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パソコンの設定で仕事を効率化!エクセル、ショートカットキーなど使えるテク6選

 2018年5月2日  Posted by  編集部


長時間労働の是正、労働生産性の向上が求められている現在、パソコンでの作業効率を上げることは、すべての人にとって避けることのできない課題です。では、具体的にどのように作業効率を上げたらいいのでしょうか?パソコンの設定方法やショートカットキーの使い方について解説いたします。また、そもそも効率化とはどのようなことなのかについても考えてみたいと思います。

パソコンでできる効率化とは

ツールと設定で自動化する

パソコンの効率化を考えるときは、常に「何をどのように自動化できるか」考えることが大切です。仕事の内容で繰り返し行っているものやプロセスが同一のものを抽出し、それを自動化するためには何のツールが必要かを見つける癖をつけましょう。

自分自身でなければできないと思い込んでいる業務でも、意外とその中の一部はルーティーンということもあります。一つのタスクを細分化し、自分の動きを把握すると良いです。

処理時間のかかるものを任せる

パソコンは処理や計算が速い優れたツールです。したがって、自分でやると時間がかかることを優先してパソコンに任せてみましょう。計算、分析などはもちろんですが、多数とのコミュニケーション、資料などの作成、と得意分野は多岐にわたります。「パソコンで自分がやる」というより「パソコンに任せる」という感覚でパソコンを使うと、効率化が一気に進みます。

非効率なタスク処理を見極めて調べる

自分のデスクワークを詳細に振り返ったとき、何が非効率なタスクか考えてみましょう。たとえば、「昨日も同じ作業をしたなあ」、「毎回何も考えなくてもできることなのに」などの業務は非効率である可能性が高いです。

こうした非効率なタスクを箇条書きにし、それらを自動化する方法や効率化させるためのツールなどをインターネットなどで調べてみると良いでしょう。

ほとんどの場合、パソコンで効率化するカスタマイズやツールの情報はインターネット上で見つけることができます。

「その時間がもったいない」と足踏みしていると、ずっと非効率的なタスクに追われ続け、効率化した人の量を自分で抱え、終わらないタスクに追い詰められていくでしょう。

効率的な使い方―エクセル編―

統一したい表記は自動で記録

エクセルは計算ソフトという印象が強いですが、本質的な強みは統一化と自動化にあります。人が入力した記述は揺れが生じることがありますが、そうした表記はすべて自動で統一することができ、かつ記録することもできます。

エクセルは統一化を徹底すれば、統一された情報に基づいた分析や計算などの自動化を進めることができます。

ただし、使う人が表記の統一を意識していないと、エクセルによる業務自動化が困難なので、ユーザー側がエクセルの強みが何であるかを理解しておくことが重要です。

数値に関わる処理は関数に任せる

数値の処理は関数を使っておこないましょう。単純な計算式だけでなく、分岐するアクション(ある条件に基づいて2つのことをやらせたいなど)に対応する関数もありますので、ほとんどの希望はエクセルの関数で対応することができます

一覧に載せている情報が数値ではなく言葉だから自動化できない、という方もいるかもしれませんが、その言葉を数字と関連付けることであらゆる算式を対応させることも可能です。

どこにあるのか迷わないデータ作成

パソコンの作業の中で意外と浪費しているのは「あのデータどこだっけ……」と探している時間です。すべての処理をエクセルですることは難しいですが、エクセルのリンク機能をうまく用いることでデータの居場所に困らない環境を作ることができます。

一つひとつのデータを用途に応じて作るというより、あるプロジェクトや組織全体のデータを全て紐づけて管理するほうが、より業務を効率化できるのです。

また、迷わないデータ作成をしておくことで、自分だけしかわからない業務を減らすことにもつながります。一見しただけで誰でも同じ業務ができるようにしておくことは、組織にとって必要不可欠です。

効率的なテクニック―ショートカットキー編―

アプリケーションはキーボードで一発移動

ワード、エクセルなどのソフト、ブラウザなどを複数立ち上げてタスクを処理するとき、やりたいことや欲しい情報に飛ぶために、いちいちマウスでクリックしている時間は無駄です。WindowsボタンとTを同時に押し、矢印キーで移動することでスマートなページ推移が可能になります。

CTRLのショートカットを使ってマウス要らず

CTRLボタンとアルファベットを組み合わせたショートカットは、日常的に使えるものばかりです。Wで閉じる、Sで保存する、Cでコピー、Nで新規作成……。挙げ始めればきりがありませんが、それぞれの用途の英単語の頭文字をとっているのですぐに覚えられます。

マウスはCTRLボタンと比べ、感覚的に画面操作をするためには有効ですが、その分それぞれの位置までの動きが多いので、時間短縮の観点ではキーボードのほうが効果的です。

ショートカットキーのカスタマイズでお好みの環境を

ショートカットキーは、自身の好きなものを設定・保存することができます。業務の内容や必要とされるツールによって、使いやすいショートカットキーはそれぞれ違います。

自身の業務を分析できたら、そのために一番必要なショートカットキーや使いやすいコマンドをカスタマイズしておくと、業務効率は上がるでしょう。

自分が何に時間をかけているか見極めよう

このように、パソコンにおける業務効率化で重要なポイントは、実はそれぞれのツールをどのように使うかではなく、自分自身がどういう風に業務を効率化したいかを明確に理解していることなのです。今回ご紹介したテクニックはほんの一部分。あなたの業務に最適のテクニックを、ご自身で見つけ、環境をカスタマイズしてみてください。


宿木雪樹

広報/企画分野での企業経験を経て、フリーランスへ。ニーズに応じた企画/執筆を担当。2018年1月よりMAMORIOチーフエディター。一緒に仕事した方を"幸せにする”がモットー。”幸せになる考え方”をコンセプトにしたブログ「宿木屋」運営中。

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