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応募書類を送付するときのマナー|完全マニュアル

 2017年12月12日  Posted by  編集部

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企業の採用担当者に履歴書などの応募書類を送る際には、社会人としてのマナーや配慮が必要です。ここでは、応募書類を郵送する場合やメールで送る場合のケース別に、書き方や注意すべきポイントを具体的にご説明します。

応募書類の作成時のマナー

・履歴書のフォーマット

転職時の応募書類として提出を求められるのは、履歴書と職務経歴書です。履歴書はJIS規格(国が定めた全国統一の履歴書の工業規格)のフォーマットが市販されています。そのほかにも、自己PR欄が大きい「一般用」と呼ばれる履歴書もあります。

・履歴書は手書き?それともパソコンがいい?

以前は「履歴書は手書き」が原則でしたが、今はパソコンで作成しても気にしない企業が増えています。手書きの履歴書は時間がかかり、書き間違うと新たに書き直す必要があります。ただし、手書きの履歴書にこだわる企業もあるため、応募する企業の社風に合わせて、手書き・パソコンと使い分けるとよいでしょう。

なお、パソコンで履歴書を作成する場合は、履歴書フォーマットを無料でダウンロードできるサイトを利用すると便利です。履歴書のテンプレートや書き方のコツについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

参考記事:
第二新卒の履歴書の書き方と参考になるテンプレートサイト一覧
履歴書の作成はパソコン入力と手書きのどちらがいいの?各々のメリット・デメリットを紹介
履歴書の悩みを解決!人事の目にとまる趣味・特技欄の書き方

・職務経歴書

そもそも決まった形式がなく、履歴書よりも自由に書けるのが職務経歴書です。あれもこれもと自分がやってきたことすべてを盛り込みたくなりますが、分量はA4サイズで2~3枚程度がベストです。膨大な枚数の職務経歴書は採用担当者に「簡潔に自己PRをするスキルに欠ける」「まとめる力がない」とみなされかねません。読み手(採用担当者)を意識して、見やすいレイアウトや、具体的でわかりやすい内容にすることを心がけましょう。

また職務経歴書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

参考記事:
第二新卒の転職は「職務経歴書」が必要 書き方のポイントと今すぐ使えるテンプレートサイト一覧
実例付き!職務経歴書に書くことがない!と困ったときの3つのコツ
職務経歴書の書き方とは?自分の強みをアピールするためのコツ

応募書類を郵送で送る場合のポイントその1:用意するもの

応募書類を郵送で送付する場合には、履歴書だけでなくいくつかのものを準備する必要があります。

・A4サイズ用の白い封筒

書類を折らないで済むように大きな封筒を使います。通常、履歴書はB5あるいはA4サイズ、職務経歴書はA4サイズなので、A4サイズの書類がゆったり入るA4サイズ用の封筒を用意します。なお、封筒は茶封筒ではなく、正式な書類を入れる際に使う白封筒を使いましょう。

・クリアホルダー

応募書類一式を送る際には、クリアホルダーに入れてから封筒に入れましょう。クリアホルダーに入れることによって、書類が折れたり、雨にぬれたり、開封時に書類がバラバラになったりすることを防げます。

・送付状

応募書類を郵送するときは必ず、送付状をつけます。送付状は、添え状やカバーレターとも呼ばれます。「誰から何の書類が送られてきたのか」がわかることが目的です。パソコンで作成しても手書きでもかまいません。

送付状の本文は、
「①求人サイト「〇〇」にて貴社が△△職を募集していることを知り、応募させていただきます。②つきましては履歴書と職務経歴書を送付いたします。③ご検討の上、面接の機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
といった用件のみでかまいませんが、文①と文②の間や文②と文③の間に、自己PR文を1~2文添えてもOKです。

・切手

切手は記念切手やキャラクターものは避け、普通切手を使います。郵便料金に過不足が出ないよう気をつけましょう。

応募書類を郵送で送る場合のポイントその2:封筒の書き方


履歴書や職務経歴書を郵送する場合のマナーについても、見ておきましょう。

・封筒の表書き

・郵便番号以外はすべて縦書き。もちろん手書きです。雨にぬれてもにじまないボールペンか油性のサインペンを使います。
・住所は略さず、都道府県から「〇丁目〇番〇号」までしっかり書きましょう。
・宛先は(株)などと略さずに「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」と書きます。「株式会社」が社名の前か後かを、間違いがないよう確認しましょう。
・宛名は採用担当者個人宛なら「部署名+(役職名+)個人名+“様”」、部署宛なら「部署名+“御中”」です。採用担当部署名や担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」とします。
・応募書類が入っていることがわかるように、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」あるいは「履歴書在中」と書きます。

・封筒の裏書き

・封筒裏面の左側の上に投函する日付(年月日)を書きます。この日付は送付状、履歴書、職務経歴書と同じ日付でそろえましょう。
・封筒裏面の左側の下半分に、差出人の郵便番号、住所、氏名を書きます。
・応募書類一式を封筒に入れ、封筒のふたをのり付けし、封の綴じ目に「〆」と書きます。なお、書類を並べる順番は上から、送付状→履歴書→職務経歴書の順です。この順にクリアホルダーに入れ封筒に封入します。

応募書類をメールで送る場合のポイント


送付する書類自体は郵送で送る場合と同じですが、メール送付の場合は、添付ファイルの形式、容量やセキュリティに配慮することが必要です。

・メールのタイトルはわかりやすく

メールは郵送時の「送付状」に当たります。採用担当者のところには山のような応募メールが届くため、メールの内容が一目でわかってもらえるタイトルをつけることが大切です。例えば、「中途採用応募の件/履歴書等添付(氏名)」と書けば一目で相手に伝わります。

・添付ファイルはPDFファイルにする

履歴書や職務経歴書などの応募書類をファイルで送る際にはPDFファイルに変換しましょう。PDFファイルなら相手のパソコン環境を選ばずに閲覧することができます。なお、ファイル名をつける際には「(氏名)履歴書(日付).pdf」などのように、採用担当者が管理しやすいように配慮しましょう。

■Wordで書類をPDFに変換する方法:「ファイル」メニュー→「名前をつけて保存」→「ファイル形式」をPDFにしてエクスポート

・添付ファイルにはパスワードを設定する

応募書類は個人情報なのでセキュリティに気をつけます。書類をPDFファイルに変換したあと、zip形式にすればパスワードを設定できます。

■zip形式にしてパスワードを設定する方法:
[Windowsの場合]zipファイルに入れたいファイル群を選択→「圧縮」→「.zip(pass)」を選択、パスワードを設定
[Macの場合]こちらの記事を参考にしてください。→MacでZIPファイルにパスワードをかける方法はターミナルでzipcloak|あなたのスイッチを押すブログ

こうすれば複数のファイルを一括で送ることができ、さらにファイル容量も圧縮できるため一石三鳥です。ただし、パスワードを知らせるメールを「中途採用応募の件/履歴書等パスワード(氏名)」というようなタイトルで別途送る必要があります。

まとめ

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る場合、社会人として正式なマナーにかなった送り方をしていればマイナス要因にはなりません。自分の実績や能力以外のところで減点されないように、上記を参考にしてください。


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