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意外と知らない?普段送っているリマインドメールの作法や書き方

 2021年11月25日  Posted by  編集部

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普段、仕事をしていると、「リマインドメール」を打つ機会が意外と多いことに気付いた、若手のビジネスパーソンの方も多いのではないでしょうか。

仕事とは人間関係の中で進んでいきますから、対人的なイベントをこなしていくことで、成果に繋がっていきます。

そういう局面では、斬新なアイデアや先鋭的な商品の開発能力よりも、各イベントをつつがなくスムーズに進行させていく管理能力の方が、より重要だと言えます。

ここでは、そんな対人イベントの進行を補助する仕事のスキルとしても重大な「リマインドメール」の使い方などについて書いていきますので、参考にしていただければと思います。

 

リマインドメールの意義とは

【リマインドの意味】

リマインド(remind)とは、英単語です。

語義としては、「思い出させる、思い起こさせる、気付かせる」など。

よってリマインドメールとは、相手に約束や用事を思い出させるために送信するメールのことを指します。

 

【リマインドメールを送るシーン】

リマインドメールには思い出させる、というニュアンスの他に、再確認する、という意味合いもあります。

例えば、取引先に、月末までに請求書を送ってもらわねばならないシチュエーション。

毎月のことですし、かつ、月末までに送って欲しいということは再三先方に伝えていることが多いでしょう。

しかしそれにも関わらず、先方は他の仕事などで忙殺されており、請求書を出し忘れたり、などということはしょっちゅう起こりえます。

請求書の発行というタスクが先方にとっては、プライオリティの低い業務だとしても、月次の締め作業を行っている、こちらにとってはプライオリティが高い、ということを先方に再確認したい時などにリマインドメールを送ります。

あとは、会議や会食の出欠や、契約内容の確認、提出物の期限、進捗確認などでもリマインドメールはしばしば送られます。

 

【リマインドメールを送るタイミング】

リマインドメールを送るタイミングについてはそれぞれの状況により異なります。

重要な会議や会食の出席のリマインドならば、当日の3日程度前が適切でしょうか。

あまり早すぎても遅すぎてもリマインドの意味がなくなってしまうかもしれませんので。

納期や進捗状況のリマインドなどは、あるいはそのスケジュール感によって1か月前に送らねばならないようなケースもあるでしょう。

 

リマインドメールの書き方のポイント

【件名に「リマインド」はNG】

これは受け取る人次第ということではありますが、件名に、「リマインドメール」と銘打ってあると、不愉快に感じる人が一定数いる可能性があるようです。

ちゃんと覚えているのに、リマインドされるのが、野暮ったく感じるのか、あるいは、返事を催促されているようで、気が急かされてしまうのを嫌うのか。

あるいはそれらの感情が混然一体となってしまうのかは分かりませんが、件名に「リマインド」と書くのは避けた方が無難のようです。

 

【リマインドメールに含める内容(構成)】

まずは、「平素お世話になります」などの挨拶から始めます。

その後に、目的であるリマインドの内容を書いていきましょう。

 

内容は、5W1Hで網羅すると丁寧でしょう。

「what」⇒まず何(返信の催促やイベントなど)をリマインドするのか。

「where」⇒打合せや会議、会食なら場所はどこか。

「when」⇒いつまでが返信期限なのか。あるいはいつ開催予定かなど。

「who」⇒会食や会議にアテンドするのは誰かなど。

「why」⇒そのイベントの目的など。なぜそれをするのか。趣旨。

「how」⇒どんなリアクションを求めるか。メールで返信、や。会議や会食なら、利用する交通機関の指定なども。

 

最後に、「以上ご連絡いたします。ご確認よろしくお願いいたします」などと書いて、最後に署名を入れればOKでしょう。

 

【出欠確認のためかならず返信をしてもらいたい場合は、どんな伝え方をすればいい?】

件名に、「要返信をお願いします」などという文言を書き加えておくのは効果的でしょう。

また、メール本文において「いついつまでの返信をお願いします」と返信期限を時間までキッチリ切っておくのも重要です。

「要返信」の文字を赤字にしたり、太字にして強調したりすることもあります。

上長にCCをつけるなども効果的かもしれません。

 

シーン別・リマインドメールの例文

【重要な会議のリマインドを社外の人に送る】

「平素はお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。

先日お約束いたしました■■の件の会議の日時が近づいてまいりましたので改めてご案内させていただきます。

日時:2月20日 15時~

場所:貴社において

目的:新発売の弊社製品について、お見積りや競合優位点などをまとめましたので、そのご報告となります。

当日は、私と弊社販売部企画課の課長●●とお伺いさせていただきます。

大変なご多忙中とは存じますが、御調整のほど、よろしくお願いいたします」

 

【上司に確認をお願いしている資料提出の期日が迫っている】

「お疲れ様です。〇〇です。

先日お願いしていました、経費精算書類のご提出について期限が迫っておりますので、ご連絡いたします。

提出期限:2月20日 16時まで。

経費精算伝票を作成の上、そちらにご押印いただき、〇〇までご提出ください。

四半期決算の締め業務の関係から、締切厳守でお願いいたいます。

ご多忙中恐れ入りますが、ご協力のほど、よろしくお願いいたします」

 

【社内の同期だけの飲み会】

「お疲れ様です。○○です。

先日ご案内しました飲み会について再度のご連絡となります。

日時:2月20日 19時~

会場:●●●●

参加費:4,000円

当日は、今のところ、同期だけで15人ほど参加予定です。

まだ席に余裕はあるので、都合のつく同期がいれば誘ってください。

都合が悪くなって出席できなくなった方はお早めに〇〇までご連絡ください。

それでは当日はよろしくお願いします」

 

リマインドメールは要点を押さえ、効果的に使いましょう。

仕事をしていれば、リマインドメールを送る機会が殊の外多いことに気づくでしょう。

仕事は、色々な人とかかわりあうことで成し遂げられていきますから、発生するそれぞれの対人イベントの管理ができないとたちまち仕事の進捗が破綻してしまうからです。

 

ですから、ここに書いてある内容も含め、リマインドメールの書き方のマナーや構成などは早めに習得してしまいましょう。

慣れてくれば、これらのメールを作成するのはさしたる手間がかかるわけではありません。

 

リマインドメールを使いこなし、ビジネスマンとしてライバルに差をつけましょう。

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私達は、入社3年後のミスマッチをなくす。という理念を掲げ、
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