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ただしまうだけ?もらった名刺が新たなビジネスチャンスを生む?

 2021年10月22日  Posted by  編集部

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知らないの?もらった名刺の保管方法と置き方のルール

突然ですが、あなたはクライアントと交換した名刺はどこに置いていますか?名刺入れの上?それともテーブルの上に直置き?そもそも名刺入れをおかずにすぐにしまっているなんてこと、ありませんよね?

社会人になると社内外の人との関わりも頻繁に発生します。もらった名刺をただホルダーに入れての保管方法は、有効的な活用方法とは言えません。では、もらった名刺はどこに置くのが正解なのか。どうやって保管するべきなのかを見ていきたいと思います。

もらった名刺をテーブルに直置きするのはNG?

初対面の相手から受け取った名刺を、テーブルにそのまま直置きするのはマナー違反です。もしかしたら、自分たちよりも前に打ち合わせしていた相手が飲んだお茶の水滴が残っていて、テーブルが濡れているかもしれません。また、ホコリを被って汚れているかもしれません。

テーブルの上が常に清潔とは限らないため、もらった名刺をテーブルに直置きするのは失礼な行為にあたるのです。ビジネスシーンにおいて名刺というのは、その人の分身でもあると捉えられるため、受け取った名刺を汚すことなど言語道断。そのため、交換した名刺は必ず自分の名刺ケースの上に置きましょう。

席順、あるいは左から職位の高い順に並べて置く

対象者が1人の場合は、自分の名刺入れの上にそのまま置くので問題ありません。しかし、名刺交換をした相手が複数いるときは、名刺の置く順番にも注意が必要です。

相手が2人以上の場合は、席順、あるいは左から職位の高い順に名刺を並べて、その列の右下に自分の名刺入れを置きましょう。自分の名刺入れの上に、無理矢理2枚の名刺をのっけている人をたまに見かけますが、これでは、1個の椅子に2人を一緒に座らせているような状況になってしまいます。

名刺交換をする相手が2人以上の場合は、名刺をテーブルにそのまま置いて問題ありません。役職が高い順に左から横にならべて、右下に自分の名刺入れ、という配置を守りましょう。

名刺交換した相手を一発で覚える方法とは?

仕事ができる多くのビジネスマン、OLが実践している名刺管理方法のひとつに、名刺交換した相手の名刺の裏にメモを書き込むというものがあります。「もらった名刺にメモ書きするなんて失礼じゃない?」と思う人もいるかもしれませんが、むしろ逆。

初対面の場合は、その人の趣味や見た目の特徴、出身地などを書いておくと、後日会ったときに話のきっかけが生まれやすいのです。ちなみに、名刺の裏に書き込む代表的な内容は下記の通り。

1会った日付(例:2018.3.12)

2会った場所(例:東京都・新宿区@@オフィス)

3仕事の要件(例:新商品とシンガポール支社の設立について)

このほか、休日の過ごし方や家族構成など、そのとき話題になった話もメモをしておくと、次回会ったときに「ゴルフ行かれたんですか?」など距離を縮めるのにも役立ちます。

もらった名刺の保管方法は?

名刺フォルダーで管理

もらった名刺の管理方法として一番多いのが、クリアファイルなどの名刺ホルダーに入れるか、ボックス型の名刺ホルダーでの管理。

あいうえお順、アルファベット順、会社ごとで分けて置くと、「◯◯会社の◯◯さんの名刺ってどこに保管したかな」というときも探しやすくなります。ただ、名刺の量が増えるにつれて名刺フォルダーも比例して増えていくので、置き場所をとるといったボトルネックも。

A4サイズのノートに貼り付けて保管する

名刺ホルダーと並ぶアナログな管理方法が、ノートを使うというもの。A4サイズのノートを使うと、1ページあたり10枚(縦5枚×横2枚)、B5なら1ページあたり8枚(縦4枚×横2枚)の名刺を貼ることができます。

名刺フォルダーよりも1ページで管理できる名刺の量が圧倒的に多いので、コストを安く押さえられるというメリットが挙げられます。

ただし、ノートを使った名刺管理だともらった順に貼り付けていくことになるので、50音順、会社ごとで整理するのはなかなか難しいかもしれません。

名刺をアプリで管理するならEight(エイト)がオススメ

名刺交換の頻度が増えてきたころから私も使うようになったの「Eight(エイト)」は、交換した名刺をスマホで撮るだけでクラウドにデータを保存できる無料アプリ。いつでも全ての名刺情報にアクセスでき、メッセージやフィードで情報交換もできることから、多くのビジネスマンにも愛用者が多い新しい名刺管理方法です。

デキる人こそ名刺交換も抜かりがない

名刺交換をしてそれっきりとならないよう、名刺交換をした相手の趣味、見た目の特徴といった一次情報をメモして次のビジネスチャンスにつなげましょう。今までは名刺フォルダーやノートで管理していたという人は、ぜひこの機会にアプリ管理に切り替えてみてはどうですか?驚くほど仕事の効率も生産性もアップしますよ。


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