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職務経歴書はパソコンと手書きのどちらで作成するべき!?

 2017年11月24日  Posted by  編集部


職務履歴書は、転職の際に自分をアピールするプレゼン資料のひとつです。パソコンで作成する人が目立ってきているものの、履歴書とセットになった手書き用の用紙も市販されています。職務履歴書はパソコンと手書き、どちらで作成するべきなのでしょうか。

パソコンで作成するメリットとデメリット

職務経歴書をパソコンで作成するメリットとして挙げられるのは、修正や内容の変更のしやすさです。誤字脱字があった場合に、手書きでは一から書き直す必要がありますが、パソコンで作成すれば該当箇所を直すだけで済みます。一度作成した後に、文章の内容を変更したり、フォントや改行を入れる位置、行間などのレイアウト調整をしたりしやすく、採用担当者が読みやすいように工夫することもできます。

また、手書きの場合は一社ずつ一から作成しなければならないため、たくさんの企業に応募するにはたいへんな時間と労力がかかります。その点、パソコンで作ればデータが残るため、一部を応募先の企業や業界に合わせてカスタマイズすればOK!作成時間を大幅に短縮することができます。

転職活動では、業界研究や企業研究を行ったり、応募する企業を選定したりするなど、応募書類の作成以外にもやることがあります。特に働きながら転職活動をする人にとっては、退社後や休日の時間などの限られた時間を使って、効率よく準備を進められることは大きなメリットになると思います。。

一方、職務経歴書をパソコンで作成するデメリットは、採用担当者に使い回しをしていると思われることが懸念されます。パソコンで作成すると、同じものを何部もつくることができますが、まったく同じものを安易に使いまわすことは避けるべきです。応募先企業に合わせてカスタマイズすることを怠ると、採用担当者に自社のことを理解していないと受け取られる恐れがあります。

手書きで作成するメリットとデメリット


パソコンやプリンターを利用できる環境がない場合、手書きで職務履歴書を作成することになりますが、あえて、手書きにすることにもメリットがあります。

パソコンで職務履歴書を作成すれば、多くの企業への応募書類を手早くつくれますが、手書きでの作成は時間を要します。年配の採用担当者であれば、手書きが主流の時代から採用活動を担当していますので、一文字一文字思いを込めて書いたと受け取り、入社意欲が伝わりやすいことがメリットです。

また、昨今では職務履歴書をパソコンで作成する人が多いため、手書きで作成すると目立ち、採用担当者の印象に残りやすいことも特長のひとつです。手書きの履歴書はパソコンで作成したものよりも、文字から個性や人柄が伝わりやすくなります。文章の頭を揃える丁寧さや、キレイな文字は、そのものがアピールポイントになります。たとえば、秘書など字の美しさが有利に働く職種や、人柄を重視する求人案件などでは、手書きの職務履歴書を用いることも検討してみてもいいかもしれません。

反面、手書きでの職務履歴書の作成は、パソコンのスキルがないと思われがちなことがデメリットです。また、履歴書と違い文章量が多いため、単純に読みづらいという理由で嫌がる採用担当者もいます。特にWordやExcelを使う職種への応募では、職務履歴書はパソコンで作成した方がマイナスのイメージを与えずに済みます。

職務履歴書を作成するときのポイント


職務経歴書をパソコンで作成するときは、A4サイズの白無地の用紙を使用します。カラー用紙や和紙などで印象を残そうとするのは、ビジネス向きでないことから逆効果になることもあるため避けましょう。

職務履歴書の枚数は2~3枚程度に収めるのが目安ですが、社会人経験の長さなどによって異なります。第二新卒の場合は1枚で収まることもあり、反対に長くキャリアを積んでいる人の場合は、ボリュームが出てしまいがちですが、多くても4~5枚までに収めるようにします。

職務履歴書の作成は、ExcelよりもWordを使用した方が、文字間隔や行間などレイアウトの調整がしやすいです。メールで職務履歴書を送付する場合には、PDFに変換することが望ましいです。職務履歴書はビジネス文書ですので、フォントは一般的な明朝体の使用が向いています。Wordで一から職務履歴書を作成するのが難しい人は、転職関係のサイトなどの職務履歴書のテンプレートを使用すると便利です。

職務履歴書の書き方には、時系列で記入していく「編年体式」、最近の経歴から記入する「逆編年体式」、経験職種やプロジェクトごとにまとめる「キャリア形式」があります。転職が初めての人や社会人としての経験が浅い人は「編年体式」、最近の職種の方が求人にマッチしている人は「逆編年体式」が向いています。「キャリア形式」は転職回数が多い人、キャリアチェンジを図りたい人に向いた書き方です。

まとめ

職務履歴書はパソコンで作成した方が、手書きよりも効率がよく、パソコンスキルを証明できることからも、パソコンによる作成が主流となりつつあります。手書きで職務経歴書を作成する場合は、丁寧さをアピールできるものにしましょう。


Rebe career 編集部

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