Excelを印刷してみると、なぜか切れてしまったりして「思っていた印刷とは違う」ということ、結構ありますよね。WordやPowerPointとは違い、意外と思った通りに行かないのがExcelの印刷。

今回はExcelの印刷問題を解決する方法を紹介します。

①基本の印刷方法

まずはExcelの印刷方法の説明。Excelは「ファイル→印刷→設定→印刷プレビュー→余白」という流れが印刷の基本動作。

ファイル

まずExcelを開いてもらうと、上にたくさんメニューが出ます。メニューの一番左にあるファイルというタブボタンをクリックしてください。クリックすると画面が切り替わります。

印刷

左側にメニュー一覧が表示されるので、「印刷」をクリック。すると、右側の画面が印刷に必要な情報が表示されます。現在使用しているパソコンにプリンターが設定されている場合、プリンターの名前が表示されているはず。もし自分が違うプリンターや、プリンターの種類を変えたい場合は、クリックして使用するプリンターを選択しましょう。

設定

設定がない場合、設定欄はそのまま印刷をクリック。「大きい用紙サイズに変更したい」という場合は用紙を選択するボタンがあるので説明します。初期設定で、「A4」用紙に印刷されるように設定されているので「A4」と表示されており、用紙サイズを変更したい場合には、「A4」をクリックして用紙サイズを選択しましょう。

印刷プレビュー

ファイル画面の右側にExcelで作成した表が表示されていると思います。これを「印刷プレビュー」と言い「現在の設定で印刷すると、こういう感じで印刷される」というのが表示される場所のことで、印刷したい範囲が映し出されていたら、そのまま印刷しましょう！

余白

プリンターで用紙に印刷すると、上下左右に余白があります。「印刷したい表の横幅が長過ぎた」「文字が多くて1行だけ別のページ」というのを無くしてくれる機能、「余白」をご紹介。先ほどの設定メニューから、「標準の余白」というボタンをクリックしてください。

クリックすると「広い」「狭い」「ユーザー設定の余白」等が表示されます。基本的には「広い」「狭い」で設定するとバランスが良く保たれるので、この中から選択するようにしましょう。

最後に印刷プレビュー画面をみて、印刷をクリックするのがExcelの印刷における、基本動作の流れになります。

②エクセルの印刷・中級編

中央に印刷する

Excelの印刷で「端っこに寄り過ぎてしまって見にくい」という失敗はよくあります。そんな悩みを解決するのが「ページ中央」という機能です。設定の一番下に表示される「ページ設定」をクリックしてください。

「ページ設定」のダイアログボックスが表示されます。上のメニューボタンで「余白」タブをクリックしてください。そうすると「ページ中央」という文字の下に表示されている［水平］［垂直］の両方にチェックマークを付けましょう。この動作で紙の中央に配置され、印刷されます。

特定の範囲だけを印刷する

印刷でExcelシートの全体ではなく、一部の範囲だけを印刷する場合には、「印刷範囲」を設定しておくと、枠線で囲まれ枠線内だけが印刷されます。

まずはExeclで作成した表の印刷したいセル範囲を、クリックして印刷したい範囲を選択しましょう。囲った部分が灰色に表示されますので、この灰色の範囲が印刷範囲となります。

上に表示されている「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」メニューの中の「印刷範囲の設定」をクリック。そうすると、範囲内を印刷できるようになるのでファイルタブをクリックしてプレビュー画面を見てください。範囲内のみ表示されていると思うので、印刷をクリックすれば完了です。

自動で1ページ以内に印刷する

何も設定していない状態で印刷すると、中途半端な位置で印刷範囲が切れてしまったり、表が小さくなったりしてExcelの印刷は難しいと感じる方にお勧めです。手動で印刷範囲を変更するのは手間のかかる作業ですが、Excelにはなんと自動で印刷範囲を縮小する機能が。「ページレイアウト」のメニュー内にある「ページ設定」ボタンをクリックしダイアログを開いてください。

次に「ページ」タブ内に存在する「次のページ数に合わせて印刷」にチェック。印刷で横1枚に納めたい場合は、縦の「1」を空に、縦1枚に収める場合は、横の「1」を空に設定してください。

設定を終えたらファイルタブから印刷プレビュー画面を見ると、表が自動的に縮小されて1枚の用紙に収まっているかと思います。位置の調整など細かいのは先ほどの余白等を操作して、印刷しましょう。

③エクセルの印刷・上級編

行や列を見出しにしてすべてのページに印刷する

大きな表を印刷すると、用紙が複数枚に印刷されて困ることも多々・・・。

表の重要な見出しだけでも全てにページに表示されることで、見やすくて便利に。そんな見出しをすべての用紙に印刷するテクニックをお教えします。

「ページレイアウト」タブから印刷タイトル」をクリックしてください。

「ページ設定」という名前のダイアログボックスが表示されます。「シート」タブをクリックして、「印刷タイトル」欄の「タイトル行」に注目してください。そこに「$1:$1」と入力。この文字は1行目をタイトル行（絶対に表示する行）として設定するところです。また、1行目にあるセルをクリックすることで、自動で「$1:$1」と入力されるので、何を入力するかわからなければクリックしましょう。

複数シートの印刷方法を設定

上記で設定した印刷設定はシートごとに、操作を行う必要があり、いちいち操作して設定するのは面倒ですよね。そんなときに、シートを一気に設定できるお勧めの手順をご紹介します。キーボードのCtrlキーを押してください。押した状態でExcelの下部ある「シート見出し」をクリックすると、「シート見出し」の色が白くなることがわかりますか？またExcel上部のタイトルバーを見ると「作業グループ」と表示されると思います。

＊Excelファイル名-「グループ」-Excelと表示される場合もあります。

この状態で、「表を中央に配置」「印刷の拡大設定」「見出しの設定」を行うことで、1度の操作で複数シートの印刷設定が変更可能に。「作業グループ」を解除したい時は、Ctrlキーを押しながら、設定をしたくない「シート見出し」をクリックすることで解除されます。 または、「シート見出し」で右クリックし、「シートのグループ解除」をクリックすることでも解除が出来るので試してみてください。

Excelはいまや必須スキル

Excelに苦手意識を持ってらっしゃる方は多いと思います。今回は印刷方法をお教えしましたが、Excekの関数を使用することで、様々な設定を瞬時に設定することや指定した条件の項目を印刷することもできるため、覚えると作業効率をさらにアップすることができますよ。

Excelはいまや必須スキル。今回ご紹介したExcelの印刷方法を参考にExcelを活用しましょう。

 

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