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P.S.(追伸)って何?ビジネスマナーでの使い方とは?

 2018年5月18日  Posted by  編集部

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ビジネスメールを書き終えた後にふと、仕事に直接関係はないけど伝えたいことがある場合、P.S.(追伸)として付け加えてもいいのか迷ったことがあると思います。ただ、「P.S.」は使い方次第で失礼になってしまう可能性があるため注意が必要です。どんな使い方ならビジネスシーンでも許されるのか、見ていきましょう。

(1)P.S.(追伸)とは

P.S.の語源

「PS」は英語で「postscript」の略で、「post」と「scriptum」というラテン語に由来しています。postは「後」、scriptumは「書かれた」を意味しており、合わせて「後で書かれたもの」という略となります。

どういう時に使うのか

メールの本文を書き終えた後に、補足したい内容を書き加えるときに使います。

ちなみにP.S.を付け加える箇所は、相手に用件を伝えている本文だけではなく、敬具などの結びの言葉よりも、さらに後ろに付け加えることになります。

基本的にビジネスメールではNG、特に目上の人に対してはNG

P.S.は「本文を書き終えてから、さらに書き加えるもの」と説明しました。ということは、「最後に追加したいことや書き忘れたことを記載しているのでは?」といったように、取ってつけた言葉と思われてしまう可能性あります。そのため、特に目上の人(上司や先輩、取引先)に対して使用することは失礼だとされています。

原則として、メールの本文に付け足すのではなく、P.S.に書かれた内容を本文に加えてすべて一から書き直しましょう。とはいえ、P.S.を使っても良いシーンもあります。

具体的に、「何が使ってはいけない内容なのか? どんな内容であれば使ってもいいのか?」を紹介します。

(2)P.S.を使ってはいけないシーン

感謝や謝罪を伝える時

日常生活と同じように仕事でも、相手に感謝や謝罪を伝えなくてはいけない場面があります。しかし、「遠方の取引先や、時間帯によって電話もできない」など直接伝えられないことも。

そんな時、謝罪や感謝をP.S.で伝えられたらどうでしょうか? もし、あなたに「P.S.先日はありがとうございました。」と送られてきたら、「ついでくらいにしか思っていないのかな?」と嫌な気持ちになってしまいますよね。

自分の気持ちを誤解される危険性があるため、必ず本文に記載しましょう。

重要な要件は追伸には書かない

重要な用件は追伸でなく本文に記載するようにしましょう。繰り返しになりますが、大切な用件を追伸という形で済ますのは相手にとって失礼にあたります。

たとえば、「P.S.見積もりをお願いします。」「P.S.明日、10:00に貴社に伺います。」など取ってつけた印象を与えてしまい、常識がないと思われてしまいます。

ビジネスメールは、1通につき一つの要件という基本を意識して、伝えきれなかった内容は、別のメールとして書き直しましょう。

(3)PSを使ってもいいシーンは?

相手への心遣いを表現したい時

季節の変わり目や相手が体調を崩している際に、気遣いとして使うというのはアリです。

たとえば、「P.S.体調をくずしやすい季節になってまいりました。どうぞご自愛ください。」などと、メールの最後に入れることで、相手のことを気遣っていることが伝えられます。

本文と関係のない話題を振る時

ビジネスメールでは要件を簡潔に伝えることが目的なので、相手との関係が縮まりにくいことも。そんな時、P.S.の内容を工夫すれば印象をUPさせられるかもしれません。

たとえば、「P.S.私の会社の近くにおいしい蕎麦屋を見つけました。蕎麦好きの○○さんに、ご紹介したいです。弊社にお越しの際、ぜひ、ご一緒しませんか?」など相手の好みにあった提案ができれば、相手との距離を縮めるのに効果的です

追伸は相手のことを思って使おう

ビジネスシーンでP.S.を使うことは基本的にNGです。見積もりの依頼や打ち合わせの日時など重要なことは追伸には書かず、面倒くさくても書き直して本文で伝えましょう。

ただ、ビジネスメールはどうしても無味乾燥な内容になりがちです。そこで親しみを込めたいときや信頼関係が築けたときには、P.S.に相手を気遣う内容を付け加えると「気が利いて、すてきな人だな。」と思ってもらえるかもしれません。


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