仕事が遅い最大の原因は「段取りが悪い」ことにあります。段取りが悪い人には必ずと言っていいほど共通点があり、それを解消するだけで見違えるように仕事が片付きますよ。

段取りが悪い人の特徴（1）思いつきで行動する

仕事が入ってきた順番と優先順位はイコールではない

誰もが仕事を素早く片付けたい。そのためには優先順位をつけることが欠かせません。段取り下手な人はこれが苦手なケースが多く、できていないことに気づかないケースも多いのです。

会社に勤めていれば、仕事はあなたの都合に関係なく降ってくるでしょう。そのとき最もやってはいけないのは、降ってきた順に急いで取り掛かることです。

それでも何とかなるのは、まだ仕事量が少ない新人時代だけ。頼んできた人は「急ぎの仕事だ」と言っても、今すぐなのか今日中なのかで優先順位は、まったく変わってきます。

行き当たりばったりではなく、いったん落ち着いて、取り掛かる順番を見直す余裕を持ちたいですね。

タスクと1ヶ月先のスケジュールまで全体を俯瞰してみる

仕事には当日入ってくるものとは別に、あなたが定型的に処理するべき仕事、急ぎではないけれど締め切りが決まっている仕事があるはずです。しかし段取りが悪いと、当日入ってきた仕事に忙殺されて、１日が終わるというパターンを繰り返します。

本当に緊急ではない限り、最低でも１週間、できれば１カ月先までのスケジュールを見据えた上で、今日は何を片付けるべきか考えましょう。

段取り上手になるには：落ち着いて優先順位をつける

以上のように、まずは仕事に優先順位をつけることが段取り上手の第一歩です。仕事が早い人は優先順位のつけ方が上手いので、ぜひ職場のそういった人を観察してみてください。

なかには、天才もいるかもしれませんが、意外に「１つ１つの仕事の早さは自分と変わらない」ことに気づくかもしれません。

特に新人のときは勝手がわからず、無駄に残業だけが増えていく状態になりがちです。優先順位がわからなければ、素直に上司や周りの人に確認しましょう。デキる人ほど、自分で判断できないときは闇雲に動かず、周りに確認することを怠りません。

段取りが悪い人の特徴（2）無駄なこだわりが強い

優先順位をつけても、一つの仕事にやたらと時間がかかってしまうこともあります。「自分には処理能力がない」と落ち込むかもしれませんが、決めつけるにはまだ早いかもしれません。

無駄なこだわりって、こんなこと

１つの仕事に時間がかかってしまう人は、実は「結果に影響がないところ」にこだわっていることが多いです。

たとえば、社内で共有するだけの議事録は、パッと見返したときに内容がわかれば問題ありません。分かりやすい文章を長時間考えたり、綺麗なデザインを過剰に追求したりするのは、生産的な仕事とは言えませんよね？

反対に、他社とのプロジェクトに使うプレゼン資料となれば、質にこだわりつつも締め切りには必ず間に合わせる必要があります。その業務に求められていること、つまり「目的」を意識して取り組むと無駄な作業はなくなるでしょう。

自分のしていることが利益につながっているのかを考える

そうはいっても、日々忙しく働いていると、業務の目的を見失いがちです。追い詰められると上司に怒られないようにとか、ただ締め切りに間に合えば良いという思考になりかねません。迷ったときは「この行動は利益につながるか」を考えてみると良いでしょう。

会社の利益として一番わかりやすいのはお金です。基準の一つにすぎませんが、そこに直結する行動は重要度が高いといえます。

すると、議事録の作成などはほどほどにして、顧客対応や他社に向けた資料などに労力を割くほうが良いなど、少しずつ的確な判断ができるようになります。

段取り上手になるには：注力する仕事と手を抜いてもいい仕事を分ける

仕事が増えてくると、誰が見ても終わらない状況になることがあります。そんなとき、段取り上手は部分的に思い切って手を抜いたり、上司に相談したりと巧みに仕事を仕分けているのです。

日頃から業務の目的を意識できると、そういった仕分けも素早くできるようになるでしょう。もちろん、重要度が低いから手を抜いてOKではなく、根拠があって他を優先したことを説明できなければいけません。

また、スケジュールを立てないことは段取り下手の最大の要因です。記憶と感覚を頼りに仕事をするのは限界があるだけではなく、必ず大きなミスに繋がります。

段取りが悪い人の特徴（3）1日のスケジュールを組むのが苦手

スケジュールが立てられない人は、タスクにかかる時間や方法がわかっていない

パーキンソンの法則といって「人は時間がいくらあってもその分使ってしまう」という習性があります。つまり１日で終わるはずの仕事も、３日の猶予を与えられると３日費やしてしまうのです。

「この業務は何時まで」と自ら決めない限り、時間に余裕が出ることはありません。もしも、急な会議が入ってしまえば必ず時間が押すことになります。対処法としては、緊急で入ったタスクを処理する時間を予め組み込んでおくと、当初のスケジュールを崩さずに進行することが可能になります。

時間は2割り増しで時間を確保する

業務にかかる時間を見積もるときは、「２割増し」で考えるのがおすすめです。慣れた業務ならば話は別ですが、初めて行う作業や、アイデアを練るなどのクリエイティブな作業であれば、予定通りに終えることが難しいこともあるでしょう。

それでも仕事には必ず締め切りがあります。２割増しで時間を確保しておけば、全体のスケジュールの進行に支障が出る確率を下げることができるのです。

ただし人は、時間がある限り使ってしまうので、２割増しで計算していることを忘れずに仕事に取り組んでください。早く終わるものは最短で終わらせて、重要度が高い仕事になるべく時間を回す意識を持ちましょう。

段取り上手になるには：定時から逆算してスケジュールを立てる

残業ばかりの毎日では心身ともに疲れて、生産性も上がりません。たまには定時で仕事を終わらせたいですよね。そのためのスケジュールを立てるコツは、定時から逆算してスケジュールを立てること。

これは１週間、１カ月のスケジュールを立てるときも同じなので、すべてゴールから逆算して「今、何にどれだけ時間をかけるべきか？」を考えるクセをつけましょう。

以上のことが自然にできると、先を見越した行動を取るのが当たり前になります。結果、仕事がデキるという評価を得やすいでしょう。あなたが会社で一目置かれる存在になれるかどうかは、このような、ちょっとした意識次第なのです。

段取り力は仕事を通して身につけよう

仕事が早い人は、優先順位づけとスケジュール管理がきっちりできています。それは特殊能力ではなく、日々の仕事を通して誰でも身につけられるテクニックなのです。

コツさえつかめば別人のように仕事が捗りますので、まずは１日のスケジュールを見直し、自分が設定した締め切りを一つ守るところから実践してみてください。

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