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仕事で上手に情報を使うために必要な「編集力」とは?

 2018年6月7日  Posted by  編集部


企業の存続に欠かせない経営資源としてよく言われるのが、ヒト・モノ・カネ・そして「情報」です。特に近年、「情報」は非常に経済価値が高まり重要視されるようになりました。今回は、情報を仕事の中でどのように集めれば良いのか、鍵となるポイントをご紹介します!

あなたもやっている?仕事での情報収集でやりがちな3つの間違い

1.集めなくてもいい範囲の情報まで集めてしまっている

情報収集というと、「とにかくいろんな視点での情報があればあるだけいい」と考えてしまう人もいるようです。しかし実際に、その考えに基づいて情報収集を行ってしまうと、必要のない情報まで時間をかけて集めてしまうことになります。

ビジネスには時間的な制限があります。いつまでにどんな成果を出さなければならないのか、全体的な仕事のスケジュールにおいて、情報収集に使える時間にも限りがあります。どのような成果を出し、そのためにどのような情報が必要なのか、目的を意識した上で効率的に情報収集したいものです。

2.古い情報を集めてしまっている

仕事の中では顧客や自分が戦っているマーケットの情報が非常に重要です。時には数値のデータを求められる場合もあるでしょう。日本国内では統計局をはじめ、総務省や厚生労働省、また各研究機関などが公表しているデータがあります。それらのデータについて、きちんと最新の数値をまとめてあるデータを使えているでしょうか?

仕事において、最新のデータを利用するのは鉄則です。特に数値に関するものは場合によっては毎年、毎月更新されているものもあります。データを利用したいタイミングで、最も新しい情報を引用できているかどうか気をつけましょう。

3.情報の吟味と整理ができていない

ただただ、情報を集めることに熱中してしまい、何が必要な情報で、どうアウトプットに活かしていけばよいのか、情報の吟味と整理ができていない場合があります。

仕事をする上で、情報収集にかけられる時間は限られています。情報を集めると同時にカテゴライズを上手にしながら、どうアウトプットすべきかを考えていかなければ効率が悪いです。何を軸に、どのようなカテゴライズで情報を集めるのかを意識しましょう。

仕事において「情報」を集める理由

情報はビジネスを加速させる「素材」や「道具」である

情報収集が必要と言われると「価値のある情報を集めなければ」と思われる方が多いと思います。もちろんその視点は大切です。前述したように、何のために情報収集を行なっているのかを意識すれば、仕事にとって必要な情報を集めやすくはなります。

しかし、世の中に溢れている情報はあくまで「素材」や「道具」であることを忘れないでください。その情報の持つ価値をさらに仕事で活かせるように考え、付加価値をつけるのは自分です。

情報を「価値」や「武器」に変えるには「編集力」が必要

では、集めた情報に付加価値をつけて、仕事で活かせる「武器」に変えるにはどうすればよいのでしょうか? それには情報に対する「編集力」が問われます。

編集と聞くと、雑誌やWebの編集をしている人を思い浮かべるかもしれません。「いや、私は営業職だから、編集とかしたことないし……」と思っていませんか? 実は、編集力は何も雑誌やWebといったメディア業界のみならず、営業や企画、事務や接客、マーケティングなど、一見関係なさそうに思える職種でも求められるスキルなのです。

仕事ができる人が持っている!「情報の編集力」とは?

仕事における「編集力」とは

仕事における「編集力」とは一体何を指しているのでしょうか? たとえば、会議などの発言で「あの人の言うことはいつもわかりやすい」「あの人の話は何だか理解に時間がかかる」という2パターンがあると思います。

これは単に「発言が上手・下手」と評することもできますが、実は目的に応じて「発言を上手に編集できているかどうか?」とも言えます。上手に発言ができる人は、会議の場で出ている情報と自分が知っている情報を目的に応じて編集し、その場にいる人たちに伝わるようわかりやすく編集することができるのです。

情報の編集における3ステップ

情報の編集は「収集」→「取捨選択」→「再構成」という3つのステップで行います。

「収集」では前述した通り、アウトプットをどうするか?を意識しながら行います。多くの情報を「収集」した後に行わなければならないのが「取捨選択」です。情報を「取捨選択」する上で大切にしなければならないのは、無駄を捨てることです。情報に優劣をつけ無駄(不要なもの)は捨てて、必要な情報は残しましょう。目的との因果関係がない、あるいは低い情報は捨て、因果関係がある、あるいは高い情報だけを選び残すのです。

「取捨選択」が終わったら、情報の「再構成」を行います。「再構成」とは飲食店でいえば、提供する順番や料理をどう盛り付けるか? などです。「再構成」をするときに気をつけなければならないのは、その情報を使う人の立場・気持ちになることです。情報を読んだり使う人が、理解しやすい見映えや順番で情報を並べたり配置するのです。

たとえば、「現場の様子」→「現場の課題」→「課題の解決方法」と相手の頭にスッと入ってきそうな順番にするのです。相手にわかりやすくするためには図やグラフ・写真をつけたり、見出しをつける工夫も必要になります。

情報の編集力を身につけて、相手にわかりやすく情報を出す

仕事における情報収集から編集まで、何を意識して行えばよいのかポイントをご紹介しました。情報はただ集めるだけではなく、使う目的や伝える相手によってわかりやすく編集することが重要です。編集することを意識した上で情報を扱うようにしましょう!


大森由理

大森由理

ニーガタのオーモリ。既婚29歳の派遣事務とライター業。大学院まで運動生理学が専門、卒後は研究員として働く。キャリアに興味があり、人材紹介会社で1年営業をする。キャリア、教育、スポーツ、研究界隈が好き。近頃は「やってみるをやってみる」実行中。

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