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知らないと恥をかくccとbccの違いとシーンに合わせた使い方!

 2018年2月26日  Posted by  編集部

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同僚や上司とメールでやりとりするとき、クライアントに商談の日程調整の連絡を入れるときなどで、状況や送る相手に応じて使うメールの宛先機能がccとbcc。このcc、bccの違いを把握し上手に使い分けするだけで、これまで以上に連絡事項のやり取りがスムーズになります。

ビジネスメールでよく使うcc、bccの違いってわかる?

toは1人の相手に送る

「to」は相手の宛先を意味し、メールソフトによっては「宛先」と書かれている場合があります。たとえば「山田さんにメールを送りたい」場合は、山田さんのメールアドレスを「to」に記入。また、複数人のメールアドレスをtoに記入してメールを送ることもできます。

ccはメールの内容を共有しておきたい相手につける

「to」が特定の相手を送り先に指定するのに対し、ccは宛先に指定するほどではないけれど、情報を共有したい相手がいる場合に使用します。メールを受信した相手は、誰が同じメールを受け取ったのか分かるので、社内の連絡事項を共有するとき、外部を含めたプロジェクトを進めるときなどで使用されます。

たとえば、あなたがA社にイベントの依頼書を送るとしましょう。その後、A社の広報からの依頼OKの返事のなかに『今後は弊社◯◯課のBとやり取りしていただけますと幸いです』という内容があるとします。この場合は、ccでBさんのアドレスが含まれているはずです。

ccをつけることにより、これまでのやり取りを遡ることができるので、情報共有などもスムーズに行うことができます。

Bccはほかの人には知られずにメールを共有したい相手につける

ccがオープンであるのに対し、bccはブラックボックスで見えないようになっています。ったとえば、bccで宛先を「山田さん」「横山さん」「芦沢さん」と入れたとします。しかし、メールを受け取った相手にこの3名の宛先は表示されません。たとえば「横山さんとのやり取りを、本人には伏せた状態で芦沢さんと山田さんにも共有しておきたい」という場合などにbccを利用します。

ccだと、メールを送った相手に受信者の個人アドレスがわかってしまいますが、相手を特定できないbccを使えば、個人情報が他人に漏れてしまうリスクを回避できます。そのため、不特定多数に向けた一斉送信メールとして使うことが多いようです。

ccとbccの使い方を間違えると情報漏えいにつながることも

新製品に関する重要なやり取りや資料を間違えてccで送ってしまった場合、企業秘密の内容はもちろん個人を特定できるメールアドレスが漏えいしてしまう可能性があります。こうしたトラブルはニュース番組や新聞でも取り沙汰されており、たった一通のメールミスで企業の信頼を損ないかねません。

また、社内メールを使って社内のメンバー数名と飲み会や合コンの段取りをやり取りする人もいるかと思います。宛先を間違えたりccで送って上司に内容がバレたりしたら、立場が危うくなったり仕事がしづらくなってしまうこともあります。

人に見られて困るようなメールや重要な内容を送る場合は、宛先に間違いがないかどうか、ccにすべき内容かどうかをきちんと確認しましょう。

ccとbccを使うときの注意点

ccを使うときは宛名を()で記載する

ccで複数のアドレス宛にメールを送るときは、必ず(CC:)として宛名を書くのがマナーです。敬称は「○○様」もしくは、役職者には「鈴木部長」「佐藤課長」などのように、「名字+役職」をセットで使いましょう。

また、名前を書く順番は、役職の高い人から順番に書くのが基本。間違っても(CC:加藤様、田中課長)と書いてしまった場合、「ビジネスメールの基本も知らないだなんて非常識だ」と思われてしまう可能でいがあるため注意しましょう。

例:
株式会社〇〇 人事部
採用チーム 鈴木様
(CC:佐藤様、加藤様、田中様、山本様、山田様)

bccで一斉送信する場合はひと言添える

bccでメールを受け取った場合、ヘッダーを見るとそのメールがbccで一斉送信されているかどうかがわかります。というのは、自分宛に届いているのに、to、ccに自分のアドレスが表示されていないからです。

そのため、「本来は個別に送るところですが一斉送信をしているため、bccでお送りしています。申し訳ありません」「一斉送信のため、bccで失礼いたします」とメールの最初もしくは最後にひと言添えるのがマナーです。

例1:
◯◯会 会員各位(一斉送信のため、bccでお送りしています)

例2:
※一斉送信のため、bccでお送りしています
◯◯会 会員各位

例3:
to:〇〇会 議長 〇〇様
bcc:◯◯会 出席者各位
(出席者のみな様には、一斉送信のためbccでお送りしています)

自分宛のメールにccの宛先が入っていた場合はどうする?

ここまでccでメールを「送る」ときのポイントについて説明しましたが、もちろん自分がccメールを「受け取る」場合もありますよね。正式な受取人である自分のほかに「別の宛先」がccで指定されているメールを受け取った場合、どのように対応したら良いのでしょうか。

基本的には「全員に返信」して情報共有

toが自分、ccで別の受取人が指定されているメールの場合、基本的には情報共有のため「全員に返信」しなければいけません。やりとりを「全て」「全員に」シェアしたい、という送信者の意図を汲み取り、漏れなく情報を行き渡らせるようにしましょう。以下は、山田さんから「to自分 cc田中」のメールが送られてきた場合の例です。

返信例:
件名 Re:□□プロジェクトの進捗確認
株式会社〇〇 営業企画部
山田様
(CC:田中様)

ただし、無関係なメールを送信しないように気をつけよう

ここで気をつけなければいけないのが、安易に「全員に返信」してしまうと不必要なメールを送ってしまう恐れがあるということです。

例えばメール送信者がccを使って「お知らせの情報」を一斉送信している場合、その意図は「全員に送ってますよ」ということを伝えたいだけかもしれません。そこで「全員に返信」してしまうと、その返信に無関係な人にまでメールが送信されてしまいます。ですからccが入ったメールを受信した際は、「この返信は誰に伝えたい情報か」を考えたうえで返信しなければいけません。

ccとbccをうまく使い分けてメールやりとりを円滑にしよう

toとcc、bccをうまく使い分けるためには、「送信するメールの内容」「受信する相手」をきちんと整理しておく必要があります。電子メールは送信ボタンひとつで相手に要件を伝えることができる便利なツールではあるものの、間違えると情報漏洩や個人情報の流出など取り返しがつかなくなってしまうこともあるのです。


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