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職場の人とうまくコミュニケーションをとって仕事を円滑に進める方法

 2021年9月25日  Posted by  編集部

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職場の人とうまくコミュニケーションをとるにはどうすればいい?

職場の人とコミュニケーションとれていますか?1対1では話せるのに、大勢になるとどうしてもいつも通り話せなくなってしまう、という人も一定数いるはずです。私もそのうちの1人で、昔から人付き合いが苦手な私は、転職先を探すときは、従業員の数がどれくらいなのかを重要視していました。

とはいえ、もういい大人なので「コミュニケーションが苦手」とも言っていられません。コミュニケーションさえうまくとれてさえいれば、仕事は大変でも楽しく働くことができるのではないでしょうか。そこで今回は、私が過去に実践して効果があったコミュニケーションの取り方を、私個人の意見とともに紹介していきます。

そもそもコミュニケーションの重要性って?

ビジネスで欠かすことのできないものひとつが、「報連相(報告・連絡・相談)」です。上司に指示されたプロジェクトの進捗状況を報告しなければ、「あの件はどうなってるんだ」と上司が不安に陥ります。そのため、管理管理コストがかかってしまったり、クレームが起きた場合に大ごとになってしまったり……。

こうしたリスクを避け、且つ仕事をスムーズに進めるためには、コミュニケーションはなくてはならないもの。したがって、口頭でのやり取りを含めて、メール、チャットなどさまざまなシーンでコミュニケーションが必要になるのです。

コミュニケーションがとれなくて困るのはどんなとき?

上司への業務連絡

こんな経験ありませんか?「君の話はわかりづらい」「何が言いたいのかさっぱりわからない」と上司から言われてしまったこと。これは、あなたが話の目的とゴールをきちんと整理できていないことが原因です。

自分の頭の中でぼんやりと考えていることを、人にそのまま話しても「理由」と「結論」がきちんと理解できていなければ相手には伝わりません。また、ダラダラと説明するのではなく「@@だからです。理由は2つあります。ひとつ目は……」という具合に、「結論」→「理由」の順番で話すことを心がけましょう。

部下への教育

中堅になると、新卒社員の教育係を任されることも多いのではないでしょうか。しかしここでぶち当たる壁が「うまく伝えられない」というもの。今まで自分が「何となく」でやっていたことを、今度は何も知らない相手にロジカルに教えるというのはなかなか難しいのです。

うまく伝えられずに部下が間違ったやり方をしていたら、教えた自分の責任にもなります。上司からは「教え方が下手くそ」と叱られ、部下からは「あの人から言われた通りにしたのに」と不信感を抱かれたり、なめられてしまうことも……。

職場の空気になじめない

職場の人と、うまくコミュニケーションを取れずにいる人の大半が、「職場の雰囲気になじめない」と悩んでいるのではないでしょうか。私が以前働いていた職場では、女性社員の割合が圧倒的に多く、お昼休みになると大勢で近くのカフェまでランチに出かけていました。

ランチのときくらい、1人で過ごしていたいと思っていたので私は行かなかったのですが……。そうすると、次第に、そのグループに妙な連帯感が生まれているんです。1人でいたいんだけど、自分だけグループの輪に入れない悲しさ……。いつの間にか自分だけ蚊帳の外にいる状態になり、職場の空気が重く感じてしまうんです。

コミュニケーション能力を高めて仕事を円滑に進めるコツ

自分から挨拶する

やはり一番は、これではないでしょうか。上司であろうが部下であろうが、自分から挨拶しましょう。挨拶をされて嫌な気持ちになる人はいないはずです。朝は「おはようございます」帰るときは「お先に失礼いたします!お疲れ様でした!」と、自分から率先して挨拶することを心がけるだけで「元気がもらえる」「覇気があっていい」と好感を持ってもらえるのではないでしょうか。

ネタを用意しておく

初対面の人とのアイスブレイクや休憩中、「何か話さないと」と肩に力が入ってしまう人もいるはずです。天気、趣味などの鉄板ネタは、会話のとっかかりになります。

ただし、人によっては、ベラベラしゃべる人よりも静かな人といる方が落ち着く、と感じる場合もあるでしょう。相手のリアクションを見ながら、相手のペースに合わせる配慮や思いやりも大切です。

話す3割、聞く7割

コミュニケーションを苦手に感じている人は「自分から何か話題を提供しないと」と、謎のプレッシャーを感じてしまいがち。だからと言って自分の話ばかりしても、必ずしも相手が喜ぶとは限りません。自分の質問に相手が答えたら、それに対してまたあなたが聞き返すという言葉のキャッチボールを意識しましょう。

相手が話しているときはうなずく

相手が話をしているときは、相手の目を見てうなずきながら聞くといいかもしれません。声のトーンにもよりますが、「へぇ」「そうなんだ」というリアクションは、ぶっきらぼうな印象を相手に与えてしまいます。聞いているようで聞いていない、自分に興味がないのかもしれないという印象を与えかねません。うなずきすぎると口説くなるので、「うん、うん」と相槌を入れながら、うなずくというジェスチャーを加えてみてはどうでしょうか。

程よいコミュニケーションで仕事を円滑に進めよう

人付き合いが苦手、人見知りしやすいなど、仕事場でコミュニケーションがうまく取れずに悩む人は多くいます。しかし、頑張って無理に話す必要はないのではないでしょうか。仕事を円滑に進めるための、最低限の報連相と挨拶さえできていれば、「寡黙だけど仕事はきっちりやる真面目な人」というキャラになれるはずです。


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