ジョブトラ20s TOP  >   これであなたも仕事がデキる人!段取り上手への具体的な3ステップ

これであなたも仕事がデキる人!段取り上手への具体的な3ステップ

 2018年5月8日  Posted by  編集部

ジョブ
						トラ20s

いくつも仕事を抱えたときに一番NGな行動は、振られた仕事からすぐに取り掛かることです。まずは落ち着いて、全体を見渡す余裕を持つことが、段取り上手への一歩なのです。

3ステップでできる!仕事の段取り(1)全体を俯瞰してみる

目的と目標を設定する

仕事が増えてくると、考えるよりとにかく手を動かして、早く片付けたくなります。しかし目の前の仕事に手を付ける前に、まずは目的と目標を確認しましょう。

たとえば、営業で顧客を訪問する場合、目的は、契約を決めて売上をあげること。目標は、具体的な売上目標を達成すること、一日3人とアポイントを取ることなどになります。

期限を設定する

目的・目標を定めたら、次はそれらを達成するためのスケジュールと、期限を設定します。パーキンソンの法則というものがあり、「人は時間がある限りすべて使ってしまう」という習性があります。

つまり必ずゴールから逆算して、目標が達成できるように「締め切り」を設定していくことが欠かせないステップになります。

すべての作業をリストアップする

ゴールと期限を決めた後は、実際に行うべき作業を細かく書き出して“ToDoリスト”を作ります。このとき、「これは書く必要もないかな?」と感じても気にせず、思いつく限りリストアップしましょう。頭の中にあるうちはどうしても忘れてしまったり、意外と重要なことを見落としているものです。

また、書き出すことで、記憶の容量を空けておけるので、他の仕事に考えをめぐらせる余裕も生まれます。あとでマニュアルにするときの資料として、役立つこともありますので非常におすすめです。

作業のリストアップが完了すれば、次は優先順位を決めて並び変えていきます。ここが適切にできるかで、段取り上手かどうかが決まるといっても過言ではありません。

3ステップでできる!仕事の段取り(2)順番を決める

ひとつ一つの作業にかかる時間を見積もる

先ほど書き出した作業ごとに、要する時間を見積もっていきます。このとき、常に予想よりも2割増しくらいの時間を見積もっておくことがコツです。

時間に余裕を持たせることで、不測の事態が起こっても修正する隙間が生まれ、それはそのまま気持ちの余裕にも繋がるのです。

効率的に進められる順番に入れ替える

それぞれの作業にかかる時間や関係性を見極め、取り掛かる順番を決めます。この順番の決め方一つで作業効率はまったく変わります。

たとえばカレーを作るとき、段取り下手な人は、野菜を切って煮る、ルーを入れる、最後にご飯を炊き始める、といったことをしてしまいがちです。同じ作業でもどのような順番で行えば最も早く終わるのか、慎重に考えてみましょう。

さらに、作業を「意味のあるまとまり」でわけると効率が格段に上がる場合もあります。

営業でいえば、

①顧客候補と電話でアポイントを取る

②提案書などの訪問準備

③実際に訪問する

というブロックに分けると、一見問題なさそうです。しかし、ヒアリングしたあとは、最も顧客の意見や感情を理解できている状態です。アポイントを取ってひと段落するよりも、記憶が確かなうちに、提案書まで準備してしまう方が質を高められ、より短時間で仕事が進みそうですね。

そして忘れていけないのは、計画は常に更新して柔軟な対応を心がけることです。

3ステップでできる!仕事の段取り(3)更新し続ける

計画を実行する

ビジネスパーソンは、複数の仕事を同時に進めることが多いので、すべてが上手くいくことは中々ありません。計画は細部まで完璧である必要はなく、8割くらい固まったら進めてみることが大切。

もちろん、現実にはいろいろな要因が絡み合ったトラブルも起こるので、自分で解決できないときは早めに上司に相談です。計画には、このような軌道修正がつきものだと思って進めるのが良いでしょう。

期限より遅れた時や、予定外の仕事が入ってきた時には、即座に期限や仕事の順番を見直す

想定外の状況になったときは、その場をしのぐだけでなく、計画を即座に見直すようにしましょう。ときには重要度が低い業務を後回しにしたり、一部、やらない決断をすることもあります。そして計画全体を見直し、根拠を明確にしたうえで、上司や関係者へ迅速な報告をする必要があります。

組織の仕事で大切なのは、一人で何とかすることではなく、上司を含めた関係者が「現状をわかっている状態」であることです。取り返しのつかない状態になる前に、報告・連絡・相談ができる人こそ、デキるビジネスパーソンなのです。

計画と結果を比べて次に活かす

一つの仕事が終わったあとは、必ず振り返ります。今回上手くいった事実よりも、それを偶然で終わらせないことが何より重要です。計画通り行われた部分、予測が甘かった部分、周りに助けられて何とかなった部分があると思いますので、次回は、さらに段取り良く行えるよう、できるだけ細かく改善点を洗い出しておきましょう。

日々の積み重ねができる人こそ、信頼される

「段取り力」は技術であり、以上の3ステップを徹底するだけで飛躍的に向上します。他の皆が業務で多忙な中、安定して計画通り実行できるというのは、十分に評価されるでしょう。

しかし、段取り上手への道は1日にしてならず。「自分は要領が悪いんだ」と諦めずに、日々スキルを磨いていくことで、信頼されるビジネスパーソンになれるのです。


ジョブトラ20s

その職場、本当にあなたに合ってますか?

その職場、本当にあなたに合ってますか?
就職後、3年以内に30%以上が離職をする時代です。

職場の人間関係、仕事内容、キャリアに不安な人もいれば、
今以上に成長したい、更なるキャリアのステップアップをしたいという期待を持つ方もいます。

ジョブトラ20sの適職診断では、一人一人のキャリアの不安と期待を適切に把握し、納得する道へ、限りなくサポートしていきます。

登録は無料です。
専任のコンサルタントが付き科学的に研究されたアルゴリズムで適性な職場をご紹介。
まずは無料の適職診断だけでもしてみませんか?

ジョブトラ20sの適職診断はココがすごい!

  • 累計受検数20万人突破
  • 専門家チーム、コンサルタントによる分析
  • 科学的に構築された日本唯一のアルゴリズム

あなたの適性、本当はもっと違うかも?

ジョブトラ20sの適職診断なら30秒の入力
あなたの本当の適性がわかります。

あなたの適性、本当はもっと違うかも?

ジョブトラ20sの適職診断なら30秒の入力
あなたの本当の適性がわかります。

ご利用された方の声

中堅人材派遣会社から未経験でITベンチャーへ転職

年収150万円UP

日々の仕事は楽しいが、先が見えてしまい飽きてしまった。
そんな折、エージェントに相談し、新しい挑戦のきっかけを
手に入れる事が出来た。

26歳 男性

近岡一磨【ジョブトラ20s編集部】

☆キャリアに関するブログ更新中☆//リアライブ創業メンバー/20代に特化した転職支援会社の事業責任者/社員数4名の折大学1年時に長期インターンシップとしてジョイン/大学2年の時に内定承諾/年間MVP最多取得/累計数千名支援/年間読書量1500冊超え/キャリア面談受付中!詳細はこちらをクリック⇒ https://job-tryout20.com/

関連する記事

「適職診断」の結果がすごいと評判!
期間限定で、今なら“無料”で受けられます

適職診断を受けてみる(30秒登録)