

(署名)
=======================
◯◯◯◯(氏名)
携帯番号:@@@-@@@@-@@@
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
=======================

 

体調不良メールの際は、リスク計算を伝える事が大切

自己都合における内容の為、一定以上相手に対して迷惑をかけているという自覚を持ちつつ、今後の動きを伝える事が大切です。
体調不良という事象と、どのように向き合うのか。リスクを織り込んだ上でコミュニケーションを行う技術を伝えます。

体調不良のメールを伝える時は「因果志向」ではなく「未来志向」で伝える事が大切。

因果志向とは、原因を追究する志向です。
例えば、なぜあなたは体調不良になったんですか。体調不良の原因はなんだろう。
と、起きてしまった事象を深ぼって原因を解明する考え方になります。

一方、未来志向とは、起きてしまった事実は仕方がないものと割り切った上で、今からどのようにするのか。
今後の想定されるリスクと内容は、このように想定されるので、私はこのように動きます。

未来志向で考える事で、今後の動きに対して、コミュニケーションを行う相手と共に動きを固める事が出来ます。
体調不良は、突き詰めても、自身の体調管理不足、以外に見当たらない内容なので、
敢えて言えば、自分自身が体調管理をしていない事が、課題です。と認めた上で、

今後はこのように動きます。と体調不良を織り込んだ上で未来志向のコミュニケーションは大切だといえます。
メール一つで、心象が大きく変わって言います。意識して織り込んでみましょう。

体調管理も社会人に必要なスキルのひとつ

急な体調不良とはいえ、一緒に働く人に迷惑をかけてしまうのは事実です。申し訳ない気持ちをきちんと伝え、次回出勤したときはお詫びとお礼を忘れないようにしましょう。

ジョブトラ20sの「思想」と「考え」

私達は、入社3年後のミスマッチをなくす。という理念を掲げ、
1人1人の人生に沿って、本当の意味でミスマッチを無くす為の努力をしてきております。

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最後までご覧頂き心より感謝申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。


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