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ミスが多い人は○○している!仕事上のミスを防ぐには?

 2018年4月2日  Posted by  編集部

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現代は技術の発達によりミスが少ない社会になりつつありますが、人為的なミスはむしろ増えている印象を受けます。しかし、発生させた本人も好んでミスをしているわけではありません。そこで今回は仕事上のミスに注目し、再発防止や予防の方法を考えていきたいと思います。

仕事でどんなミスをしたことがある?

スケジュール通りに作業が終わらない

締め切りのある業務において起こりうるのが、このミス。ほとんどの仕事は、誰かとの協力関係で成り立っています。筆者のようにフリーランスであっても、取引先に指定された納期に間に合わせるように仕事をこなしているわけです。

会社員であれば、チームでひとつのプロジェクトを進めることがありますよね。一人がスケジュールを守れないとチームに遅れを発生させ、その結果プロジェクト自体が失敗してしまうことも考えられます。

宛先・名前間違い、誤字脱字

メールや文書においてよく見られるミスが、誤字脱字です。社内だけで使う書類であれば多少の誤字脱字は問題ありませんが、たとえば取引先に送信したメールで先方の宛先を間違えてしまったら大変です。

スケジュール通りに仕事が終わらない…という状況と異なって「うっかり」で発生してしまうミスですが、それが原因で取引先を怒らせてしまうなど大きな失敗に繋がる恐れもあります。

頼まれた仕事を間違えた・忘れた

もっとも多いであろうものは、「依頼内容を間違えた・忘れた」というミスです。これは、依頼主とのディスコミュニケーション(お互いに対する不十分な理解)で発生した場合は仕方のないことです。しかし、「あれ?ここはどうするって言ってたっけ…」だとか「よく分からない指示だったけど、多分こうだろう」といったように自覚のあるまま仕事を行い、結果それが間違いだった場合は明らかなミス。さらにそれが締め切りギリギリの提出だったら、修正も効きません。

仕事でミスが多い人の3つの特徴

どんなに仕事ができる人であっても、多少のミスはつきものです。しかし、「ミスが多い人」には気をつけなければなりません(本人も)。それでは、仕事でミスを繰り返してしまう人にはどのような特徴があるのでしょうか?

仕事のしすぎ(=集中力が保てない)

まず、仕事をしすぎて集中力がなくなりがちな人は、ミスが増えます。多くの人が「仕事しすぎ状態」の経験があるかと思うのですが、もしも慢性的にその状態だとしたら、それはもう「ミスが多い人」ということになってしまいます。

人間の集中力が持続する時間は、個人差はあるもののだいたい「1時間」が限界だと言われています。睡眠不足や連続した作業で集中できていないにも関わらず無理に仕事を続けてしまうのは、かえって生産性が低くなってしまいます。

相手の言葉尻に反応してしまう

指示や依頼に対して、言葉尻に反応(真意を汲み取らずに解釈)してしまう人はミスを犯しがちです。コミュニケーションにおけるミスは、コンテクスト(文脈)の間違った理解から発生してしまいます。逆にこの手のミスが少ない人は、言葉の形式的な部分だけでなく本質を理解しようとし、わからなければ依頼主に相談します。

あいまいな言葉を使っている

「おそらく」「近いうちに」「多め/少なめ」などの曖昧な言葉を多用する人は、具体的な表現をする人に対してミスが多くなります。これは仕事の詳細を理解していない(もしくは伝えられていない)のが原因です。

「近いうちに」が30分後なのか、3時間後なのか、今日中なのか、今週中なのか、今月中なのか…相手と自分で解釈が異なるような表現を使うと、ミスにつながることは明白です。

仕事のミスを減らすには、「ミスの可視化」が重要

ここまでに登場したようなミスを減らすには、ミスの可視化が重要になります。ここからは、具体的にどのような方法でミスを可視化していくのかについて解説します。

ミス再発防止ノートをつくる

まず、ひとりで出来るものとして「ミス再発防止ノート」を作成しましょう。ミスが起きた時に書き込むもので、「ミスの詳細」「ミスの原因」「再発を防ぐための方法」を考えます。

ここで気をつけたいのが、「ミスの原因」を「教わっていなかったから」としないこと。「仕事は教わっていないが、自分から聞かなかったことも原因の一つでは?」くらいまで考えてこそ、ミスの再発防止につながります。また、具体的な改善策を考えるために「慣れていなかったから」などの曖昧な表現も避けるようにします。

上司や先輩にアドバイスをもらう

次に、上司や先輩への相談。これは、ミスの再発防止というよりも「ミスの予防」に効果があります。自分がいま何につまずいているのか、何が分かっていないのかを整理し、その事実を共有するだけでも大きく違います。さらに相談相手が多ければ多いほど仕事を複眼的に見られるようになり、自分自身の成長にもつながります。

間違った部分をわかりやすく見える化しておく

ミスは恥ずかしいもので、できることなら隠したくなる気持ちも分かります。分からないことを相談せずに自己解釈してしまうのも、無知だと思われたくないという感情が邪魔をしているのではないでしょうか。

ところが、ミスが少ない人ほど自分のミスや弱さに正直であるという特徴があります。自分のミスを上司やチームに共有することは決して恥ずかしいことではなく、チーム全体のミスを減らすためのメソッドにもなるのです。

 

「絶対にミスをしない人」などは存在しません。「自分もミスをするかもしれない」と常に慎重になり、もしミスを犯してしまっても隠さずに共有するなど、素直な態度が良質な仕事につながるのではないかと思います。


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市根井

1994年生まれ群馬県在住、新卒でいきなりフリーライターになりました。 群馬メディア「gooma」、観光メディア「SPOT」などで記事を書いています。得意分野は地方・フリーランス・WEBなど。 http://gooma.jp

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