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職務経歴書と履歴書の違いと採用担当者が見るポイント

 2017年12月6日  Posted by  編集部

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転職活動に必要な書類というと、まず思いつくのが職務経歴書と履歴書です。「職務経歴書と履歴書の両方を書くのはめんどう」という人は多いでしょうが、それぞれ内容や役割が違います。ここでは、職務経歴書と履歴書の違いと、それぞれ採用担当者が注目するポイントについて、ご説明します。

職務経歴書と履歴書の違い


職務経歴書と履歴書の大きな違いはその内容と役割です。職務経歴書の内容は応募者の職務経験の詳細で、書類選考に使われます。一方、履歴書の内容は応募者の氏名・住所や生年月日、学歴や職歴などの基本情報が中心で、入社後は人事情報として保管されます。

一般的に、職務経歴書は、職務経験がない新卒学生の場合や、職務経験を重視しないアルバイトやパートへの応募の場合では使いません。しかし、学校卒業後にたった1年でも社会人経験があれば、職務経験があるということになり、職務経歴書が必要になります。

また、職務経歴書と履歴書ではフォーマットも違います。履歴書は、記載すべき項目がほぼ決まっていて、市販のフォーマットも同じようなものが多いです。しかし職務経歴書の場合は、応募者が自分の職務経験をアピールするために自由にレイアウトや書き方を決めることができ、書く内容や分量も自分で決めることができます。

なお、職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的ですが、履歴書は「手書き」を重視する傾向にあります。一部の企業ではパソコンで作ったものでもOKですが、念のため確認しておいたほうが安全です。

職務経歴書と履歴書の職歴欄の違い・使い分け

履歴書にも「職歴欄」があるのに、なぜわざわざ、別に職務経歴書を用意する必要があるのでしょうか?

履歴書のフォーマットを見ればわかりますが、職歴欄のスペースは限られており、今までの職務内容の詳細を書くには小さすぎます。そのため、職歴欄で書けるのはせいぜい、過去に勤務した企業名や部署名、入社・異動・昇進・退社(退職)とそれぞれの日付(年・月まで)といった基本情報だけです。やはり、自分の職務経歴や実績、実務能力やスキルを詳しく具体的にアピールするには、職務経歴書が別途必要になるというわけです。

また、履歴書の職歴欄は基本情報なので、応募職種や応募企業によって内容が変わることはありませんが、職務経歴書は応募する職種や企業によって内容を変える必要があります。なぜなら、求められる実務経験やスキルが職種や企業によって異なるからです。

職務経歴書では、自分が募集ポストに適した人材であることをアピールするために、経験や実績、スキルの中から企業が求めるものを選び、追加や削除などをする必要があります。いわば、職務経歴書は自分を売り込むプレゼンテーションツールなのです。

したがって、同じ内容の職務経歴書を別の企業の応募に使うことはできません。A社で使ったプレゼンテーション資料を、そのままB社に使えないのと同じです。使い回しが企業側にバレることはないかもしれませんが、企業ごとにカスタマイズすることで、より効果的にアピールすることができます。

職務経歴書と履歴書で違う!採用担当者が見るポイント


職務経歴書と履歴書では、どちらが重視されるのでしょうか?アルバイトであれば、運転免許を持っているかどうか、勤務地が近いかどうかといった点を履歴書で確認するだけ、という場合もありますが、転職となるとそうもいきません。これまでの経験や仕事に対する姿勢などを見るために、職務経歴書の内容が重視されます。

しかし、採用担当者が見る応募書類は膨大な数にのぼり、1人の職務経歴書をじっくりと読んでいる時間はありません。そこで、読んでもらうためのテクニックが必要になります。

①A4サイズで2~3枚程度にまとめる

「あれもこれも書きたい」と職務経歴書が必要以上に長くなると、「簡潔にまとめる能力がない」ということで「不採用」に振り分けられてしまう可能性もあります。

②「職務要約」で読みたいと思わせる

職務要約とは、職務経歴書の一番最初に記載するもので、職務経歴の概要を3〜5行程度、5秒くらいで読める内容にまとめたものです。要約のわかりやすさ次第で、最後まで目を通すかを決めると言われているほど重要なものですので、わかりやすく、自分をアピールできるポイントを打ち出すようにしましょう。

③「これまでのキャリア」と「これから何ができるのか」を伝える

職務経歴書で採用担当者が見ているポイントは「これまでのキャリアで何ができるのか、そして、その経験を生かして自社で何ができるのか」ということです。この点を意識してまとめれば、おのずと自己アピールに繋げることができます。

一方で履歴書は、内容が重視されることはないものの、誤字・脱字が多い(=チェックが甘い人)、不備がある(=いい加減な人)といった点がマイナスの評価になる可能性があります。特に、応募者が採用・不採用の境界線上にいる場合は、こうした細かい点が明暗をわけることもあります。

まとめ

これまで見てきた通り、職務経歴書は書類選考上、履歴書は将来の人事情報保管上重要な書類で、どちらも職務経歴書も履歴書も転職活動には欠かせないものです。提出前には、最低3回は確認して、誤字・脱字や不備がないようにしましょう。


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