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職種別・仕事効率化メソッド。ちょっとした工夫であなたの仕事が劇的に改善するかも?

 2018年4月26日  Posted by  編集部

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仕事の効率化を図りたいのはやまやまだけれど、なかなか日々の仕事に追われ、そんな時間が作れない、というお悩みをお持ちの多忙なビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

そんな多忙な方向けに、職種別の仕事効率化メソッドをまとめてみました。日々のちょっとした工夫でもしかすると、大きな変革が可能かもしれません。

仕事を効率化するには(1)事務編

急がば回れ!準備と確認は徹底的に行う

事務職の仕事で求められるのは、スピードと正確さです。

「スピードと正確さ」と、口で言うのは簡単ですが、どちらかを追求するとどちらかのクオリティは下げなければいけない、というトレードオフの関係になっています。両方同時に追求するために必要なのが、入念な準備と確認です。

たとえば、経理伝票の入力ならば、とにかく伝票をすべて収集することにまず注力します。さらに、入力が終わったら、それに遺漏や間違いがないか徹底的にチェックする。入力をすること自体よりも、準備と確認が最も大事な作業といえます。

とにかく、すぐにやる

苦手な仕事を後回しにしたい気持ちは、よく理解できます。しかし、苦手だからと放置してしまうと結局後々慌てて作業するような辛い目に合うため、自分のためになりません。

とにかく「すぐに着手する」ことから始めてみましょう。単にレポートに見出しをつける、とか、そんな簡単なことからで構いませんので、やってみることが一番重要です。

一度、口火さえ切ってしまえば、分からない・進めにくい箇所を上司や先輩に相談するなど、仕事を前に進めることができ、仕事を振った人もあなたのその様子を見て、安心できるのです。

目の前の仕事が無駄な作業ではないかを常に考える

決められた作業だからとルーティンワークをこなすのではなく、一歩立ち止まって、その仕事が「本当に必要か?」を自問自答してみましょう。

もし、無駄だと判断できたならば、その仕事は思い切ってリストラしてみたらいかがでしょうか。あるいはマネジャーに相談し、工数を減らしてもらうのでも構いません。

身の回りの仕事を最適化する「構造改革」も仕事の一種と言えます。

仕事を効率化するには(2)営業編

仕事に取り組む日・時間を固定化する

まずは、Excelなどで簡単なスケジュール表のようなモノを作ってみるといいかもしれません。

たとえば、毎月の立替払いの精算処理は月末が締切だとしたら、「毎月25日に経費精算伝票を作る」という予定表の一項目を作り、それが終わったらチェックボックスなどにチェックをします。

ルーティーンの処理はこうしてスケジュールに落とし込み、管理することにより、月例処理の漏れやダブリ行為をなくすことができます。

確度(受注や成約率)の高そうな顧客への対応に注力する

見込み客の中でも受注や成約に至る割合(=確度)はそれぞれ違うものです。限られたリソースの中で、確度の低い見込み客よりも高い見込み客への対応を強化するのは、当然のことと言えます。

ただし、確度が高そうだからといって、あまり前のめりになってこの会社だけに突進してしまうと逆効果になってしまう危険がありますので、調整しながら営業活動をしていただければと思います。

場当たり的な営業をしない

とりあえず、ポが取れたすべての見込み客に、事前準備もせず同じような営業トークを展開しているならば、そのやり方はすぐに変えましょう。

顧客企業の業界動向や面談する相手の立場・役職・職種、財務状況など、事前に調査できるものは頭に入れておき、企業の特徴を掴んだ上で、それぞれに適した営業トークを展開した方が効率が良いのはお分かりになると思います。闇雲に数だけ追うのは、効率の面でも生産性を上げるという意味でもメリットがありません。

仕事を効率化するには(3)SE編

自動化プログラムを作る

せっかく技術力があるのですから、活用するべきでしょう。単純作業で膨大な量のある作業はプログラムを書いて自動化して、効率化を図りましょう。

自動化・機械化したほうが人間がやるよりも、早く済みますし、何よりヒューマンエラーをなくす・減らすことができます。良いシステムならば、それをチームで共有して、全体最適を図ることもできます。

こうした行動は評価の対象になるでしょうし、転職する際にも、立派なアピールポイントになります。

業者との連絡時間を制限する

社外のメンバーや取引先との連絡時間は◯時〜◯時、と決めてしまうのもいいかもしれません。

向こうはあなたの会社が大事な得意先なのですから、電話は特定の時間以外はしないでください、とお願いすれば、それに対して立場的に、約束を守る以外選択肢はないでしょう。

また、メールチェックもいつするのか決めてしまうといいでしょう。四六時中メールチェックをしていては、作業効率が悪くなります。

たとえば、朝1回、昼休み後に1回、夕方1回など、メールをチェックする時間帯を決めて、それ以外は仕事に集中するという自分ルールを作れば、効率が良くなります。

2割増しの時間で見積もりを出す

お客さんに対しても、社内に対しても、何か頼まれごとをした時に、その完成予定の時間を2割増し多めの時間で伝えてしまうのもテクニックです。

ギリギリのスケジュールを組んでしまうと、突発的・緊急的な事象に対応できなくなり混乱しますし、時間的なゆとりがなくなり、精神的にストレスになります。

ちなみにこれは、2割程度というのがミソ。あまり余裕を持ちすぎると、能力が過小評価されてしまうことに繋がりかねませんし、競争力もダウンしてしまいます。

仕事効率化の意識を持って、今日から始めてみましょう

以上、職種別の仕事効率化策をまとめてみました。それほど大きな改革が必要なわけではなく、毎日の仕事のちょっとした心がけと工夫だけで、仕事効率化は十分可能です。

今日から始める仕事効率化でひょっとすると未来の自分が大きく変わるかもしれません。


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