キャリアアップマガジンTOP  >   ビジネスメールのスムーズな書き出し|必要事項と役立つ例文を解説

ビジネスメールのスムーズな書き出し|必要事項と役立つ例文を解説

 2018年3月4日  Posted by  編集部

ジョブ
						トラ20s

ビジネスメールでは、プライベートとは違ったマナーが必要となります。毎日必要な場面には出会うものの、意外と苦手という方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、スムーズに本題に入るためのビジネスメールの書き出しに必要なポイントを解説していきます。一つひとつポイントを確認し、上手にビジネスメールと付き合えるようになっていきましょう。

ビジネスメールの書き始めに必要な5つの項目

ビジネスメールの書き出しには、大きく分けて5つの項目が必要です。

  • 件名
  • 宛名
  • 挨拶
  • 自分の名前
  • メールの要旨

これらの項目を冒頭数行に入れることで、読み手が読みやすく感じられるメールの書き出しを完成させることができます。

1.件名

メールの件名では、内容をわかりやすく伝えるようにします。たとえば、「打ち合わせ日程のご確認」「社内ミーティングのご共有」などが当たります。必要事項をピンポイントで押さえることで、開封前からある程度の内容を把握してもらうことが目的です。また、ほかのメールと比べて重要度が高い場合には【】《》を用いて強調することもあります。

2.宛名

宛名を書く際には、必ず正式名称で記すようにします。(株)や(有)のように、略称を記載するのはマナー違反です。また、役職・部署などが宛名に設けられている場合には、会社名・部署名・役職・名前(様付け)の順で記載するようにしましょう。

3.挨拶

メールの書き出しには、必ず挨拶を記載しましょう。もっとも一般的なフレーズには「お世話になっております」がありますが、初めてのメールには「突然のご連絡失礼いたします」とするなど、場合に応じた挨拶文を添えるのがマナーとされています。

4.自分の名前

挨拶文の次に、自分の名前を名乗ります。冒頭でしっかりと名乗ることで、相手に今までのやりとりや背景を理解してもらうためです。比較的高頻度でのやりとりを行なっている相手に対しては「〇〇社の〜です」のようなざっくりとした書き方でも問題ありません。いっぽうで、面識の少ない相手に対しては「〇〇社で△△を担当しております〜です」といった具合で「誰からの連絡なのか」をはっきりと記載するようにしましょう。

5.メールの要旨

最後は、本題へとスムーズに落とし込むために、メールの要旨を記載する必要があります。「なぜメールを送信したのか」つまり、このメールの目的を冒頭で設定することで、相手との認識ズレを起こすことがなくなります。

書き出しに使える便利なフレーズ10個

それでは次に、実際のメールに使用できる便利なフレーズをご紹介します。使用する場面に合わせながら、使いやすいフレーズをピックアップしてみてくださいね。

  • お世話になっております
  • 突然のメールで失礼いたします
  • ご無沙汰しております
  • ご連絡ありがとうございます
  • 〇〇様からご紹介いただき
  • 立て続けのご連絡で失礼いたします
  • 先ほどはお電話をありがとうございました
  • お気持ちのこもったメール、嬉しく拝読いたしました
  • いつもお心遣いいただき、誠にありがとうございます
  • さっそくお返事をいただき、嬉しく思います

【相手別】メール書き出しの例文

それでは最後に、送る相手ごとに異なる書き出しの例文をご紹介します。

社内の上司

社内の上司に対してメールを送る場合には、宛名の記載方法に少し注意が必要です。社内の人間に対しては、社名を記載することなく「〇〇様」「〇〇部長(役職)」などのように、シンプルな宛名で構いません。書き出しは、「お疲れ様です」「お久しぶりです」などが無難でしょう。

例文:

田中部長
お疲れ様です。人事部の杉本です。
先日お話させていただいた人事面談の件でご確認いただきたい点があり、ご連絡差し上げました。

取引先

ビジネスメールのやりとりで最も多く、かつ注意が必要なのが取引先です。宛名や書き出しなどは前述したものが参考となるので、定型文としていくつか覚えておくのも良いでしょう。

例文:
〇〇株式会社 山田様

お世話になっております。△△株式会社の杉本です。
来週のお打ち合わせ日時につきましてご相談がありご連絡差し上げました。

初対面の相手

初対面の相手に対してメールを送る場合には、「はじめまして」「突然のご連絡失礼いたします」のように、初めての連絡であることが相手にもわかる書き出しにします。

例文:
〇〇株式会社 人事部
部長 田中様

はじめまして。突然のメールで失礼いたします。
△△社の△△様よりご紹介いただきました〇〇社の杉本です。
この度は、御社のサービスに関しまして詳細をお伺いしたくご連絡差し上げました。

 

今回は、ビジネスメールの書き出しに焦点を当てて解説しました。メールの書き出しは、スムーズに本題に入っていくための大切なポイントです。丁寧なやりとりができるよう、しっかりと確認しておきましょう。


ジョブトラ20s

Rebe career 編集部

Rebe career編集部です。若手ビジネスパーソン向けに、スキルアップの方法論や今後のキャリア選択の参考になる良質なコンテンツを毎日配信しています。また、キャリアに関する支援活動をしております。詳細はこちらをクリック⇒ https://job-tryout20.com/

関連する記事

「適職診断」の結果がすごいと評判!
期間限定で、今なら“無料”で受けられます

適職診断を受けてみる(30秒登録)