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5w3hを網羅した文章はビジネスシーンで役立つ!5w3hを生かしたフレーム思考術を身につけよう

 2018年4月6日  Posted by  編集部

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ビジネスメールやフォーマルな文章を書くコツは、相手に伝えるべき情報を整理すること。そんなときに有効なのが、「5w3h」のフレームワークです。使い古されたテクニックのようですが、実はビジネスシーンで情報のヌケモレを無くすには最適の思考方法なのです。

この記事では「5w3h」の各要素と活用法を解説します。さらに、基本の「5w3h」から一歩踏み込み、ビジネスのどんなシーンでも活用できるフレームワーク「◯w◯h」もご紹介します。

「5w3h」とは?

まずは、5w3hを例文で解説していきます。

たとえば会社の懇親会の幹事を任された際に、参加者に送るメールを「5w3h」を網羅して送ると、とても良い文章になります。

What(何を)

Q:このメールの目的は何か?
A:来る営業部懇親会の開催にかかる連絡

When(いつ)

Q:懇親会の日時はいつか?
A:4月20日の金曜日、19時から

Where(どこで)

Q:場所はどこで開催されるか?
A:会社の近くにあるイタリアンレストラン

Who(誰が)

Q:懇親会の参加者は誰か?
A:参加可能な営業部の全部員が対象

Why(なぜ)

Q:懇親会を開催する目的は?
A:部員全員の親睦が目的だが、主に、新入社員の歓迎が強い

How(どのように)

Q:懇親会はどのように進行するのか?
A:自分が司会を担当。会の開始1時間で、新入社員の自己紹介コーナーを予定。ドリンクは飲み放題です

How many(どのくらい)

Q:何人出席予定か?
A:全員で、50名出席予定

How much(いくら)

Q:会費はいくらか?
A:新入社員は無料。それ以外から1人3,500円徴収(部長と課長にはそれぞれ特別出資いただいております。この場を借りてお礼申し上げます)。足りない分は部の経費として計上(経理部には既に確認済み。稟議済み)。

このように、5w3hを活用すると適切に必要な情報を文章内に書くことができます。

飲み会の幹事をやったことがある人ならお分かりいただけると思いますが、50人規模の人間に正しい情報を伝えるのは難しいものですね。

誰でもわかりやすい文章を書くために、5w3hは効果的です。

他にもある!◯w◯h

5w1hと5w3hの違い

5w1hと5w3hの違いは、「how many」と「how much」があるか否かです。日常生活やプライベートであれば、5w1hでも十分効果があります。

しかし、ビジネスメールやビジネス文書など書く際には、「how many(どれくらいの数・量が必要なのか)」と「how much(金額はいくらなら売買可能なのか、いくらの取引なのか)」が肝となってきます。

むしろフォーマルなビジネスに際しては、5w1hよりも5w3hくらいまで拡張して用いる方が適切と考えておく方が、ビジネスをスムーズに進めやすいのかもしれません。

いろんな◯w◯hの比較表

多ければいいというものでもありませんが、増やそうと思えば、「7w3h」くらいまで増大させることも可能です。シチュエーションによって使い分けられるようにするといいでしょう。

項目 who Whom when where what why how how many how much
to whom with whom
意味 誰が 誰に 誰と いつ どこで 何を どうして どのように どのくらい いくらの
5w1h × × ×
5w2h × ×
5w3h ×
6w1h × ×
6w2h ×
6w3h
7w1h × ×
7w2h ×
7w3h

7wともなると、「whom」が追加されます。「to whom」は「誰かに対して~」というニュアンスで、ビジネス上の取引先などの「先方」を表しています。

一方の「with whom」は「誰と~するか」といったニュアンスで、ビジネスパートナー、「関係者」などを指す表現です。

メール作成にも活かせる!5w3hの活用方法

5w3hをどうメール作成に活かすかを解説してきましたが、ここでは5w3hを用いたメール作成方法について具体的に見ていきたいと思います。

5w3hで自問自答を繰り返す

文章を作成する時、私たちは頭の中で自問自答を繰り返しながら書いています。我流の自問自答で良質なビジネスメールが書ける人ならばいいのですが、どうしても話が堂々巡りになってしまったり、論理展開がおかしくなったりしてしまいがちです。

つまり、良質な文章を書くためには良質な自問が必要です。5w3hを用いて良質な自問を作ってみましょう。作成例をご紹介いたします。

5w3hを活用したメール作成方法と例文

What(何を)

Q:要件は何か?
A:Z社の広告掲載について

When(いつ)

Q:いつの話か?
A:本日。営業に赴いた際

Where(どこで)

Q:どこに営業に行ってきたか?
A:Z社の打合せスペースにて

Who(誰が)

Q:誰と会ってきたのか?
A:Z社の広報部長のXさん(決裁権者)

Why(なぜ)

Q:なぜZ社に営業に行ったのか?
A:当方の雑誌への広告出稿を検討していると先方から電話があったため

How(どのように)

Q:どのような話になったのか?
A:Xさんとしては、複数回の出稿を前向きに検討いただいているが、もう少し掲載料を下げてもらえないか、という打診を受けた

How many(どのくらい)

Q:仮に複数回出稿なら何回の掲載を検討しているのか?
A:1年間で月刊誌に掲載ということで、12回掲載という大きな取引を提案いただいた

How much(いくら)

Q:では先方の予算はいくらくらいか?
A:具体的な金額は明かしてはもらえなかったが、12回出稿のボリュームディスカウントということで、40%の値引きを相談された

メール例文

「Y部長、お疲れ様です。表題の件でご連絡いたします。先日、Z社の広報部部長のXさんからご連絡いただきました。(*1)
当誌に広告出稿ご検討中とのことでしたので、お打合せのため、本日Z社に行ってまいりました。(*2)X部長によりますと、先方の新商品の広告掲載をしたいとのことで、12回掲載を(*3)ご希望と伺いました。
ただ、他誌やWeb広告などにも予算が必要なようで、定価での12回掲載は難しいとのお話です。
いくらでしたら、ご予算に合うのかお聞きしたところ、定価の40%引きなら上申できる(*4)というお話をいただきました。

この値引きについてですが、いかがでしょうか。
回数も多く魅力的な案件ですし、広告効果が高ければ、継続出稿もご検討いただけるとのお話も頂戴いたしました。
値引きの件、ぜひ、前向きにご検討いただければと存じます。」

*1… WhoとWhyの内容です。

*2…WhenとWhereの内容です。

*3…HowとHow Manyの内容です。

*4…How Muchの内容です。

※Whatについてはメール件名にそのまま記載したものとして省略しています。

「5w3h」を活用して、できるビジネスパーソンを目指しましょう。

「5w3h」を活用すると、比較的楽に、それでもしっかりとしたビジネス文書が書けるということがご理解いただけたでしょうか。

裏を返すと、「5w3h」を網羅している文書こそが、簡潔明瞭で無駄がなく、読みやすい文書になるのだということです。

もし文書作成が苦手な方がいれば、ぜひとも、この「5w3h」を用いて、良質なビジネス文書を量産し、できるビジネスパーソンを目指していただければと思います。


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