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知っているようで意外と知らない、いつものパソコンでできる仕事超効率化

 2018年4月24日  Posted by  編集部

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連日の長時間労働にもかかわらず、成果が上がらないとお悩みのビジネスパーソンにオススメなのが、パソコンの便利機能の活用です。

毎日使っているので知り尽くしている、と感じているかと思いますが、実はまだまだ知らない機能があったりするかもしれません。

百聞は一見にしかず。今回、ご紹介するような機能を自分でも試してみて、日々の作業に取り入れてみてはいかがでしょうか。

パソコンでの作業スピードを上げることで、もっと生産性の高い仕事ができる

そもそも効率化とは?

効率とは「(費やした労力に対する)仕事のはかどりぐあい。仕事の能率」と定義されています。よって効率化とは、「投入する労働量を少なくしつつ、より多くの仕事を生産する、あるいは成果を出す」というように定義できます。

最近流行りの働き方改革でもよく言及される、「労働生産性を上げる」ということと同義と考えてもよいかもしれません。

時短がゴールではない

とはいえ、ただ単に、投入する労働量を少なくする(時短)だけでは、効率化とは言えません。圧倒的に少ない時間、あるいは労働投入量で、今までと同様、あるいはそれ以上の成果や仕事量を実現しなくては効率化とは言えないのです。

時短だけを追求して、成果や生産量まで同じだけ減ってしまったとしたら、それは効率化とはいえません。単に、既存のやり方でやる仕事を純減させているだけなのです。

効率化して余った時間でできることを考えてみる

仮に、今やっている仕事の効率化に成功した場合、その余った時間をどう使うのか考えてみると、楽しいと思います。

たとえば、こんな活用方法があります。

  • 仕事をさっさと終わらせて退社し、趣味や交際などの、オフタイムを充実させる
  • より多くの仕事を引き受けることで、給料アップを目指す
  • 余った時間で副業したり、あるいは資格試験などの勉強をし、キャリアアップを試みる

いずれにしても、若手のビジネスパーソンにとって、時間とは最大の資産です。効率化させることで、有効活用することを考えてみるべきです。

効率化を目指すなら、まずはパソコンの設定を見直そう!

フォルダの階層をツリー表示で可視化する

今開いているファイルがどこのフォルダに格納されているかわからなくなり、フォルダを探索する羽目になった経験ありませんか? そんな時は、フォルダを開いてアクティブにした状態で、「Ctrl+Shift+E」キーを同時に押してみましょう。

すると、フォルダ左にあるナビゲーション画面にカレントフォルダまでのツリー表示でき、フォルダ群をワンクリックしただけで、それぞれのフォルダの中身が可視化できるようになります。

参考:https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/tips/archive/windows/display-all-folders.aspx

フォルダ名をわかりやすくして、検索しやすくする

同じサーバ内にあるファイルを複数人が更新すると、一体どれが最新のファイルなのか分からず、混乱してしまうということもよくあります。

そんな時には、「1.取引先一覧20180423_ver3」といったように、ファイル名に以下の4つの情報を入れるルールにしておきましょう。

①ファイル番号、②ファイル名、③作成(更新日付)、④version情報

このように管理すれば、複数のチームメンバーで更新作業するようなケースでも、事故を起こさないように運用できると思えませんか? 古いファイルや不要なファイルは「old」フォルダか何かを作って保存するか、あるいはデリートするのもいいでしょう。

よく使うフレーズをIMEに登録しておく

よく使うフレーズはIME辞書登録しておくと便利です。辞書登録さえしてあれば、冒頭の文字を入力しただけで、予測候補としてすぐ出力してくれます。

「へい」⇒「平素お世話になっております。」

「おつ」⇒「お疲れ様です。」

「あり」⇒「ありがとうございます。」

入力作業を極小化し、オフィスワークを効率化することができます。

本当に使える!ショートカットキー

Ctrl+A

すべて選択。ワードファイルやエクセル、またはWeb上のテキストなど、アクティブになっているウィンドウのすべてを選択することができます。

Ctrl+C

データのコピー。いちいちマウスで右クリックして、コピーをクリックしなくても選択したデータをコピーできます。すべて選択などと併用すると便利。

Ctrl+X

テキストデータなどを切り取れます。いちいち右クリックする動きを省けるので、データのコピーと同様に重宝するショートカットです。

Ctrl+D

アクティブになっているWebのウィンドウをブックマークできる機能。マウス操作不要で、ストレスが大幅に軽減されます。

Ctrl+F

テキストファイルやWebページなどでこの操作をすると、検索ウィンドウが開きます。目的の文字列を探すのに便利です。

Alt+Tab

複数のアプリを起動している場合に、マウスを操作せずに、アプリを切り換えることができる機能です。Altボタンを押したまま、Tabキーを押せば、目的のアプリに切り替わるまで何度も行ったり来たりできます。ちなみに【Alt+Tab+Shift】キーで、逆向きに切り替えも可能です。

Alt+Esc

上とは違い、選択画面を経由せずに、アプリを切り換えられます。

Ctrl+F6

同じアプリ(例えばワード同士やエクセル同士)の切り替えができます。

Windows+←もしくは→

開いているアプリを右寄せ、あるいは左寄せにできます。

Windows+↑もしくは↓

開いているアプリを最大化、あるいは最小化できます。

効率化はストレス軽減や疲労軽減にも有効です。

以上、仕事における必須アイテムであるパソコンの便利な機能や設定について説明いたしました。

すぐにすべてを使いこなすのには時間がかかるでしょうが、使いこなせるようになれば、便利なことこの上ないので、ぜひ今すぐに始めてみましょう。

これらの機能を使いこなすことは、単に効率化のためだけではなく、長時間の作業におけるストレス軽減や疲労軽減にも大いに役立ってくれるので、使わない手はないと言えます。


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