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今日からすぐに実行できる、かんたん仕事効率化方法!

 2018年4月24日  Posted by  編集部


日々の仕事をちょっとした工夫で効率化していくのは、大変に有意義です。

効率化して生まれた余剰時間を使って、キャリアアップや給料アップ、あるいは、オフタイムの充実に使えるからです。

仕事を効率化させることが、あなたの人生に大きな利益となって跳ね返ってくるでしょう。

ここでは、そんな効率化の方法についていくつかのアイデアを書いていきますのでご覧ください。

 

仕事と料理は同じ!?まずはレシピをつくる

ひとつの仕事をいくつかのステップに分解する

料理と同様、仕事もある程度ブレイクダウンして、細分化したステップに分けたほうが着手しやすいです。

特に「考える作業」と「手を動かす作業」はそれぞれを同時に行うよりも、どちらかにリソースを集中して一方を片付けてから、もう一方に着手する方が効率が良いことが知られています。

たとえば報告書を書く仕事の場合、書きながら考えていたのでは時間もかかりますし、出来上がった文章もあまりクオリティが高くない、ということになりかねません。

報告書を書くのならば、まずは構成や見出しなどのアウトラインを整えてから、手を動かしていく、という風に、考える作業と手を動かす作業はあえて切り離してやることをオススメします。

仕事を完成させるのに必要なものを揃える

料理を始めてから、材料や調味料などを買いに走る人はあまりいないと思います。献立が決まったら、それに必要な材料などを買い揃えてから調理を開始しますよね。

仕事も同じで、完成させるために必要な資料や情報などを揃えてから着手した方が、手戻りや行ったり来たりを防止することができます。ここで必要な資料や情報がそもそも何なのか。それが「考える作業」です。

各ステップ(工程)にかかる時間を決めて取り掛かる

料理でも完成形から逆算して、工程を考えると思います。煮込みに30分間必要ならば、まずは煮込みを開始してから、その間に他の工程の作業をするといった具体ですね。

仕事でも、時間のかかる、ボトルネックになりそうな工程から優先して対応していくなどの工夫が必要になります。

時間によって成果の出やすい仕事は違う

脳のゴールデンタイムは起きてから3時間

私たちの脳は日中、目や耳からさまざまな情報を得ています。こうした膨大な情報は、まず脳の海馬に集められて短期記憶化し、その後、大脳皮質に蓄積されます。

蓄積された情報は、睡眠を取ることによって、長期記憶へと整理整頓されます。つまり、睡眠明けした直後の脳はリセット&リフレッシュされた状態ということなのです。

よって、起きてから3時間くらいまでの脳は新しい記憶を収納したり、既存のアイデアを組み合わせて創造性を発揮するのに適しています。これが、寝起き3時間までが脳のゴールデンタイムと呼ばれるゆえんなのです。

朝はクリエイティブな仕事(考える仕事)をする

寝起きの脳はリフレッシュされスッキリしていて、「考える作業」に向いている時間帯と言えます。そのため、可能であればこの時間帯は「手を動かす作業」ではなく「考える作業」に費やした方が適切と言えるでしょう。

ランチ以降は手を動かす作業をする

逆に、寝起きから時間が経てば経つほどに、脳は再び、大量の情報が蓄積され始め、メモリが重くなってきます。よって、ランチ以降はあまり「考える作業」に向いている時間帯とは言えません。メールの処理や経費精算など「手を動かす作業」などをするといいでしょう。

人に任せてみる

できないことをがんばってやるよりも、できることに集中したほうがいい

比較優位論という言葉があります。これは、ある人が苦手なことにリソースを割くよりも、得意なことに集中して仕事をアサインした方が、全体最適にも適うし、本人も幸せ、ということです。

たとえば、研究が得意だけれどタイピングが苦手な人がいたとします。こういう人に得意でもないタイピングをやらせるくらいならば、人類の発展に役立つ発明のために、研究に全てのリソースを投入してもらった方が良い、というわけです。この場合だと、タイピング能力はコモディティ化できますので、秘書でも雇ってやらせた方が効率的でしょう。

日常の仕事も程度の差こそあれ、苦手なことよりも得意なことを各々にやらせた方が個人も組織もハッピーだと思いませんか?

できないことは得意な人に任せる

あなたが苦手なことに詰まってしまい、得意な仕事ができないというのは、リソースの無駄遣いということになってしまいます。

苦手な仕事・できない仕事は、それらが得意な人に任せて、自分は得意な仕事をしましょう。こうしたマネジメントができるか否かで、個人や組織の生産性が大きく左右されることになるでしょう。

任せることのメリット:コミュニケーションが円滑になる、マネジメントができるようになる

人に仕事を任せられるようになるためには、ある程度、良好な人間関係を築いていなくてはなりません。そのためには、自然と笑顔で挨拶したり、雑談したりと言った努力が求められるでしょう。

また、仕事を任せるために人間関係を良化させようとする努力が、あなたの職場でのコミュニケーションを円滑にしてくれるという相乗効果もあります。

仕事は意識して効率化を

以上、日頃の行動を少し変えるだけで仕事を効率化できる方法について解説してきました。決して難しいことではありませんので、読んだ次の瞬間から、意識変革して、仕事に取り入れて行ってもらえれば嬉しく思います。

ちょっとした変革行動でも、中長期的な長いスパンで見れば、かなりの利益となって、あなたに返ってくると思われます。


wakabayasi

wakabayasi

法学部卒業。新卒でSEとして従事。 転職歴2回。1回目が監査法人。2回目は出版社の経理として転職。 退職後、現在はフリーライターや塾講師、証券投資などして生計を立てています。

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