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転職時の提出書類とは?応募から入社までに準備すべき書類まとめ

 2017年12月5日  Posted by  編集部

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転職にあたっては、応募から入社までさまざまな書類が必要になります。中には準備に時間がかかるものもありますので、その場で慌てることのないよう、準備を整えておきましょう。

転職時に必要な書類①応募・面接に必要な書類


転職活動は、志望企業を選んで応募することからスタートします。まず、応募や面接の際に必要となる書類についてみていきましょう。

・履歴書

転職には必ず必要となる書類です。空白が生じないように記入しましょう。誤字・脱字に注意し、途中でミスしてしまった場合は、修正ペンなどで訂正をせずに書き直すのがマナーです。履歴書は、第一印象を決定する書類ですので、細心の注意を払わなければなりません。証明写真は、3ヵ月以内に撮影したものを貼付しましょう。

・職務経歴書

転職者の場合、ほとんどの会社で職務経歴書の提出が求められます。職務経歴書では、履歴書よりも詳細な自己PRや転職目的、実務能力などを整理して、わかりやすく記入する必要があります。時系列、もしくはキャリア別にA4用紙に1~2枚程度にまとめます。人事担当者から見たときに、魅力のある人材として映るかどうかを意識しながら記入します。

・添え状

応募書類を郵送する場合には、添え状を同封した方がよいでしょう。合否に直結するものではありませんが、担当者がチェックしている場合もあります。時候の挨拶文と同封している書類の項目、それと自分の住所、名前、送付年月日も忘れずに記入しておきましょう。

また職務経歴書の書き方については、次の記事を参考にしてみてください。

参考:第二新卒の転職は「職務経歴書」が必要 書き方のポイントと今すぐ使えるテンプレートサイト一覧

転職時に必要な書類②退職時に必要な書類、受け取る書類


退職時には、次の会社に提出するための書類も必要です。退職時には忘れずに受け取っておきましょう。なお、後日郵送される書類もあります。現住所と異なる場所に送付を希望する場合には。事前に伝えておくようにしましょう。

・雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していたことを証明する書類です。会社が本人の代わりにまとめて保管していることが多いので、退職前に受け取っておくか、ほかの書類と一緒に送付してもらうようにしておきます。雇用保険被保険者証は、転職先の会社へ提出が必要です。

参照:ハローワーク・雇用保険の具体的な手続き

・年金手帳

公的年金の加入を証明するもので、加入履歴も記載されています。会社が変わっても使用しますので、会社で保管されている場合には受け取っておきましょう。

年金手帳の詳細については、日本年金機構のページを参照してください。

参照:日本年金機構・基礎年金番号・年金手帳について

・源泉徴収票

年度の途中で転職した場合、転職先の会社で前の会社の収入もあわせて年末調整を行うことになりますので、前職での源泉徴収票についても提出が必要です。なお、源泉徴収票は退職日までの給与計算を確定する必要がありますので、通常、退職後1か月以内に発行されることとなっています(手続きのシステム上前後することがあります)。時期を過ぎても送られてこない場合には請求しておきましょう。

参照:国税庁・中途就職者の年末調整

・離職票

転職先がまだ決まっていない場合には、離職票ももらっておく必要があります。ハローワークでの求職手続きや、雇用保険の失業給付(基本手当)を受給する手続きの際に使用します。退職日翌日より10日以内に交付され、自宅に郵送されるのが一般的です。

参照:ハローワーク・雇用保険の具体的な手続き

転職時に必要な書類③転職先に提出する書類


転職先には退職時に受け取った、雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票を提出します。加えて、必要に応じて次の書類も提出します。

・扶養控除等(異動)申告書

配偶者控除や扶養控除などを受けるために必要です。入社時に転職先から渡されます。

・健康保険被扶養者(異動)届

健康保険上の扶養者がいる場合に、届出が必要です。こちらも入社時に渡されますので、記入して提出します。

・健康診断書

最終面接や内定段階で提出を求められることがあります。基本的に3ヵ月以内のものが必要です。フォーマットや受診先が決められている場合もありますので、確認しておきましょう。会社が費用負担する場合では、領収書を依頼しておくのを忘れないようにしましょう。

提出を求められると不安になるかもしれませんが、業務をするにあたり視力などの特定の条件がない場合、健康診断の内容が採用の可否に直接影響を与えることはありません。

・入社承諾書・誓約書

内定条件の承諾、および守秘義務などの遵守事項などが記載された書類です。内定が出た時点で渡されますので、できるだけ早く提出するようにしましょう。なお、入社承諾書は、法的拘束力はないものの、入社の意思を表明する書類です。入社承諾を行った後の辞退は、法律的な問題にはならないものの、企業側に迷惑をかけることになるので、注意しましょう。

・身元保証書

雇い入れにあたって、多くの会社で1~2人の身元保証人が求められます。採用者が会社に大きな損害を与えた場合に連帯責任を追うといった内容になっており、保証人となった人の署名と捺印が必要です。万が一損害賠償の必要が発生する場合でも、事前に通知され、辞退することができるようになっていますので、通常、採用者の実在を証明する目的で用いられています。保証期限は3~5年となっています。

・(自営業や個人事業主から会社員になる場合)国民健康保険喪失手続き

自営業や個人事業主から会社員になる場合に限り、この手続きが必要になります。入社した企業の保険に入ったら、これまでの保険証を返還しなくてはならないため、市町村役場に国民健康保険証を持参して喪失手続きを行いましょう。

まとめ

転職にあたっては、転職前後の会社に提出しなければならない書類が数多くあります。漏れがあると余計な手間がかかり、両方の会社に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。事前に計画的に準備をしておきましょう。


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