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恋人を想うように相手を想う。ビジネスレターのマナーとは

 2018年2月27日  Posted by  編集部

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LINEやmessengerなど、インターネットツールでのやりとりが当たり前の時代だからこそ、手書きの手紙はもらうと嬉しく感じるもの。手紙を受け取る相手への敬意が感じられるビジネスレターのマナーを心得ておくだけでも、お礼状や招待状を送るときなどあらゆるビジネスシーンで役に立ちます。

ビジネスレターの書き方

頭語

「拝啓」や「謹啓」、「敬具」など手紙の一番最初に書く挨拶文のことです。頭語には、相手に対する尊敬の気持ちを込める意味として使われているので、ビジネスレターを書くときは忘れずに書きましょう。

前文

前文とは、「新春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。平素はなみなみならぬお引き立てを心より感謝申し上げます」という具合に、時候の挨拶のあとに続く相手を気遣う言葉を指します。

ちなみに、「早春の候」「厳寒の候」「余寒の候」などの時候の挨拶を添えるときは、1月から12月までのなかから、手紙を出す日と送る相手に合わせてかけるようにしましょう。

主文

手紙の目的や表題を伝える言葉にあたるのが主文です。読み手にストレスを与えないよう、5W1Hを意識してわかりやすく用件をまとめましょう。

文末は「です」「ます」または「〜だ」「〜である」などに統一すると、読みやすくなります。また、一文に情報量を詰め込みすぎると、文章がねじれてわかりづらくなってしまいます。主語が抜けていないか、誤字脱字がないかどうの細かな確認も忘れずに。

末文

手紙の最後を締めくくるときに使われるのが末文です。代表的な末文には下記のようなものがあります。

「まずはお礼まで」
「とりあえずご報告まで」
「取り急ぎご返事まで 」
「略儀ながら書中にてご回答申し上げます 」
「時節柄ご多用中とは存じあげますがご依頼のみ 」
「謹んでお礼申し上げます 」
「乱文乱筆ながらまずはお礼まで」

封筒と一筆箋の正しい書き方

封筒の書き方

ビジネスレターの封筒の書き方は縦書きが基本。ちなみに、書き方は以下のような手順で進めると、書き間違い・書き直しがなく安心です。

切手は左上に貼り、封筒の右側に手紙を送る相手の「住所」「会社名」「所属部署名(肩書)を書きます。ちなみに、 住所を書くときは右上にある郵便番号枠の右端ラインに揃えるのがポイント。書いている途中に文字がガタガタにならず、全体のバランスがよくなり整って見えます。

また、番地は漢数字で書き、ビル名や階数を省略しないように気をつけましょう。 所属部署名は会社名の下に一文字下げ、 部長や課長などの役職名を書くときは役職名が4文字以内におさまる場合は名前の上に書き、5文字を超える場合は名前の右に小さめに書くのがマナーだとされています。

裏書きは?

封筒の裏書きは、自分の「住所」「会社名」「部署名」「名前」を封筒の中央に書きましょう。 封じ目には封字と呼ばれる「〆」を必ず書いてください。封字をつけておくことにより、誰も開封していませんよという証明になるのです。

一筆箋の書き方

一筆箋(いっぴつせん)とは、便箋を使うほどではないけど、お礼状やあいさつ状、事務的な連絡などを書きたいときに使う小型の便箋のことです。

上司に食事をご馳走になりお礼を伝えたいとき、お土産や贈り物を渡す際にメッセージを添えるときなど、かしこまらずに気軽に使えます。ぜひこの機会に覚えておくと良いでしょう。ちなみに、一筆箋の正しい書き方は以下の通りです。

はじめに「相手の名前」、最後に「自分の名前」を書きます。 頭語や結語(締めに使う言葉)などは必要なく、「とても素敵な時間をありがとうございました」など感謝の気持ちを伝えましょう。目上の人やクライアントなどに少し改まった内容の一筆箋を渡すときは、封筒に入れた方が好印象を持ってもらえます。

今日から使える!シーン別の例文を紹介

年賀状・暑中見舞い編

暑中お見舞い申し上げます。梅雨も明け、本格的な夏到来となりました。お変わりなくお過ごしでしょうか。

私の方は相変わらず元気に過ごしております。 今年も蝉の声が聞こえるようになってから恒例のダイエットを始めました。

家族からは 「がんばれ真夏の恒例行事」 「夏痩身、そのうち夏の季語になる」 などとからかわれています。春先から始めておけば良かったと後悔するのも恒例となっています。

暑さも本番となり、体調を崩しやすい時期です。どうかご自愛ください。

平成○○年 盛夏

商談のお礼編

いつも大変お世話になっております。 本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。お忙しい中、貴重なお時間を頂戴し誠に感謝申し上げます。今後とも貴社にご協力できるご提案をさせていただく所存です。

これを機に、末永くお付き合いくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。 乱文乱筆ながらまずはお礼まで。

ビジネスレターで感謝の気持ちを伝えよう

最近は、メールやチャット上でのやりとりがメインになっています。そんな時代だからこそ、真心が感じられる手紙をもらって嫌がる人はまずいないはずです。

手書きした手紙の良さはなんと言っても、感謝の気持ちや思いの丈を字に込められることにあるのではないでしょうか。


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会社員を辞めてフリーランスとして記事を書いたり写真を撮ったりしています。美容、農業、インバウンド、取材記事などさまざまなジャンルの記事を書いています。

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