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マネージメント能力に必要な4つのスキルを高める具体的な方法とは

 2018年7月15日  Posted by  編集部

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部下を持つようになるとマネージメント能力が必須になります。しかし、マネージメント能力を磨くといっても何をすればいいか分からないもの。人を率いる立場になれば、先輩が親切に教えてくれることもありません。そこで、マネージメントに必要な能力と、それを磨くための具体的な方法を紹介します。

マネージメントに必要な4つの能力

マネージメント能力といえば、一般的に「物事を管理、運営する能力」とされています。その対象は一人の部下であったり、商品やお金であったりさまざまですが、いずれにせよ目標を達成するためには全体を見渡せる人でなくてはいけません。

マネージメント能力が高い人というのは、以下の4つのスキルを備えています。

課題の発見・分析・解決力

マネージメント能力が高い人は、周りをよく観察して、課題を見つけ出すことに長けています。たとえば、部下に指示を出すときには、「まず部下が何をしているのか」、「どんな問題を抱えているのか」を把握せずに的確なアドバイスをすることはできません。問題の発見と分析がしっかりできれば、解決策を考えることも非常にラクになるのです。

なお、解決策を導き出すためには、ロジカルシンキングを身につけると良いでしょう。

  • ロジカルシンキングとは
    経験や勘に頼らず、状況を冷静に分析したうえで、解決策を導く手法のこと。「なぜ今こうなったのか」を論理的に考えることで、客観的な視点で状況を見ることが大切です。もちろん、このときに感情を挟むことはNGです!

プロジェクトマネジメント力

プロジェクトとは直訳すると「計画」のことです。会社では、新商品開発などの目標に向かうときに、チームを作り、明確な期間を定めたものをプロジェクトといいます。

プロジェクトマネジメント力とは、言葉通り、プロジェクトをマネジメントする能力のこと。プロジェクトをどのように進めていくか計画し、ゴールまでの最適な道筋を立ててコントロールする力のことを指します。

たとえば、期間を守っていても、予定していた予算をはるかに超えていたり、低品質な状態で完成としていてはプロジェクト成功とは言えません。期限はもちろん、予算、品質などあらゆる要素のバランスを取り、最適なプロセスでプロジェクト成功に導ける人はプロジェクトマネジメント力が高いといえます。

リーダーシップ・意思決定力

プロジェクトの組み立てが優れていても、現実には計画通りにいかないことが多いと思います。とくに、世にないような革新的なアイデアに基づくプロジェクトほど、想定外のトラブルは日常茶飯事となるでしょう。

そこで大切になるスキルが、リーダーシップと意思決定力です。リーダーは、チームとして壁にぶつかったときこそ真価が問われるもの。そのときに「こうしよう」と強い意思を持って判断し、まとめあげることができれば、部下からの信頼を得ることができます。

それがメンバーの安心感にも繋がり、チームとして逆境に立ち向かえる活発な雰囲気を作り出すことができます。一人よがりなリーダーになってはいけませんが、何かを決定するときには自信を持った態度を示すことも大切。部下は、あなたをこうした期待の目で見ているのです。

コーチング力

4つ目は、部下の能力を最大限に引き出すコーチングスキルです。

上司が部下に知識を教えたり、経験をもとに一方的に指示を出すのはティーチング。それに対してコーチングとは、部下に質問をすることで、本来待っている可能性や能力を引き出すことに焦点をあてます。

コーチングは、主体性を引き出す育成手法として注目されており、外側から与えることはせず、内側にある考えや意見を引き出すことが特徴です。ティーチングは一方通行であるのに対し、コーチングは双方向のコミュニケーションであることも大きな違いです。

そのため、上司に求められるのは、

  • 部下と対等な立場に立つこと
  • 部下の可能性を引き出せるような質問力

対話によって、部下が「これは自分ができるかも」「これをやってみたい」のような前向きな姿勢になれることがコーチングのメリットです。

以上がマネージメント能力につながる4つのスキルです。次は、これらのスキルを高めるための具体的な手法を紹介しましょう。

課題の発見・分析・解決力を高める方法

課題の発見や解決力を高める方法の一つに、ディズニーストラテジーという考え方があります。

ディズニーストラテジー

ディズニーストラテジーは、あの有名なウォルト・ディズニーの成功の秘訣を体系化したもの。その理論は、ウォルト・ディズニーがアニメーションへの夢を抱いたとき、3つの視点を意識したことから来ています。

  1. ドリーマー(夢想家)
    ドリーマーとは文字通り、ワクワクするような夢を語る人の視点です。未来を見据えた長期的な戦略を考え、周りの人に夢を語ります。この段階では、現実に起こりそうな障害は一切考えずに、広い視野をもって物事を考えます。
  2. リアリスト(現実家)
    次に、リアリストとして、夢を実現をするために何が必要かを現実的に考え、ゴールに向けた方法や計画を具体的に組み立てていきます。ここで始めて、最初に掲げた夢が現実とかけ離れすぎていないかどうかも考えます。
  3. クリティック(批評家)
    クリティックとは、第三者の視点で問題点やリスクを発見し、夢を実現させるための精度を高める役割です。このときのポイントは「できない」「どうせ無理」という否定的な目でみるのではなく、建設的に「どうすればできるか」の視点でリスクや課題を発見することです。

ディズニーストラテジーの具体例

ドリーマーの視点で、「自社商品の年間売上を業界日本一にする」と考えたとします。しかし現状、同種の商品でナンバーワンの会社は、自社の売上の10倍。

その要因となっている資本力の違いや、特許技術の違い、生産工場の規模など様々な観点からリサーチを重ね、実現の可能性も含めてチームで話し合っていきます(リアリストの視点)

さらに、関わる人材を増やすことで生じるコストの問題、プロジェクトそのものが客観的にみて魅力的であるかなど、現場にいる人では気づかないような視点で眺めてみます(クリティックの視点)

以上のような工程を繰り返すことで、不可能に思えるような目標も、達成する確率を徐々に高めていくことができるのです。

プロジェクトマネジメント力を高める方法

プロジェクトマネジメント力とは、「最適な方法」でゴールに向かう力のことでした。それを高めるために必要な能力をさらに分けると、以下のようになります。

プロジェクトマネジメント力とは目標設定、進捗管理、リスク回避のスキル

プロジェクトを成功させるには、明確な目標設定から始めます。目標を達成するための計画を立てて進捗状況をチェックし、「方向性がズレてきている」、または「計画よりも遅れている」というときには、軌道修正をはかります。

プロジェクトでは、想定外のトラブルが必ずといっていいほど起こります。すべてを予測することは難しいかもしれませんが、できる限り起こり得るリスクを予測し、事前に回避する能力も求められます。

プロジェクトマネジメントには、これらすべてを含む総合的な管理能力が求められます。これは一般的なマネジメントでいう「管理」のイメージに近いのではないかと思います。

目標設定、進捗管理、リスク回避の方法

目標管理

目標設定は、プロジェクトがどうなれば成功と言えるのかを明確に設定します。そこから逆算して中期的な目標、短期的な目標を考え、最終的に今日、明日やるべき行動にまで落とし込んでいくことが大切です。

進歩管理

進捗管理では、優先度と進歩状況の「見える化」が何よりも重要です。特に何十人、何百人と関わるプロジェクトになれば、一つのグループが行う作業次第で、他のグループが次に進めないという状況もよく起こります。そのため、「未着手」「着手中」「完了」などの形で、行うべき作業を見えるようにしておき、優先度も決めておきましょう。

部下に進捗状況を確認するときに気をつけなければいけないのは、具体的な質問をすることです。たとえば、「~は大丈夫?」という言葉だと、何をもって大丈夫といえるのかがまったくわかりません。部下が「○○は何%完了した」「~はこれから着手します」と具体的に答えられるように、状況が明確にイメージできるような確認を心がけましょう。

リスク回避

リスク回避のためには、計画段階で徹底的にリスクを洗い出す必要があります。そこで大切なのは、「関わるメンバー全員」で考えること。参加する人が多いほど、さまさまな視点からのリスクが見つかることは間違いありません。

ここで、どんな意見にも反論することはせず、いったんすべて起こり得ることとして取り入れる意識も大切です。その1つ1つの対策を考えることが、結果的にスムーズなプロジェクト進行に繋がります。

リーダーシップ・意思決定力を高める方法

部下が迷子にならず、心地よく働くためにはリーダーシップ・意思決定力が欠かせません。それらを高める方法として「ポジションチェンジ」があります。

ポジションチェンジとは

ポジションチェンジとは、物事を「自分」、「相手」、「第三者」の3つのポジションから捉えていくスキルです。

物事が行き詰るのは、たいてい自分の主観でしか見ることができていいなときです。さまざまな視点から意図的に捉えてみることで、思いもよらなかった相手の気持ちを理解でき、解決法を発見することができる手法です。

リーダーは、チームの方向性などを最終的に自分で決断しなければいけません。偏った見方にならなためにも、ポジションチェンジは有効だといえます。

  • 3つの視点
    第1ポジション(自分の視点)
    第2ポジション(相手の視点)
    第3ポジション(第三者の視点)

ポジションチェンジの方法

相手の気持ちを想像することはあると思いますが、ポジションチェンジではそれを、より具体的に行っていきます。

  1. 自分の椅子と相手の椅子、2つの椅子を用意します。自分の椅子に腰掛け、理解したいと思っている相手を目の前の椅子にイメージします。
  2. 相手の椅子に向かって、伝えたいことを伝えます。
  3. 自分の椅子に自分の気持ちと体を置いたまま、第3ポジション(第三者の視点)に立ちます。第3ポジション(第三者の視点)は3つの椅子を見ることができる位置になります。
  4. 第3ポジション(第三者の視点)から二人の関係を客観的に見ます。
  5. 相手の中に入り込むようなイメージで、相手の椅子に座ります。
  6. 第2ポジション(相手の視点)から第1ポジションの発言を受け止め、どのように感じるかを感じ取り、第1ポジションの椅子に向かって、伝えたいことを伝える。
  7. 相手の椅子に相手の気持ちと体を置いたまま、第3ポジション(第三者の視点)に立ちます。
  8. 第3ポジション(第三者の視点)から二人の関係を客観的に見ます。

参考:NLP学び方ガイドより

ポジションチェンジの具体例

たとえば、プロジェクトの進行が遅れているとします。リーダーであるあなたは、その原因を「部下のスケジュール管理と報告する意識の甘さ」にあると考えました(自分の視点)。

しかし、部下の立場で考えてみると、リーダーであるあなたに「相談しにくい」「指示が曖昧」と感じている可能性に気づきました(相手の視点)。

その2つの意見を客観的に見ると、リーダーは部下に声をかける意識を持ちつつも、部下は問題が起きたら必ず報告する意識を持つべきと感じることができます(第三者の視点)。

このように3つの視点を持つことで、「どのような指示を出すべきか」、「どういう伝え方が良いか」について考えるきっかけになったり、部下との関わり方なども見直せるというメリットがあります。

コーチング力を高める方法

仕事の成果は、それぞれがパフォーマンスを発揮できるかにかかっています。そこで、相手の能力や可能性を引き出すコーチングスキルはとても役立ちます。

そのコーチングスキルを高めるには、「ペーシング」と「傾聴」を意識するとよいでしょう。

ペーシングと傾聴とは

ペーシングとは、相手の状態や話し方のペースに合わせること。傾聴とは、辞書に「心を落ち着け、注意して耳に入れること」とある通り、相手の話に意識的に耳を傾けることを指します。

心理カウンセラーなどは必ず用いている手法ですが、ビジネスの場や、普段の何気ないコミュニケーションの場でも、相手が話しやすい環境を作るために重宝する手法です。

ペーシングと傾聴の方法

ペーシングでとくに心がけることは、主に3つあります。

  • 声の大きさ
  • 話すスピード
  • 感情の起伏

これらを相手に合わせることで、「理解してくれている」という安心感を与えることができると言われています。今でも多少は無意識で行っているかもしれませんが、意識して行ってみることで、相手の反応が目に見えて変わることも珍しくありません。

傾聴のポイントは、相手の話を否定しない、遮らないことです。とにかく相手の話を理解し、気持ちを汲み取ることだけに集中します。

私たちは日頃の会話で、「次にどんな言葉を返すか」を考えていますが、傾聴ではそれすらも考えてはいけません。

ペーシングと傾聴の具体例

では、上司と部下の会話で具体例をみてみましょう。

上司「少し作業が遅れているみたいだね。行き詰まっていると感じるところはある?」

部下「いえ、はっきり原因が分からないのですが、悩んでしまって・・・」※1

上司「何となくモヤモヤしている状況だね。俺もよくあるから分かるよ。」※2

上司「作業そのものか人間関係か。何にモヤモヤしているかは分かる?」

部下「人間関係・・・かもしれないです。○○さんと意見が食い違ったままでして」

上司「意見が違うとやりづらいよね。具体的にどこが違ったの?」※3

部下「僕の意見は・・・」

※1 部下はまだ言いづらい状態。
※2 すぐに決めつけずに共感する。
※3 同調しつつ、深掘りしていく。聴くことに徹する。

常にここまで丁寧に訊けるかは別の話ですが、相手から話を引き出すことが必要なコーチングにおいては非常に有効です。

一方で、会議やミーティングなどのゴールが決まっている場面では使いにくいので注意が必要です。はっきり意見を言うことで議論が活発になることもありますので、状況に応じて使い分けられると良いでしょう。

手法を使い分けてマネージメント能力を高めよう

部下やチームをまとめるようになると、自分のことだけを考えているわけにはいきません。ここでお伝えした方法は、いずれも、相手や第三者などの「自分以外の視点」を持つことが肝であることに気づいたのではないかと思います。

リーダーの自覚を持ち、強い主張があるのは良いことです。さらに、周りからの意見や視点を取り入れる姿勢を持つことで、プロジェクトの進めやすさ、部下のモチベーションも変わってくるでしょう。そのために、今回ご紹介したスキルが役立ちますので、ぜひ意識して磨いてみてください。


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和田

東京在住のフリーライター。公務員からライターに転身し、転職サービスサイト、女性向けメディアなどで記事を執筆。自己実現、女性の活躍、美容健康にも高い関心がある。

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