マルチタスクをミスなくさばいて仕事の効率をアップ

｢1週間後に控えている新商品のPRイベントの準備」と「2日後までに社内の飲み会の幹事としてプラン作成」というタスクが同時に舞い込んできたら、あなたならどちらを優先しますか？

このときに判断に迷ってしまうのは、「重要性」と「緊急性」の2軸だけで考えてしまうためです。大切なのは「自分がやるべきか」あるいは「他の人にも任せられるか」という選択肢を持つこと。

というのも、飲み会のスケジュールは必ずしもあなたがやる必要はなく、手の空いている部下にお願いすればいいことだと分かります。

マルチタスクをさばく際、多くの人が「重要性」と「緊急性」だけで判断しがちですが、「誰がやるか」という3つの選択肢を持っておくことで、仕事の効率は驚くほどアップするのです。

そのタスク、本当に今重要？

そもそもマルチタスクとは？

マルチタスクとは、複数の作業を同時におこなうことを言います。Aの仕事とBの仕事を両方とも平行して処理していく仕事のやり方です。

たとえば、午後からのミーティングで使う資料をプリントアウトしながら、インターネットで夕方からおこなわれる取材対象者についてを調る。フライパンで野菜を炒めながら、シンクにたまった洗い物をする。などが挙げられます。

同時作業をすると脳に疲労が溜まる？

2つのことを同時におこなうマルチタスク。一見すると仕事もサクサクこなせて生産性が上がっているように感じますが、時に、効率を下げてしまうこともあるのです。

というのも、ひとつのことに集中できなくなってしまうから。事実、1つのことに長く集中している人の方が、質の高い仕事ができて且つ生産性も高いというハーバード大学の研究結果が出ています。

また、米国スタンフォード大学や英国サセックス大学などの研究チームが近年明かした研究結果によれば、マルチタスクは脳を疲弊させるとも言われているのです。

私たちの脳は、ご飯を食べる、メールを送る、チャットに返信する、といった活動すべてに対して同時に注意が向けられているわけではありません。

つまり、脳が瞬時にスイッチを切り替えているだけなのです。マルチタスクは、「複数を同時に処理している」わけではないということ。そのため、タスクを細かく切り替えることで脳に疲れがたまって、集中力が落ちてしまうんです。

マルチタスクに働ける人とそうでない人がいる

「重要性」「緊急性」以外に「自分でやらなくても済むか」という選択肢が増えることで、業務の効率化がはかれることは間違いありません。しかし、自分が一番下っ端だった場合はこれは使えなくなります。

頼む相手がいない立場にある人間は、すべて自分1人で処理しなければならないからです。マルチタスクとは、個人の能力はもちろん、それなりの立場にあってはじめて活用できるものと言えます。

とはいえ、仕事に優先順位をつけることによって、突然の差し込みタスクにも臨機応変に対応できるようになることは間違いありません。

マルチタスクを正しく使って仕事を効率化させる2つの法則

すべての仕事に優先順位をつける

どんな仕事も「優先順位をつける」ということからはじまります。複数の業務を抱えていたとしても、それを処理できるカラダはひとつだけ。

だからこそ、仕事の優先順位を考えなければなりません。「面倒だしあとでやればいいか」と思えることや相手に確認が必要なものは、すぐにその場で処理を済ませておけば、連絡を待つ間にほかの業務に時間をあてることができます。

「でも、今やってる業務よりも、差し込みタスクの方が優先度が高かったらどうするの」と思う人もいるでしょう。その場合は、何を後回しにするのか一度タスクを整理する必要があります。

「誰」にとって「いつ」必要なものなのか考える

マルチタスクに限らず、すべての仕事において言えるのが「いつまでに誰に提出するものなのか」ということ。たとえば、作成した書類を、一度上司にチェックしてもらうとしましょう。

提出するまでに、「上司からもらったフィードバックを修正する時間」が発生します。上司の確認というフローが発生するので、その時間も加味して仕事を進めなければならないのです。

シングルタスクの方が仕事のミスは減る

同時にすべてのことを進めようとすると、集中力が分散してしまうのでミスも起こりやすくなります。たとえば、作成した資料が誤字脱字だらけで言い回しがおかしい部分が多かったり、記載事項の漏れがあったり。

結果として上司から「仕事ができない人」「安心して仕事を任せられない」と思われてイメージを下げてしまうことにつながります。そのため、まずは目の前のひとつの仕事に集中した方が圧倒的に仕事の生産性は上がるのではないでしょうか。

タスクを細かく切り分けて仕事の生産性をあげよう

Aの仕事を上司にチェックしてもらっている間に、次にやるべきBの仕事に取りかかる、という段取りを組むとスムーズに仕事を進められるようになります。とはいえ、この状態を8時間ずっと続けていると疲れてしまうので、こまめに休憩をとるなどして脳を活性化させましょう。