社会人としてビジネスマナーは必須だと言われますが、そもそもビジネスマナーとはどんなもので、なぜ必要なのでしょうか？今回はビジネスマナーの基本と、基本的なポイントを解説していきます。

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとはどんなもの？

仕事を行なう上で発生する他人とのコミュニケーションにおいて潤滑油のようなはたらきをするもので、身だしなみ・言葉遣い・名刺の渡し方など広い範囲が含まれます。これが完璧であるからといって仕事に直接的なメリットをもたらすわけではありませんが、「相手に無難な印象を与える」などの効果があるためマイナスな影響を防ぐ目的で存在しているものです。

なぜビジネスマナーを身につける必要があるのか

仕事を行なう上では、さまざまな属性の人と関わることになります。その中には、「挨拶ができない人間は信頼できない」「名刺の渡し方が気にくわないから取引はしない」という考えを持っている人が少なからず存在しますし、そのような人ともコミュニケーションを取らなければいけないことは多々あります。そんなときに、いちいち相手に合わせていると大変です。そこで、「どんな人が相手でも通用するような、最大公約数的な所作」を覚えておけば便利ですよね。まさにそれが、ビジネスマナーです。

つまり、ビジネスマナーは相手のために身につけるものではなく、自分が楽にコミュニケーションを行なうために便利なスキルであるということです。

時間厳守

時間を守ることは、基本的なビジネスマナーのひとつです。今回は、特に意識する場面の多い「出社・退社・アポイントメント」の3つについて解説します。

出社〜始業の間に準備を済ませておく

多くの企業では、始業時間は定められていても、出社の時間は定められていないことでしょう。しかし、始業時間はあくまでも「仕事を始める時間」なので、その時間に仕事にとりかかれるように準備をしておく必要があります。具体的には、1日のスケジュールを立てたりメールのチェックをしたりしておきましょう。余裕を持って始業時間を迎えることで、頭を整理した状態で業務を行なうことができると思います。

気持ちの良い退社を心がける

終業の時刻を迎えたら、もちろん帰って良いことになります。ただし、終業時刻前から帰り支度を始めるのは印象が良くないため、必ず定時を迎えてから退社の準備を始めるようにしましょう。そして仕事の進捗状況を上司に報告したり帰りの挨拶をして、会社を後にします。働き方改革が浸透しはじめており、もはや「上司より先に帰れない」といったことはあまりないと思いますが、上司や先輩よりも先に退社する場合は一言「お先に失礼します」と伝えてから帰るようにすると無難です。

取引先とのアポイントメント

ビジネスにおいて、もっとも気をつけなければいけない時間と言っても過言ではない「取引先への訪問時間」。これに関しては様々な意見があるため、一概に「これが正解」というものはありませんが、多くの人は「5分前くらい」に到着すると望ましいと考えているようです。

あまり早く着きすぎても取引先の準備が整っていないことがあり、逆に「1分くらい遅れて来てもらったほうがいい」と考える人も少なからずいるため、5分前〜時間ちょうどの間に到着しておけば無難なのではないでしょうか。

指示の受け方と報・連・相

指示内容をきちんと理解するための聞き方のポイント

新入社員にとって、上司からの指示は仕事の命綱です。ほとんどの場合、指示をもらわないと正しい業務を行なうことはできません。しかし上司との相性の問題もあり、必ずしも一回で指示内容を理解できるとは限りません。

そんな場合は、①その場で復唱する、②途中経過を報告するの2点を徹底してみましょう。指示を受けたら、「ここはこうすればいいんですね。」と復唱し、上司に対して理解していることを伝えます。そして実際に取り掛かり、途中まで進んだ段階で報告します。こうすることにより、理解が異なっていた場合の訂正のタイミングを多く設けることができるため、正しい理解に繋がりやすくなります。

報告：途中経過報告を忘れずに

報告は、指示に対して途中経過や最終的な結果を知らせることです。特に忘れがちなのが「途中経過報告」で、これを行わないと上司を不安にさせてしまったりミスが発生していた場合のリカバリーが間に合わなくなってしまったりする恐れがあります。

連絡：どんな些細な情報もシェアする

情報を関係者に知らせることを連絡といいます。連絡を怠ると「そんなこと聞いてないぞ！」という状況になりかねないため、どんな些細な情報であっても、またどんなに小さい関わりであっても、なるべく全員にシェアすることが望ましいでしょう。

相談：迷ったらすぐにアドバイスをもらう

何かの判断に迷ったり、悩んだりしたときには上司や先輩・同僚に相談するというのも、実はビジネスマナーのひとつです。悩み事は多くの人の意見を含んだほうがスムーズに解決することが多いですし、なにより個人の独断で進めると問題が発生してしまう可能性があります。疑問が浮かんだら、なるべく早い段階で相談することを心がけましょう。

 

いかがでしたでしょうか。ビジネスマナーは、自分のために身につけておくと便利なものです。せっかくの成果を「マナーが悪い」の一言で潰されないように、基礎的なものだけでも学んでおくと良いでしょう。