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応募書類の郵送の際の送付状の書き方と書類選考への影響

 2017年12月5日  Posted by  編集部

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志望先の企業へ履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する場合は、送付状を作成し、同封すべきでしょうか?送付状の書き方や注意点と、書類選考への影響について解説します。

応募書類に添える送付状の役割


履歴書や職務経歴書などの応募書類は郵送を求められる場合もあります。その際に用いる、簡単な挨拶文などを記載したものが送付状やカバーレター、添え状と呼ばれる書類です。

・送付状が用いられる目的

ビジネスにおいて、書類を送付する際には必ず送付状が使用されます。送付状の目的は、書類の宛先と内容、送付理由が一目で確認できることにあります。

就職や転職活動における応募書類の郵送にあたっては、送付状は絶対に必要なものとはされていません。しかし、採用担当者は、応募書類以外にもさまざまな書類を受け取ることがあります。送付状を使うことで、採用担当者が、その書類が応募書類であることと、送付書類の内訳を即座に把握できることがメリットです。また、送付者がどのような経緯と目的で送付したかということもわかります。

・送付状を自己PRに活用しよう

送付状は、単にその書類に内容を示すだけではありません。応募側にとっては履歴書や職務経歴書で伝えきれない思いを伝えることもできるツールです。特に、応募にあたり不安要素がある場合には、あらかじめ記載しておくこともできるなど、さまざまなメリットがあります。

送付状は、採用担当者が最初に目にする部分ですので、自己PRには効果的です。内容がぼやけてしまわないように、ポイントを絞ってまとめるようにしましょう。

応募書類を郵送する際の送付状の書き方


送付状に決められたフォーマットはありませんが、応募書類と同一の大きさにすることが一般的ですので、A4もしくはB5用紙で作成します。いわば表紙のようなものですので、長々と記載する必要はなく、簡潔に1枚にまとめます。また、作成方法はパソコンでも、手書きでも構いません。パソコンで作成すると仕上がりが美しいですし、手書きは心がこもっているように受け取られるという、それぞれのメリットがあります。自分らしさをアピールできる方を選ぶとよいでしょう。

・送付状に記載する主な内容

送付状には、通常のビジネス文書を送付するときと同様、送付日、宛先、送付者の住所・氏名、本文、送付内訳を記載するのが一般的です。このとき、送付先の会社名は略称を用いず、正式名称を記載します。担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」といった表記にすれば問題ありません。
応募書類の送付状の場合は、これらの必要事項に加えて、本文に簡単な自己PRを入れるようにします。

・送付状の本文の書き方

送付状は、まず、頭語と時候の挨拶から始め、結語で終わります。この部分は定型文を使用して構いません。拝啓から始め、「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」と続けます。
次に、どの求人媒体で応募を見たかを含む応募経緯、応募理由や自己PRを簡潔にまとめます。履歴書や職務経歴書の内容と矛盾しないように注意しましょう。文末は、選考の依頼をする、「一度ご面談の機会を頂けますと幸いです。」などとし、続けて挨拶を書いたあと、敬具で締めます。
なお、送付内容については本文のあとに、記書きとして送付している書類の種類別に枚数を記載し、以上で終わるのが一般的です。
送付状は挨拶状としての役割もありますので、敬語、ですます調で記入するようにしましょう。

・そのままコピペで使える!送付状の実例

これまでに記載した内容を含め、実際に使える例文を紹介します。

*25歳 男性 金融業界総合職志望を想定(前職は化粧品会社の営業)。

 

20××年○月×日

○○株式会社
採用ご担当者様

〒○○○-○○○○
東京都○○区××市・・・
氏名 ○○○○
電話番号 03-○○○○-○○○○

応募書類ご送付の件

拝啓  貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたび、貴社の総合職の募集を拝見し、応募させていただきたく履歴書と職務経歴書をご送付させていただきました。*1

私はこれまで3年間にわたり化粧品会社のA社で営業を努めてまいりました。業界は違いますが、このときの営業経験が必ず貴社に貢献できると感じたため、応募させていただきました。*2

お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討いただき、ぜひ面接にてお話させていただけますと幸いです。*3
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

*1 応募した職種の種類と送付物を明記する。

*2 業界、会社名、職種、在職期間を記載。ここでは細かいことを書きすぎないように注意。

*3 面接してほしい熱意を伝える一文を入れる。

書類選考に送付状のあり・なしは影響する?


応募書類を郵送する際に、送付状のある・なしが直接選考結果に影響することはないといわれており、送付状がなかったために選考に落ちるということはないようです。しかし、送付状がある場合、採用担当者は必ず目を通します。その結果、興味を持ってもらえ、選考が有利に進むケースもみられます。
採用担当者が送付状から読み取るのは、次のようなポイントです。

・応募に対する熱意

まず、送付状があることによって応募に対する熱意が感じられるほか、以降の履歴書や職務経歴書を読むにあたって、送付状に記載されていた内容を意識に入れて目を通すことが多いです。そのため、履歴書の一部としての役割があると考えてよいでしょう。ここだけはぜひPRしたいという内容がある場合には、送付状に盛り込むことがおすすめです。

・ビジネスマナーの有無

送付状を使用していることで、ビジネスマナーがきちんとできている人物であるという印象を与えます。

したがって、送付状は必須とはされていないものの、応募先の企業に自分を見てもらうためには欠かせないものといえます。少なくとも、送付状を添えたことがマイナスになることはありません。内定が出ても、入社までに書類を送付する機会は多々あります。送付状作成を習慣づけておくようにしましょう。

まとめ

応募書類を郵送する際の送付状は絶対に必要なものとはされていませんが、同封することでさまざまなメリットがあります。より興味を持って履歴書および職務経歴書を読んでもらうためにも、手を抜かずに作成を行いましょう。


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