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意外と知らない?リマインドメールの作法と書き方を例文で解説

 2018年2月22日  Posted by  編集部

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仕事の中で「リマインドメールを送る機会が意外と多い」という若手のビジネスパーソンの方も多いのではないでしょうか。リマインドメールメールを送るタイミングやシーン、またどのような内容を盛り込んでメール作成すればいいのか、社会人なら知っておきたいマナーや作法があります。今回は仕事をスムーズに進めるうえで適切なリマインドメールの送り方や書き方について解説します。

リマインドメールが必要な時って?

リマインドの意味

リマインド(remind)とは、英単語です。語義としては、「思い出させる、思い起こさせる、気付かせる」など。よってリマインドメールとは、相手に約束や用事を思い出させるために送信するメールのことを指します。

リマインドメールを送るシーン

リマインドメールには「思い出させる」というニュアンスの他に「再確認する」という意味合いもあります。これらの意味を踏まえたうえで、ビジネスシーンでは主に下記のようなシーンで用いられることが多いです。

  • 取引先や顧客との、営業アポイントの日程確認
  • 社内外での会議の出欠確認
  • 資料の提出締切が迫っている場合
  • 早急に必要な質問への回答があまりにも遅い時
  • 飲み会などのイベントへの出欠確認

ビジネスシーンの中でも特に重要性の高いアポイントメントなどをリマインドメールで確認することは、一般的に行われていることです。上記のようなシーンでリマインドメールを送ることで、スムーズに仕事が進捗するでしょう。

リマインドメールを送るタイミング

リマインドメールを送るタイミングは、それぞれのシーンによって異なります。重要な会議や会食の出席リマインドならば、当日の3日程度前が適切です。あまり早すぎても遅すぎても、リマインドの意味がなくなってしまいます。

納期や進捗状況のリマインドなどは、スケジュール感によって1ヶ月前に送らねばならないようなケースもあるでしょう。

リマインドメールの書き方のポイント

件名に「リマインド」はNG

これは受け取る人次第ではありますが、件名に「リマインドメール」と銘打ってあると、不愉快に感じる人が一定数いる可能性があるようです。

ちゃんと覚えているのに、リマインドされるのが、野暮ったく感じるのか、あるいは、返事を催促されているようで、気が急かされてしまうのを嫌うのか。あるいはそれらの感情が混然一体となってしまうのかは分かりませんが、件名に「リマインド」と書くのは避けた方が無難のようです。

リマインドメールに含める内容(構成)

まずは「いつもたいへんお世話になっております」などの挨拶から書き始めましょう。その後、目的であるリマインドの内容を書いていきます。内容は「5W1H」で網羅するとわかりやすいです。

「what」 ⇒ まず何(返信の催促やイベントなど)をリマインドするのか。
「where」 ⇒ 打合せや会議、会食なら場所はどこか。
「when」 ⇒ いつまでが返信期限なのか。あるいはいつ開催予定かなど。
「who」  ⇒ 会食や会議にアテンドするのは誰かなど。
「why」  ⇒ そのイベントの目的など。なぜそれをするのか。趣旨。
「how」  ⇒ どんなリアクションを求めるか。メールで返信、や。会議や会食なら、利用する交通機関の指定なども。

最後に、「以上ご連絡いたします。ご確認よろしくお願いいたします」など記載し、末尾に自分の署名を入れればOKです。

出欠確認のためかならず返信をしてもらいたい場合のリマインドメール

件名に、「要返信をお願いします」など、具体的にしてほしい行動を示す文言を書き加えておくのは効果的でしょう。また、メール本文において「いつまでの返信をお願いします」と返信期限を時間までキッチリ切っておくのも重要です。

「要返信」の文字を赤字にしたり、太字にして強調したりすることもあります。上長をCCにいれておくなども効果的かもしれません。

シーン別・リマインドメールの例文

重要な会議のリマインドを社外の人に送る

いつもたいへんお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。
先日お約束いたしました■■の件の会議の日時が近づいてまいりましたので改めてご案内させていただきます。

日時:10月20日(水) 15時~ ※1
場所:貴社において
目的:新発売の弊社製品について、お見積りや競合優位点などをまとめましたので、そのご報告となります。

当日は、私と弊社販売部企画課の課長●●とお伺いさせていただきます。
大変なご多忙中とは存じますが、御調整のほど、よろしくお願いいたします。

※1 日時は曜日や、時間を24時間表記にするか、午前・午後など表記するとわかりやすい。

上司に確認をお願いしている資料提出の期日が迫っている場合

お疲れ様です。〇〇です。
先日お願いしていました、経費精算書類のご提出について期限が迫っておりますので、ご連絡いたします。

提出期限:6月25日(金) 16時まで

経費精算伝票を作成の上、そちらにご押印いただき、〇〇までご提出ください。
四半期決算の締め業務の関係から、締切厳守でお願いいたします。

ご多忙中恐れ入りますが、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

社内の同期だけの飲み会の場合

「お疲れ様です。○○です。
先日ご案内しました飲み会について再度のご連絡となります。

日時:12月20日(金) 19時~
会場:●●●●
   東京都千代田区〇〇〇〇1-1-1 上下ビル3階(〇〇の名前で予約しています)※2
参加費:4,000円

当日は、今のところ、同期だけで15人ほど参加予定です。
まだ席に余裕はあるので、都合のつく同期がいれば誘ってください。

都合が悪くなって出席できなくなった方はお早めに〇〇までご連絡ください。
それでは当日はよろしくお願いします。

※2 飲み会などの場合は場所の詳細や、予約者名を入れるとスムーズです。

リマインドメールは「要点」を押さえて効果的に使いましょう

仕事をしているとリマインドメールを送る機会がことのほか多いことに気づくでしょう仕事は、様々な人とコミュニケーションの中で成し遂げられていきますから、進捗や予定の確認を行うリマインドメールも受け取る側にわかりやすく、不快な印象を与えないマナーや作法を心がけたいですね。リマインドメールを使いこなして、「できるビジネスマン」になりましょう!


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